Как в бухгалтерском учете отражается приобретение технической литературы?
Учет приобретения технической литературы зависит от ее квалификации (как основного средства или как МПЗ) и от способа приобретения (через подотчетное лицо или без него).
Техническая литература — литература, относящаяся к области техники, технологии и производства (технические энциклопедии, словари, справочники, руководства, пособия, каталоги изделий, атласы деталей, инструкции по эксплуатации, обслуживанию и ремонту, технические книги, брошюры, журналы и т.п.).
Учет приобретения технической литературы зависит от ее квалификации (как основного средства или как МПЗ) и от способа приобретения (через подотчетное лицо или без него).
Квалификация приобретенной технической литературы
Затраты на приобретение технической литературы, используемой в производственной деятельности организации, включаются в расходы по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7, 8 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (далее — ПБУ 10/99)).
Приобретенная техническая литература может учитываться:
а)в составе объектов основных средств при сроке полезного использования свыше 12 месяцев и стоимости одного объекта свыше 40 000 руб. или иного лимита, установленного учетной политикой организации (п. п. 4, 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н (далее — ПБУ 6/01)).
При этом срок полезного использования организация определяет самостоятельно исходя из предполагаемого периода, в течение которого литература будет использоваться (п. 20 ПБУ 6/01).
Каждый объект учитывается по первоначальной стоимости в размере фактических затрат организации на его приобретение и доставку без учета НДС (п. п. 7, 8 ПБУ 6/01).
Сумма фактических затрат на приобретение технической литературы отражается записью по дебету счета 08, субсчет 08-4 «Приобретение объектов основных средств» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На сумму НДС, предъявленную продавцом, производится запись по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет 19-1 «Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств» и кредиту счета 60. Сформированная первоначальная стоимость объекта основных средств списывается с кредита счета 08, субсчет 08-4 в дебет счета 01, субсчет «Основные средства в эксплуатации».
Принятие к учету осуществляется на основании, например, накладной продавца.
Стоимость технической литературы списывается посредством начисления амортизации с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету (п. п. 17, 21 ПБУ 6/01). Единицей учета является инвентарный объект — каждый атлас, словарь, справочник и тому подобное (п. 6 ПБУ 6/01);
б)в составе МПЗ:
при сроке полезного использования свыше 12 месяцев и стоимости одного объекта менее 40 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01);
при сроке полезного использования меньше или равном 12 месяцам (независимо от стоимости единицы) (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н (далее — ПБУ 5/01)).
Приобретенная техническая литература учитывается в составе МПЗ на счете «Материалы» (на отдельном субсчете, например 10-12 «Техническая литература») по фактической себестоимости, равной сумме фактических затрат на ее приобретение без учета НДС (п. п. 5, 6 ПБУ 5/01).
Приемку и оприходование на склад приобретенной технической литературы материально ответственное лицо оформляет (в зависимости от принятой учетной политики) составлением, например, приходного ордера по форме М-4 или по самостоятельно разработанной форме либо проставлением на накладной продавца штампа, содержащего наименование организации, дату получения технической литературы материально ответственным лицом и очередной номер приходного ордера. Отдельно приходный ордер в этом случае не составляется. Материально ответственное лицо должно расписаться прямо на накладной продавца.
Стоимость технической литературы списывается на расходы по обычным видам деятельности (на счета 20, 25, 26, 44 и др.) на дату ее передачи со склада в соответствующие подразделения организации или на дату ее выдачи работникам (при отсутствии склада) на основании требования-накладной по форме М-11 или самостоятельно разработанной формы либо акта на списание в производной форме, составляемого при отсутствии склада (п. п. 90, 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее — Методические указания)).
Техническую литературу, учтенную как МПЗ, можно принимать к учету любым из двух вариантов, закрепленных в учетной политике (п. 3 ПБУ 5/01):
по каждой позиции (например, технический справочник по кабелям и проводам, атлас конструкций деталей турбин, справочник по микросхемам памяти и т.д.);
или однородными группами (например, энциклопедии, каталоги, атласы, справочники и т.д.).
Организации, применяющие упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, могут сразу (на дату выдачи работникам) списывать стоимость приобретенной технической литературы в расходы по обычным видам деятельности, без формирования стоимости МПЗ (п. 13.3 ПБУ 5/01, п. п. 16, 18 ПБУ 10/99).
