В каком порядке оформляется выписка из трудовой книжки?
На основании полученного от работника письменного заявления о выдаче ему выписки из трудовой книжки работник кадровой службы или иное уполномоченное лицо обязан не позднее трех рабочих дней оформить соответствующую выписку.
Выписка оформляется на фирменном бланке организации и заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью при ее наличии.
В выписке отражаются все сведения, указанные в трудовой книжке, а именно сведения, содержащиеся на титульном листе, в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении».
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления выдать работнику, среди прочего, копии документов, связанных с работой, в том числе выписку из ведущейся работодателем трудовой книжки. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).
По письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»).
Следовательно, для оформления выписки из трудовой книжки работника последнему необходимо написать заявление о выдаче выписки из трудовой книжки.
Специального нормативного порядка оформления выписки из трудовой книжки законодательство не содержит, однако в настоящее время действует Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ).
В п. 5 Указа определено, что выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном настоящим Указом.
Так, согласно п. 1 Указа копии документов, а следовательно, и выписки из них выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
В отношении проставления печати необходимо обратить внимание на изменения в законодательстве, внесенные Федеральным законом от 06.04.2015 N 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ», которыми была отменена обязанность для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ иметь печати. Организации, которые приняли решение об использовании печати в своей деятельности, продолжают ее использование (Приказы Минтруда России от 31.10.2016 N 588н, от 31.10.2016 N 589н).
Верность копии документа, а следовательно, и выписки свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью при ее наличии. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации (абз. 4 п. 1 Указа).
Кроме того, на основании п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Таким образом, можно заключить, что на основании полученного от работника письменного заявления о выдаче ему выписки из трудовой книжки работник кадровой службы или иное уполномоченное лицо обязан не позднее трех рабочих дней оформить соответствующую выписку.
Выписка оформляется на фирменном бланке организации и заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью (при ее наличии).
В выписке отражаются все сведения, указанные в трудовой книжке, а именно сведения, содержащиеся на титульном листе, в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении».
Пример. Выписка из трудовой книжки
Общество с ограниченной ответственностью «Ольмека»
г. Москва
Выписка из трудовой книжки серии
XI-К N 1234567
Фамилия
Ланской
Имя
Евгений
Отчество
Васильевич
Дата рождения
09.04.1986
Образование
высшее
Профессия, специальность
бухгалтер
Дата заполнения
03.06.2008
Подпись владельца книжки
Ланской
Подпись лица, ответственного
за выдачу трудовой книжки
Иванова
М.П.
N записи
Дата
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число
месяц
год
1
2
3
4
Общество с ограниченной
ответственностью
«Ольмека»
1
02
06
2008
Принят в бухгалтерию
Приказ от
бухгалтером.
02.06.2008 N 13-к
Выписка верна.
Начальник отдела кадров Иванова /Е.И. Иванова/
24.08.2020
М.П.
Отметим, что в 2020 г. осуществляется переход на ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронные трудовые книжки). По 31.10.2020 включительно работодатели уведомляют работников о праве отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде. Соответствующее заявление работники представляют до 2021 г. (ст. 66.1 ТК РФ, п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887).
Если работник откажется от ведения трудовой книжки в бумажном виде, то по его заявлению в срок не позднее трех рабочих дней работодатель должен предоставить ему указанные сведения способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя)) (ст. 66.1 ТК РФ, п. 1.2 Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)» и формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)», утв. Приказ Минтруда России от 20.01.2020 N 23н).
Информацию из электронной трудовой книжки можно выгрузить в виде скана бумажной выписки с портала госуслуг. Документ будет заверен электронной подписью ПФР, выписка является юридически значимым документом (Информация Минкомсвязи России «Электронная трудовая доступна теперь на Едином портале госуслуг»).
