Как организовать учет печатей и штампов в организации с целью контроля за их хранением и использованием?
Порядок учета и хранения печатей и штампов устанавливается локальным нормативным актом организации. Этот документ может быть составной частью инструкции по делопроизводству. Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.
Назначение печати заключается в том, что печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)).
В федеральных нормативных актах понятие «штамп» не раскрыто, поэтому можно применить определение, представленное в Приложении 1 к Регламенту Правительства Москвы, утвержденному Постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 N 112-ПП, — штамп — это разновидность печатной формы, содержащая информацию служебного характера: о наименовании организационной структуры, ее адресе, дате и номере регистрации документа, выполнении функции и т.п.
Нормативного акта, который регулировал бы порядок учета, хранения и уничтожения штампов, не установлено, поэтому организации самостоятельно разрабатывают соответствующие положения.
С этой целью можно ориентироваться на Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 (далее — Методические рекомендации) (п. 3.8.1 Методических рекомендаций).
Положения о порядке учета и хранения печатей и штампов, а также их использования и утилизации могут быть составной частью инструкции по делопроизводству или же, если количество используемых в организации печатей и штампов велико, работа с ними может регламентироваться отдельным документом — инструкцией о порядке учета печатей и штампов.
Так, в инструкции рекомендуется определить, в частности:
виды и количество печатей и штампов;
порядок подачи заявки на изготовление печати;
подразделение, на которое возложен учет печатей и штампов;
форму журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;
порядок выдачи печатей и штампов работникам;
порядок хранения печатей и штампов;
ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;
порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов;
порядок уничтожения печатей и штампов.
В целях регулирования использования и применения печатей и штампов в инструкции по делопроизводству рекомендуется установить порядок оформления документов в части заверения их печатями и проставления штампов.
Так, например, инструкция может содержать:
порядок пользования печатями и штампами (в том числе если имеются обособленные подразделения);
перечни документов, заверяемых основной печатью организации;
перечни документов, заверяемых вспомогательными печатями и штампами;
порядок проставления печати/штампа на документе;
примерный перечень должностных лиц, подпись которых заверяется основной печатью.
Отметим, что изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает ответственный работник, назначенный приказом руководителя организации, в рамках своих должностных обязанностей.
Пример. Образец заполнения приказа о назначении ответственного лица
ООО «Прогресс»
Приказ
«10» августа 2020 г. N 23
О назначении ответственных лиц
В целях упорядочения использования печатей и штампов в ООО «Прогресс» в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ООО «Прогресс»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Главного бухгалтера Васильеву
