Как заверяются копии электронного документа?
Порядок заверения копий электронного документа законодательством не регламентирован. При заверении копий электронных документов удостоверительная надпись дополняется указанием на электронный вид документа и наименованием программного обеспечения, с помощью которого осуществлен доступ к электронному документу.
Правоотношения в области применения электронного документа регулируются, в частности, Федеральными законами от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ) и от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее — Закон N 149-ФЗ).
Понятие электронного документа
Документированная информация, предоставленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах, является электронным документом (п. 11.1 ст. 2 Закона N 149-ФЗ).
Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается электронной подписью (квалифицированной, простой или неквалифицированной электронной подписью) (ч. 1, 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 N 252, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка подачи мировым судьям документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 11.09.2017 N 168).
Электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Если информация в электронной форме подписана простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, такая информация также признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Банка России или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ или нормативно-правовые акты не устанавливают требование о составлении документов на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Таким образом, договоры, счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры и так далее могут быть составлены в электронной форме.
Копии электронного документа
Внедряя электронный документооборот, можно столкнуться как с бумажными копиями электронного документа, так и электронными копиями электронного документа.
Подлинник документа — это первый или единственный экземпляр документа. Заверенной копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, на котором в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие его юридическую значимость (п. п. 21, 23, 25 разд. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)).
На практике чаще с бумажными копиями электронного документа работают госорганы и госучреждения, а иногда и коммерческие организации. Копия может быть необходима для того, чтобы с документом могло работать лицо, не располагающее сложным специализированным программным обеспечением. В этом случае, если технические средства получателя документа не позволяют получить документы в электронном виде, стороной представляется бумажная копия электронного документа.
Кто и в каком порядке может заверить копию электронного документа
По общему правилу отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N
