Как документально оформляется замена работником паспорта в связи с достижением определенного возраста?
Работник организации заменил паспорт в связи с достижением 45 лет и представил новый паспорт в отдел кадров. Какие документы должны оформить в отделе кадров? Где отразить изменения? Нужно ли заключать дополнительное соглашение к трудовому договору или достаточно зачеркнуть в договоре прежние паспортные данные и внести новые?
При замене паспорта издается приказ (распоряжение) о внесении изменений в учетные документы работника, вносятся изменения в личную карточку работника и в трудовой договор (старые данные зачеркиваются).
Персональные данные работника содержатся, в частности, в трудовой книжке, сведениях о трудовой деятельности, личной карточке работника и трудовом договоре.
При замене паспорта работником организации в связи с достижением определенного возраста (20 и 45 лет) руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо организации издает соответствующий приказ (распоряжение) о внесении необходимых изменений или дополнений в личную карточку работника и в трудовой договор работника.
Основанием для издания такого приказа (распоряжения), как правило, является личное заявление работника с приложением копии нового паспорта.
После издания работодателем указанного приказа работник кадровой службы организации вносит соответствующие изменения или дополнения в личную карточку и в трудовой договор работника, а также указывает основания, в связи с которыми вносятся изменения.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» была утверждена форма личной карточки работника — унифицированная форма Т-2 (форма по ОКУД 0301002). В то же время формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Следовательно, работодатель имеет возможность или использовать унифицированную форму Т-2 (форма по ОКУД 0301002) личной карточки, или утвердить локальным актом свою форму личной карточки работника.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. При изменении данных старые данные зачеркиваются и вместо них вносятся новые в соответствии с представленным в кадровую службу документом (паспортом).
В соответствии с требованиями ч. 1 ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица. Так как данная информация не является обязательным условием трудового договора, то заключение дополнительного соглашения к трудовому договору в данном случае не является обязательным. Работник кадровой службы может внести изменения в трудовой договор путем зачеркивания старых данных паспорта работника и вписать в договор данные нового паспорта, заверить запись своей подписью и ознакомить работника с внесенными изменениями под подпись.
Поскольку Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» не предусмотрено внесение данных о серии и номере паспорта работника в трудовую книжку, вносить изменения в трудовую книжку в связи с заменой паспорта в 45 лет не надо.
Отметим, что в 2020 г. осуществляется переход на ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронные трудовые книжки). По 31.10.2020 включительно работодатели уведомляют работников о праве отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде. Соответствующее заявление работники представляют до 2021 г. (ст. 66.1 ТК РФ, п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887). Обязательное отражение в сведениях о трудовой деятельности работника данных его паспорта также не предусмотрено (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).
Таким образом, при замене паспорта работодатель должен внести изменения или дополнения сведений в личную карточку и в трудовой договор работника. Изменения вносятся путем зачеркивания в указанных документах старых паспортных данных и записью новых паспортных данных. С внесенными изменениями работник ознакомляется под подпись.
Ю.А. Доценко,
государственного советника юстиции
Российской Федерации
2 класса
Государственная инспекция труда
в Пермском крае
