Как документально подтвердить расходы на содержание офиса в целях налога на прибыль?
Для документального подтверждения затрат на содержание офиса используются первичные учетные документы (документ — основание для расхода и платежный документ). Учет расходов на содержание офиса в целях налога на прибыль остается на усмотрение налогоплательщика, но может привести к спору с налоговым органом.
Обязательными условиями для включения затрат в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли, являются их экономическая обоснованность, наличие подтверждающих документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ, а также связь с деятельностью, направленной на получение доходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).
При этом фактически перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, отвечающих требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ (Письмо Минфина России от 09.09.2019 N 03-03-07/69148, Постановление ФАС Московского округа от 15.11.2012 по делу N А40-34482/09-151-160).
Расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, и могут быть включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, с учетом положений ст. 252 НК РФ.
Расходы на покупку бытовой техники, необходимой для обеспечения нормальных условий труда, можно учесть в прочих расходах по налогу на прибыль, при условии что расходы на ее приобретение экономически обоснованны и документально подтверждены. Например, расходы на приобретение увлажнителей могут учитываться в целях налогообложения прибыли организаций, в случае если указанные предметы служат для обеспечения нормальных условий труда (ст. ст. 163, 223 ТК РФ, п. 1 ст. 252, пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.10.2015 N 03-03-06/56359). Однако расходы на оформление офиса излишними деталями интерьера не являются расходами, связанными с осуществлением деятельности организации. В соответствии с Письмом Минфина России от 25.05.2007 N 03-03-06/1/311 такие расходы не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли как не соответствующие основным критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.
Из анализа арбитражной практики следует, что налогоплательщику для признания затрат на содержание офиса в качестве расходов в целях учета налога на прибыль необходимо документально подтвердить, что их осуществление связано, в частности, с поддержанием положительного имиджа организации в глазах потенциальных клиентов или с созданием комфортных условий труда работникам.
Так, согласно Постановлениям ФАС Московского округа от 23.05.2011 N КА-А40/4090-11, от 25.11.2009 N КА-А40/12251-09, ФАС Поволжского округа от 28.08.2008 N А55-18124/07 арбитры позволяют признавать в налоговом учете расходы на обустройство офиса и приобретение предметов интерьера как расходы, направленные на обеспечение нормальных условий труда работникам.
В Постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.07.2016 N 17АП-8175/2016-АК указано, что расходы на содержание портьер дают возможность создать положительный имидж предприятия, позиционирующего себя как надежного и устойчивого партнера, и такие затраты необходимы для поддержания и расширения деятельности общества, соблюдения требований санитарно-бытового обслуживания работников; расходы на оформление офиса позволяют создать необходимую деловую атмосферу в рабочем коллективе и повысить уровень привлекательности мест проведения переговоров и встреч (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.12.2015 N 09АП-42351/2015); обустройство офиса, в частности приобретение комнатных растений, направлено на создание благоприятного имиджа организации (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.12.2013 N 13АП-22729/13).
Также необходимо учесть, что Приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 N 181н утвержден Типовой перечень ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков. При этом в Письме Минфина России от 24.03.2014 N 03-03-06/2/12697 отмечается, что конкретный перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков определяется работодателем исходя из специфики его деятельности.
Таким образом, признание в целях налогообложения расходов на содержание офиса остается на усмотрение налогоплательщика, но может привести к претензиям со стороны налоговых органов. Вместе с тем судебная практика складывается в пользу налогоплательщиков.
Для документального подтверждения расходов, в том числе на содержание офиса, используются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ). Как правило, по одной расходной операции оформляются два вида документов:
документ, который подтверждает основание для расхода. Например, товарная, транспортная накладная, акт выполненных работ (оказанных услуг), акт приема-передачи и т.п.;
платежный документ, который оформляет сам расход. Например, платежное поручение или расходный кассовый ордер.
При этом документы можно оформить в электронном виде с электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Согласно Письмам Минфина России от 13.02.2020 N 03-03-07/9888, от 20.12.2017 N 03-03-06/1/85248 подтверждение расходов электронными документами, заверенными квалифицированной электронной подписью, нареканий со стороны контролирующих органов не вызывает, поскольку такая электронная подпись практически во всех случаях равнозначна собственноручной подписи (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Необходимо иметь в виду, что исключением являются случаи, при которых федеральными законами и нормативными правовыми актами установлено, что документы можно составить только на бумаге.
М.Д. Люлинский
Советник государственной
гражданской службы РФ
2 класса
