Как отражается в учете списание расходов на поздравительные открытки?
В бухгалтерском учете стоимость поздравительных открыток включается в состав прочих расходов в периоде их приобретения, а при расчете налога на прибыль не учитывается.
Поздравительные открытки приобретаются организациями для поздравления своих работников, а также контрагентов и их должностных лиц с государственными (ч. 1 ст. 112 ТК РФ), профессиональными, корпоративными и личными праздниками.
Бухгалтерский учет списания расходов на поздравительные открытки
Для целей Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н (далее — ПБУ 5/01), к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы: используемые в качестве сырья, материалов и тому подобное при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг); предназначенные для продажи; используемые для управленческих нужд организации (п. 2 ПБУ 5/01).
Обратите внимание! С отчетности за 2021 г. применяется ФСБУ 5/2019 «Запасы», который заменит ПБУ 5/01. Вместе с тем организация может принять решение о применении ФСБУ 5/2019 до указанного срока (п. 2 Приказа Минфина России от 15.11.2019 N 180н).
По ФСБУ 5/2019 для целей бухгалтерского учета запасами считаются активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла организации либо используемые в течение периода не более 12 месяцев (п. 3 ФСБУ 5/2019).
Однако при приобретении поздравительных открыток у сторонних организаций следует учитывать, что имущество, не способное приносить экономические выгоды в будущем, не может быть признано активом организации (п. п. 7.2, 8.3 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России, одобренной Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997).
Стоимость поздравительных открыток, не признаваемых активом, признается в качестве расхода отчетного периода и отражается в отчете о финансовых результатах (п. 8.6.3 данной Концепции, п. п. 16, 18, 19 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (далее — ПБУ 10/99)).
Даже в тех случаях, когда поздравительные открытки приобретены по случаю профессионального или корпоративного праздника, сами открытки никак не связаны с изготовлением и продажей продукции (выполнением работ, оказанием услуг), приобретением и продажей товаров (п. 5 ПБУ 10/99).
Признание стоимости поздравительных открыток в качестве расхода в периоде их приобретения отвечает требованию осмотрительности, которое заключается в большей готовности к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).
Таким образом, стоимость поздравительных открыток сразу включается в состав прочих расходов при соблюдении условий, установленных п. 16 ПБУ 10/99, в периоде их приобретения (п. п. 4, 11, 18 ПБУ 10/99).
При этом сумма предварительной оплаты поздравительных открыток, перечисленной их продавцу, в состав расходов не включается и учитывается в качестве дебиторской задолженности (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99). Сумма предварительной оплаты учитывается в аналитическом учете по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно, на отдельном субсчете 60 «Выданные авансы» (Инструкция, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция N 94н)).
Безвозмездная передача поздравительных открыток работникам (контрагентам) облагается НДС. Со стоимости поздравительных открыток нужно начислить НДС в день поздравления работников (контрагентов) (п. 1 ст. 39, пп. 1 п. 1 ст. 146, пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ). При вручении поздравительных открыток нужно составить счет-фактуру в одном экземпляре, бухгалтерскую справку-расчет или другой сводный документ, в котором будут отражены суммарные данные на все открытки, врученные работникам (контрагентам) согласно утвержденному поздравительному списку (Письмо Минфина России от 08.02.2016 N 03-07-09/6171). Сумма НДС, начисленная при безвозмездной передаче поздравительных открыток, является прочим расходом, который признается на дату начисления НДС (п. п. 11, 16 ПБУ 10/99).
После принятия на учет поздравительных открыток и при наличии счета-фактуры «входной» НДС, предъявленный продавцом открыток, можно принять к вычету, поскольку открытки, безвозмездно переданные работникам (контрагентам), являются объектом налогообложения по НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
В целях обеспечения сохранности поздравительных открыток, приобретенных для работников (контрагентов), их стоимость (с учетом НДС) может быть отражена на отдельном забалансовом счете, например на забалансовом счете 014 «Поздравительные открытки для работников (контрагентов)». Списание поздравительных открыток с забалансового учета производится по мере их вручения работникам (контрагентам). При вручении открыток работникам (контрагентам) у организации не возникает расходов, поскольку стоимость открыток уже признана в составе прочих расходов в периоде их приобретения. На дату вручения открыток их стоимость списывается с забалансового счета.
Стоимость поздравительных открыток и НДС, начисленный при безвозмездной передаче, являются расходами, которые формируют бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода, но не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов. В учете организации возникают постоянные разницы и постоянный налоговый расход (ПНР), который признается организацией в том отчетном периоде, в котором возникает постоянная разница (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).
Постоянная разница возникает в периоде приобретения поздравительных открыток в размере их покупной стоимости, отнесенной на расходы организации; в периоде безвозмездной передачи открыток в размере начисленного при такой передаче НДС.
Списание расходов на поздравительные открытки работникам (контрагентам) может отражаться в бухгалтерском учете организации следующими записями (Инструкция N 94н):
Содержание операции
Дебет
Кредит
Стоимость поздравительных открыток учтена в составе прочих расходов
91-2
60
Отражен НДС, предъявленный продавцом открыток
19
60
Принят к вычету НДС со стоимости открыток после принятия их на учет
68, субсчет «НДС»
19
Приобретенные открытки отражены на забалансовом счете
014
Отражен ПНР (стоимость открыток без НДС x 20%)
99
68, субсчет «Налог на прибыль»
Начислен НДС со стоимости открыток при вручении их работникам (контрагентам)
91-2
68, субсчет «НДС»
Списана с забалансового счета стоимость врученных работникам (контрагентам) открыток (по мере вручения)
014
Отражен ПНР (величина начисленного НДС x 20%)
99
68, субсчет «Налог на прибыль»
Налоговый учет списания расходов на поздравительные открытки
Поздравление работников и контрагентов с различными праздниками не связано с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода. Проявление внимания в праздничные даты носит личный характер, свидетельствует об установлении дружеских отношений между организацией и ее контрагентами, о реализации социальной политики организации в отношении ее работников.
Поэтому полагаем, что расходы на приобретение поздравительных открыток как для работников, так и для контрагентов не учитываются в целях налогообложения прибыли как не соответствующие требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).
Кроме того, поскольку стоимость безвозмездно переданного имущества и расходы, связанные с такой передачей, не учитываются при расчете налога на прибыль, расходы на покупку поздравительных открыток, а также исчисленный со стоимости переданных работникам (контрагентам) открыток НДС нельзя учесть в целях налогообложения на основании п. 16 ст. 270 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.07.2019 N 03-03-06/3/50014).
Включение расходов на приобретение поздравительных открыток в состав канцелярских расходов (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ) или расходов на почтовые услуги (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ) может привести к спору с налоговым органом (Постановление ФАС Московского округа от 03.09.2013 по делу N А40-22927/12-107-106), поскольку поздравительные открытки используются не по прямому назначению как средство связи (для деловой переписки), а для поздравлений.
Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО «ПАРТИ»
