Как отражается в бухгалтерском учете списание расходов на почетные грамоты работникам?
Стоимость бланков почетных грамот включается в состав прочих расходов в периоде их приобретения.
Поощрение работников за добросовестный эффективный труд является правом работодателя (абз. 4 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии) (ч. 1 ст. 191 ТК РФ).
Документальное оформление награждения почетной грамотой
Порядок поощрения работников за добросовестный труд почетной грамотой может быть установлен локальным нормативным актом работодателя, правилами внутреннего трудового распорядка или коллективным договором (при его наличии) (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22, ч. 2 ст. 41, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).
Поощрение работника почетной грамотой оформляется приказом (распоряжением) о поощрении работника (работников) (формы Т-11, Т-11а или самостоятельно разработанная форма), подготавливаемым на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Форма представления устанавливается работодателем (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Запись о награждении почетной грамотой вносится:
в трудовую книжку (пп. «б» п. 24 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, разд. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). Отметим, что в 2020 г. устанавливается порядок ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронные трудовые книжки). По 31.10.2020 включительно работодатели уведомляют работников о праве отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде. Соответствующее заявление работники представляют до 2021 г. (ст. 66.1 ТК РФ, п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887);
в личную карточку работника (разд. VII «Награды (поощрения), почетные звания» формы Т-2 или в соответствующий раздел самостоятельно разработанной формы) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ).
Списание расходов на почетные грамоты работникам
Для целей Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н (далее — ПБУ 5/01), к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы: используемые в качестве сырья, материалов и тому подобное при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг); предназначенные для продажи; используемые для управленческих нужд организации (п. 2 ПБУ 5/01).
Обратите внимание! С отчетности за 2021 г. применяется ФСБУ 5/2019 «Запасы», который заменит ПБУ 5/01. Вместе с тем организация может принять решение о применении ФСБУ 5/2019 до указанного срока (п. 2 Приказа Минфина России от 15.11.2019 N 180н).
По ФСБУ 5/2019 для целей бухгалтерского учета запасами считаются активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла организации либо используемые в течение периода не более 12 месяцев (п. 3 ФСБУ 5/2019).
Однако при приобретении бланков почетных грамот у сторонних организаций следует учитывать, что имущество, не способное приносить экономические выгоды в будущем, не может быть признано активом организации (п. п. 7.2, 8.3 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России, одобренной Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997). Стоимость бланков почетных грамот, не признаваемых активом, признается в качестве расхода отчетного периода и отражается в отчете о финансовых результатах (п. 8.6.3 данной Концепции, п. п. 16, 18, 19 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (далее — ПБУ 10/99)).
Несмотря на то что бланки почетных грамот приобретены для поощрения работников за добросовестный труд, сами бланки не связаны с изготовлением и продажей продукции (выполнением работ, оказанием услуг), приобретением и продажей товаров (п. 5 ПБУ 10/99).
Признание стоимости бланков почетных грамот в качестве расхода в периоде их приобретения отвечает требованию осмотрительности, которое заключается в большей готовности к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).
Таким образом, стоимость бланков почетных грамот сразу включается в состав прочих расходов при соблюдении условий, установленных п. 16 ПБУ 10/99, в периоде их приобретения (п. п. 4, 11, 18 ПБУ 10/99).
При этом сумма предварительной оплаты бланков почетных грамот, перечисленной их поставщику, в состав расходов не включается и учитывается в качестве дебиторской задолженности (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99). Сумма предварительной оплаты учитывается в аналитическом учете по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно, на отдельном субсчете 60 «Выданные авансы» (Инструкция, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция N 94н)).
Безвозмездная передача почетных грамот работникам облагается НДС. Со стоимости бланков почетных грамот нужно начислить НДС в день награждения ими работников (п. 1 ст. 39, пп. 1 п. 1 ст. 146, пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ). При награждении почетными грамотами нужно составить счет-фактуру в одном экземпляре, бухгалтерскую справку-расчет или другой сводный документ, в котором будут отражены суммарные данные на все почетные грамоты, врученные работникам согласно приказу о поощрении (Письмо Минфина России от 08.02.2016 N 03-07-09/6171). Сумма НДС, начисленная при безвозмездной передаче почетных грамот, является прочим расходом, который признается на дату начисления НДС (п. п. 11, 16 ПБУ 10/99).
После принятия на учет бланков почетных грамот и при наличии счета-фактуры «входной» НДС, предъявленный поставщиком таких бланков, можно принять к вычету, поскольку почетные грамоты, безвозмездно переданные работникам, являются объектом налогообложения по НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, Письмо Минфина России от 18.08.2017 N 03-07-11/53088).
В целях обеспечения сохранности бланков почетных грамот, приобретенных для работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, их стоимость (с учетом НДС) может быть отражена на отдельном забалансовом счете, например на забалансовом счете 012 «Почетные грамоты, предназначенные для награждения работников за добросовестный труд». Списание бланков почетных грамот с забалансового учета производится по мере награждения ими работников. При награждении почетными грамотами работников у организации не возникает расходов, поскольку стоимость бланков уже признана в составе прочих расходов в периоде их приобретения. На дату награждения почетной грамотой его стоимость списывается с забалансового счета.
Следует указать, что если почетная грамота приобретается через подотчетное лицо, то выданная под отчет сумма отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса» (Инструкция N 94н). Отражение затрат, произведенных за счет подотчетных сумм, производится на основании представленного подотчетным лицом авансового отчета (форма АО-1).
Стоимость почетных грамот и НДС, начисленный при безвозмездной передаче, являются расходами, которые формируют бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода, но не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов (Письмо Минфина России от 08.07.2019 N 03-03-06/3/50014). В учете организации возникают постоянные разницы и соответствующие им постоянные налоговые расходы (ПНР), которые признаются организацией в том отчетном периоде, в котором возникает постоянная разница (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).
Постоянная разница возникает: в периоде приобретения почетных грамот в размере их покупной стоимости, отнесенной на расходы организации; в периоде безвозмездной передачи грамот в размере начисленного при такой передаче НДС.
Операции по приобретению почетных грамот работникам могут отражаться в бухгалтерском учете организации следующими записями (Инструкция N 94н):
Содержание операции
Дебет
Кредит
Стоимость бланков почетных грамот учтена в составе прочих расходов
91.2
60
Отражен НДС, предъявленный поставщиком бланков почетных грамот
19
60
Принят к вычету НДС со стоимости бланков почетных грамот после принятия их на учет
68
19
Приобретенные бланки почетных грамот отражены на забалансовом счете
012
Отражены ПНР (стоимость грамот без НДС x 20%)
99
68, субсчет «Налог на прибыль»
Начислен НДС со стоимости почетных грамот при награждении ими работников
91.3
68, субсчет «НДС»
Списана с забалансового счета стоимость врученных работникам почетных грамот (по мере награждения)
012
Отражены ПНР (величина начисленного НДС x 20%)
99
68, субсчет «Налог на прибыль
Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО «ПАРТИ»
