Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?
Хранение копии паспорта работника может быть признано нарушением законодательства в области персональных данных и повлечь ответственность для работодателя и его должностных лиц.
При заключении трудового договора гражданин, поступающий на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность (ст. 65 ТК РФ, Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 02.04.2019 N 53 «О классификаторе видов документов, удостоверяющих личность»).
Требование, а также возможность снятия копий паспорта, как и обязанности их хранения, трудовым законодательством не предусмотрены.
Вместе с тем паспорт гражданина РФ содержит персональные данные работника, а хранение копий паспорта подпадает под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ, далее — Закон N 152-ФЗ). Одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки (ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ). Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемыми действующим законодательством.
Обработка персональных данных в рассматриваемом случае может осуществляться только с согласия субъекта персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ).
Таким образом, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, работодатель превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами (п. 2 ст. 86 ТК РФ).
Подобный вывод также был сделан и в судебной практике, в частности, в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013. При этом на основании ч. 1 ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях за обработку персональных данных, несовместимую с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, установленных ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, предусмотрено предупреждение или штраф:
на должностных лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. руб.;
на юридических лиц — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.
Таким образом, работодатель не вправе хранить копии паспорта работника в его личном деле. Хранение копии паспорта работника может быть признано нарушением законодательства в области персональных данных и повлечь ответственность, предусмотренную ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.
