Как ведется журнал регистрации служебных записок?
Порядок оформления журнала регистрации служебных записок не регламентирован, как и не установлена типовая форма документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате.
Служебная записка — это внутреннее деловое письмо, с помощью которого решаются текущие производственные вопросы. Основное назначение служебной записки — обмен служебной информацией между работниками одной организации.
Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения поручения на основании служебной записки; журнал также может быть использован в суде в качестве доказательства и пр. Список возможностей напрямую зависит от способа учета. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает учет. В этом случае оптимальным вариантом является форма учета — журнал.
Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль.
Целесообразность единого учета служебных записок определяется внутренним документооборотом организации.
Российский терминологический ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) (далее — ГОСТ Р 7.0.8.-2013) определяет регистрацию документа как присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (пп. 84 п. 3.2.2 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013). При этом под регистрационно-учетной формой понимается документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля (пп. 86 п. 3.2.2 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Таким образом, регистрацию служебных записок можно определить как процедуру внесения соответствующих записей в журнал с присвоением номера и записью основных данных о документе.
Порядок оформления журнала регистрации служебных записок не регламентирован, как и не установлена типовая форма названного документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно, закрепив ее в ЛНА организации, например в положении о документообороте. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате. При ведении журнала в бумажном виде необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации (при наличии).
Стандартно такой журнал ведется в форме таблицы, содержащей следующие графы:
порядковый номер записи;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа (при ответе);
наименование заголовка служебной записки или ее краткое содержание;
адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);
Ф.
