Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?
Действующее законодательство РФ не устанавливает специальных требований к порядку ведения делопроизводства и документооборота в коммерческой организации, однако следует учитывать положения ряда нормативно-правовых актов и установленные ограничения. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить внутренний документ, регламентирующий вопросы делопроизводства и ведения документооборота, в том числе в электронном виде.
Делопроизводством является деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)).
Нормативные документы по делопроизводству
Единый нормативный акт, регулирующий ведение делопроизводства, отсутствует.
При разработке порядка делопроизводства организации необходимо учитывать положения следующих документов, в частности:
Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17);
Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50);
Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 89);
Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (разд. III);
Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
Приказа Росархива от 20.12.2019 N 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
Приказа Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;
Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»;
Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
Налогового кодекса РФ;
Трудового кодекса РФ;
Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».
Также существуют ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (разработаны ВНИИДАД). Также установлен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», утвержденный Приказом Росстандарта от 26.03.2019 N 101-ст. Однако они применяются на добровольной основе.
Правила ведения делопроизводства
Делопроизводство осуществляется в целях соблюдения требований законодательных актов, возлагающих на организацию обязанность по раскрытию той или иной информации и представлению документов государственным и муниципальным органам, акционерам или участникам. Кроме того, организация ведет документооборот с целью фиксации необходимой информации, ее анализа и обобщения для последующего использования в своей деятельности, а также в иных не противоречащих законодательству целях.
Основными принципами организации документооборота в организации являются правильное и качественное оформление документов, контроль за их составлением, учетом (регистрацией) и хранением, ответственность за нарушение порядка ведения документооборота.
Закон не относит вопросы определения порядка ведения делопроизводства и, соответственно, документооборота, а также порядка его внедрения в той или иной форме в организации к исключительной компетенции высших органов ее управления, поэтому указанный порядок может быть утвержден ее единоличным исполнительным органом, к компетенции которого отнесены вопросы текущего управления всей деятельностью (п. 3 ст. 65.3 ГК РФ).
Порядок организации делопроизводства и ведения документооборота устанавливается локальным актом организации, который утверждается приказом или распоряжением единоличного исполнительного органа организации (директора, генерального директора и д