Другие организации также могут не учитывать техническую литературу в качестве МПЗ, если ее стоимость не является существенной, она не приходуется на склад, а сразу передается работникам. Такой подход соответствует требованиям осмотрительности и рациональности (п. п. 6, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н (далее — ПБУ 1/2008)). В этом случае стоимость технической литературы включается в состав расходов по обычным видам деятельности в периоде ее приобретения при выполнении условий, перечисленных в п. п. 16, 18 ПБУ 10/99.
В целях обеспечения сохранности технической литературы ее стоимость (без учета НДС) может быть отражена на отдельном забалансовом счете, например на забалансовом счете 014 «Техническая литература для специалистов». Списание технической литературы с забалансового учета производится по мере ее выдачи работникам.
Квалификация приобретенной технической литературы по ФСБУ 5/2019
Обратите внимание! С отчетности за 2021 г. применяется Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы», утвержденный Приказом Минфина России от 15.11.2019 N 180н (далее — ФСБУ 5/2019), который заменит ПБУ 5/01, а также Методические указания. Вместе с тем организация может принять решение о применении ФСБУ 5/2019 до указанного срока (п. 2 Приказа Минфина России N 180н).
Техническая литература со сроком полезного использования не более 12 месяцев
Техническая литература со сроком полезного использования не более 12 месяцев может учитываться одним из двух способов:
в составе запасов (п. п. 3, 5 ФСБУ 5/2019);
в управленческих расходах, без формирования стоимости запасов, если литература предназначена для управленческих нужд (абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019).
В последнем случае информация о применяемом способе должна быть раскрыта в отчетности (п. 2 ФСБУ 5/2019)
Учет в составе запасов
Приобретенная техническая литература, используемая в течение периода не более 12 месяцев, учитывается в составе запасов по фактической себестоимости, которая в общем случае равна сумме всех фактических затрат на ее приобретение и приведение в состояние и местоположение, необходимые для использования (за минусом возмещаемого НДС) (п. п. 3, 9, 11, 12 ФСБУ 5/2019).
Стоимость технической литературы списывается на расходы по обычным видам деятельности (на счета 20, 25, 26, 44 и др.) на дату ее передачи со склада в соответствующие подразделения организации или на дату ее выдачи работникам (при отсутствии склада) (пп. «б» п. 41, пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019).
Техническую литературу, учтенную как запасы, можно принимать к учету любым из двух вариантов, закрепленных в учетной политике (п. 6 ФСБУ 5/2019, п. п. 4, 7 ПБУ 1/2008):
по каждой позиции (например, технический справочник по кабелям и проводам, атлас конструкций деталей турбин, справочник по микросхемам памяти и т.д.);
или однородными группами (например, энциклопедии, каталоги, атласы, справочники и т.д.).
Учет в управленческих расходах
Организация может сразу признавать стоимость приобретенной технической литературы, предназначенной для управленческих нужд, расходами периода, в котором они понесены (то есть в момент оприходования литература списывается на расходы по обычным видам деятельности / в качестве управленческих расходов / без формирования стоимости запасов на счете 10 «Материалы»). Такое решение нужно раскрыть в бухгалтерской отчетности организации (абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019).
Техническая литература со сроком полезного использования свыше 12 месяцев и стоимостью не более лимита, установленного организацией для объектов основных средств
С 01.01.2021 приобретенная техническая литература со сроком полезного использования свыше 12 месяцев и стоимостью не более лимита, установленного организацией для объектов основных средств, не может учитываться в составе запасов (п. 3 ФСБУ 5/2019).
При этом пока не утвержден Федеральный стандарт бухгалтерского учета «Основные средства» ФСБУ 6/2020 (далее — ФСБУ 6/2020), проект которого размещен на Федеральном портале нормативных правовых актов, продолжает действовать норма абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01, согласно которой активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные в п. 4 ПБУ 6/01, и стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 40 000 руб. за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов.
При возникновении правовой коллизии, то есть наличии в российском законодательстве двух нормативных актов, имеющих одинаковую юридическую силу и регулирующих одни и те же правоотношения, подлежит применению тот документ, который принят позднее и является специализированным. ФСБУ 5/2019 является специализированным ФСБУ и принятым позднее ПБУ 6/01.
Поэтому организация может принять решение о том, что до принятия ФСБУ 6/2020 она будет признавать затраты на приобретение указанной технической литературы расходами периода, в котором они понесены. Такое решение нужно закрепить в изменениях к учетной политике (п. п. 4, 7, абз. 2 п. 10, 12 ПБУ 1/2008). Аналогичный подход закреплен в п. 6 проекта ФСБУ 6/2020.
