Как отразить в бухгалтерском учете операции по получению и расходованию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним?
Расходы организации на приобретение бланков трудовой книжки, вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, — на прочие доходы.
Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним в условной оценке учитываются на забалансовом счете 006.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в организациях ведутся: приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила)).
Бланки трудовой книжки хранятся в организации как документы строгой отчетности (п. 42 Правил).
Отметим, что в 2020 г. осуществляется переход на ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронные трудовые книжки). По 31.10.2020 включительно работодатели уведомляют работников о праве отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде. Соответствующее заявление работники представляют до 2021 г. (ст. 66.1 ТК РФ, п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887).
Лицам, которые будут впервые устраиваться на работу в 2021 г., трудовые книжки будут оформляться в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
Учет поступления бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Поступление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в организацию может быть осуществлено через подотчетное лицо или без его привлечения.
Выдача наличных денег из кассы под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, производится по расходному кассовому ордеру, который оформляется на основании распорядительного документа организации либо письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего запись о сумме наличных денег и сроке, на который выданы наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).
Приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется следующими записями (Инструкция, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция по применению Плана счетов)):
Содержание операции
Дебет
Кредит
Документ-основание
Выданы деньги подотчетному лицу на приобретение бланков
71
50
Расходный кассовый ордер
Оплачены бланки трудовых книжек через подотчетное лицо
60
71
Кассовый чек
Стоимость приобретенных бланков трудовых книжек (без НДС) отражена в составе прочих расходов
91.2
60
Авансовый отчет;
Чек ККТ;
Товарная накладная
Учтен «входной» НДС, предъявленный продавцом бланков
19
60
Счет-фактура
Принят к вычету НДС, предъявленный продавцом бланков
68, субсчет «НДС»
19
Счет-фактура
Приобретенные бланки учтены в составе бланков строгой отчетности в условной оценке
006
Запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
При приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним без привлечения подотчетного лица бухгалтерские проводки будут следующими (Инструкция по применению Плана счетов):
Содержание операции
Дебет
Кредит
Документ-основание
Оплачены приобретенные бланки трудовых книжек на основании выписки банка по расчетному счету
60
51
Выписка банка по расчетному счету
Стоимость приобретенных бланков трудовых книжек (без НДС) отражена в составе прочих расходов
91.2
60
Авансовый отчет;
Чек ККТ;
Товарная накладная
Учтен «входной» НДС, предъявленный продавцом бланков
19
60
Счет-фактура
Принят к вычету НДС, предъявленный продавцом бланков
68, субсчет «НДС»
19
Счет-фактура
Приобретенные бланки учтены в составе бланков строгой отчетности в условной оценке
006
Запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Учет расходования бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним могут выдаваться бесплатно или за плату (п. 47 Правил).
Возмещение работником стоимости бланка трудовой книжки может производиться путем удержания соответствующей суммы из его заработной платы на основании его письменного заявления или путем внесения работником денежных средств в кассу (перечисления на расчетный счет) организации.
Для всех видов расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (Инструкция по применению Плана счетов).
Бухгалтерские записи при оформлении трудовой книжки или вкладыша будут следующими:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Документ-основание
Списана с забалансового учета стоимость использованного бланка
006
Запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Возмещаемая работником стоимость приобретения бланка, включая НДС, признана в прочих доходах
73
91.1
Бухгалтерская справка-расчет
Начислен НДС с возмещения покупной стоимости бланка
91.2
68, субсчет «НДС»
Счет-фактура
Возмещена работником стоимость приобретения выданной трудовой книжки, в том числе НДС
70 (50, 51)
73
Заявление работника;
Расчетно-платежная (расчетная) ведомость — при удержании из зарплаты;
Приходный кассовый ордер или выписка банка по расчетному счету — при внесении (перечислении) денежных средств
Локальным нормативным актом работодателя может быть установлено, что стоимость бланков трудовых книжек и вкладышей к ним не возмещается работниками. Поскольку это не ухудшает положение работников, подобная норма подлежит применению (ч. 1, 4 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Бухгалтерские проводки будут следующими:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Документ-основание
Списана с забалансового учета стоимость использованного бланка
006
Запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Начислен НДС при безвозмездном оформлении трудовой книжки работнику
91.2
68, субсчет «НДС»
Счет-фактура
