Как индивидуальный предприниматель должен хранить трудовые книжки работников?
Индивидуальный предприниматель должен хранить трудовые книжки работников в местах, позволяющих обеспечить их сохранность, в том числе в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях по месту жительства или по месту осуществления деятельности.
Индивидуальный предприниматель в общем случае обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного ИП является для работника основной (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила N 255)).
Указанные Правила предусматривают правила хранения организациями бланков трудовых книжек. Так, бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил N 225).
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Однако данное Положение не распространяется на индивидуального предпринимателя.
При этом ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил N 225-ФЗ).
Индивидуальный предприниматель при хранении трудовых книжек работников может руководствоваться вышеуказанным порядком хранения бланков.
Государственная регистрация индивидуального предпринимателя осуществляется по месту его жительства (п. 3 ст. 8 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).
При этом нормативно не установлено, должны ли трудовые книжки храниться по месту регистрации организации или индивидуального предпринимателя.
Таким образом, представляется, что трудовые книжки работников индивидуальный предприниматель может хранить как по месту регистрации, то есть дома, так и по месту осуществления деятельности. Однако в любом случае индивидуальный предприниматель как работодатель обязан обеспечить их сохранность и установленный законом документооборот, в частности выдачу в день увольнения работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Обратите внимание! Несоблюдение Правил ведения и хранения трудовых книжек является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Следует также иметь в виду, что в 2020 г. осуществляется переход на ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронные трудовые книжки). Если работник отказался от ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя, то при трудоустройстве к индивидуальному предпринимателю трудовая книжка может не представляться (абз. 3 ч. 1 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ, п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, Информация Минкомсвязи России «Электронная трудовая доступна теперь на Едином портале госуслуг»).
И.А. Васильева,
советника государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Государственная инспекция труда
в Челябинской обл.