В связи с неоднозначным нормативным регулированием субъект хозяйственной деятельности может обратиться в Минфин России для разъяснений порядка учета активов, которые не потребляются в течение 12 месяцев.
Способ приобретения технической литературы
Техническая литература может быть приобретена через подотчетное лицо или без его привлечения.
Выдача денег под отчет оформляется приказом или иным распорядительным документом или заявлением подотчетного лица о выдаче денег под отчет, составленным в произвольной форме и содержащим сумму наличных денег, срок, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Выдача денег из кассы осуществляется по расходному кассовому ордеру 0310002 (пп. 6.3, 6.4 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Техническая литература принимается к учету на основании отгрузочных документов продавца (товарной накладной, УПД), а если она куплена в розницу подотчетным лицом — на основании утвержденного авансового отчета с приложенным к нему товарным и кассовым чеком, в котором указано наименование товара.
После принятия на учет технической литературы, используемой в производственных целях, и при наличии счета-фактуры продавца «входной» НДС, предъявленный ее продавцом, организация вправе предъявить к вычету (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). НДС по технической литературе, оплаченной наличными деньгами через подотчетное лицо, можно принять к вычету только при наличии счета-фактуры продавца с выделенной суммой налога. Приложенные к авансовому отчету чек ККТ, а также товарный чек или бланк строгой отчетности (БСО) с выделенной суммой НДС права на вычет НДС не дают (Письмо Минфина России от 12.01.2018 N 03-07-09/634). Не принятая к вычету сумма НДС включается (в зависимости от квалификации технической литературы, приобретенной подотчетным лицом) в первоначальную стоимость основного средства (п. 8 ПБУ 6/01), в фактическую себестоимость МПЗ (п. 6 ПБУ 5/01) или в расходы по обычным видам деятельности (п. п. 5, 6 ПБУ 10/99).
Проводки в зависимости от способа оплаты
При приобретении технической литературы в бухгалтерском учете организации могут быть произведены следующие записи (Инструкция, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н):
Содержание операции
Дебет
Кредит
Документ-основание
Через подотчетное лицо
Отражена выдача денежных средств под отчет из кассы
71
50
Расходный кассовый ордер
Отражена стоимость технической литературы, купленной подотчетным лицом
08 (10, 20, 25, 26, 44)
71
Кассовый чек,
Авансовый отчет
Без привлечения подотчетного лица
Отражено приобретение технической литературы
08 (10, 20, 25, 26, 44)
60
Товарная накладная
Произведена оплата технической литературы
60
51
Выписка банка по расчетному счету
Проводки в зависимости от квалификации технической литературы:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Документ-основание
Техническая литература как основное средство
Отражена покупная стоимость технической литературы и расходов на ее доставку (при их наличии)
08
60
Отгрузочные документы поставщика
Отражен «входной» НДС, предъявленный продавцом
19
60
Счет-фактура,
УПД
Принят к вычету «входной» НДС со стоимости технической литературы после принятия ее на учет
68
19
Счет-фактура,
УПД
Техническая литература принята к учету как основное средство
01
08
Акт ввода ОС в эксплуатацию
Отражено начисление амортизации
20 (25, 26, 44)
02
Бухгалтерская справка-расчет
Техническая литература как МПЗ
Стоимость технической литературы отражена в составе МПЗ
10
60
Отгрузочные документы поставщика
Отражен «входной» НДС, предъявленный продавцом
19
60
Счет-фактура,
УПД
Принят к вычету «входной» НДС со стоимости технической литературы
68
19
Счет-фактура,
УПД
Отражена передача технической литературы работникам
20 (25, 26, 44)
10
Требование-накладная (при наличии склада) или акта о списании (при отсутствии склада)
Техническая литература не приходуется на склад, а сразу передается работникам
Стоимость технической литературы учтена в составе расходов по обычным видам деятельности
20 (25, 26, 44)
60
Отгрузочные документы
Отражен НДС, предъявленный продавцом
19
60
Счет-фактура,
УПД
Приобретенная техническая литература отражена на забалансовом счете
014
Списана с забалансового счета стоимость выданной работникам технической литературы (по мере ее выдачи)
014
Е.В. Орлова
Начальник отдела аудита
ООО «ПАРТИ»
