Как действовать работодателю в случае утери трудового договора?
Утеря экземпляра трудового договора может произойти как у работодателя, так и у работника или у обеих сторон договора. Независимо от этого во всех случаях при утрате сторонами оригинальных экземпляров трудового договора необходимо оформить его дубликат.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, — не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).
Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено трудовым законодательством или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя (ч. 1 ст. 61 ТК РФ).
Порядок восстановления трудового договора при его утере работником, работодателем или обеими сторонами законодательно не регламентирован.
Утеря трудового договора работником
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику, помимо прочего, копии документов, связанных с работой, в том числе трудового договора. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Таким образом, если работник потерял свой экземпляр трудового договора, он вправе обратиться к работодателю за получением дубликата. В данном случае дубликат оформляется с экземпляра трудового договора, хранящегося у работодателя. На первом листе, помимо прочего, можно отметить, что это дубликат трудового договора.
Выдаваемый дубликат трудового договора подписывается обеими сторонами, на экземпляре, хранящемся у работодателя, ставятся подпись о получении работником дубликата трудового договора и дата его получения.
Дубликат трудового договора должен быть идентичен подлиннику.
Подписать дубликат трудового договора необходимо будет работнику и работодателю. От имени работодателя подписать дубликат и поставить печать должно лицо, уполномоченное в организации подписывать трудовые договоры. Это может быть руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
Утеря трудового договора работодателем
Порядок действий в случае, если экземпляр трудового договора утерян работодателем, не регламентирован. На работнике не лежит обязанность представлять работодателю копии документов, связанных с работой. Однако мы рекомендуем в первую очередь обратиться к работнику с просьбой представить его экземпляр договора для оформления дубликата. При наличии у работника в сохранности трудового договора процедура оформления дубликата аналогична ситуации, в которой экземпляр договора утерян работником.
Утеря трудового договора и работником, и работодателем
Если трудовой договор утерян обеими сторонами, то это не прекращает трудовые отношения, вместе с тем его наличие в письменном виде является обязательным.
В этом случае работодатель восстанавливает трудовой договор на основании имеющихся у него документов, связанных с трудовой деятельностью: приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, личной карточки формы Т-2, трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности и других.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).
Восстановленный трудовой договор должен содержать те же сведения и условия, которые содержались в утраченном.
Дубликаты трудового договора подписываются обеими сторонами, как при его заключении. При этом датой оформления договора будет текущая дата на момент подписания, а датой приема работника на работу — фактическая дата начала работы (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке или в сведениях о трудовой деятельности).
Д.Н. Конькова
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
