Главная » Правовая база » Вопрос-ответ официально » Работник подал заявление о предоставлении ему копий документов о премировании работников отдела: положения о премировании, других служебных документов (коллективный договор, служебные записки начальника отдела; приказы о направлении в командировку и др.). Обязан ли работодатель выдать работнику копии документов, косвенно относящихся к работе данного работника?
21.10.2020

Работник подал заявление о предоставлении ему копий документов о премировании работников отдела: положения о премировании, других служебных документов (коллективный договор, служебные записки начальника отдела; приказы о направлении в командировку и др.). Обязан ли работодатель выдать работнику копии документов, косвенно относящихся к работе данного работника?

Вопрос: Работник подал заявление о предоставлении ему копий документов о премировании работников отдела. При этом в заявлении работник указал не только положение о премировании, но и другие служебные документы (коллективный договор, служебные записки начальника отдела; приказы о направлении в командировку, протоколы заседаний комиссии, рассматривающей вопросы награждения работников организации, и др.). Обязан ли работодатель выдать работнику копии документов, которые, возможно, только косвенно относятся к работе данного работника?
 
Ответ: Работодатель при решении вопроса о предоставлении или нет копий документов, которые могут быть связаны с работой данного работника, должен исходить из каждого конкретного случая, так как законодательством четко не определен перечень документов, подлежащих обязательной выдаче. Полагаем, работодателю следует по возможности максимально удовлетворять просьбы работников о предоставлении тех или иных документов, даже если они имеют лишь косвенное отношение к их работе. При этом необходимо учитывать, что работодатель не имеет права предоставлять документы, содержащие персональные данные другого работника, третьей стороне без его письменного согласия.
 
Обоснование: По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 Трудового кодекса РФ).
До настоящего момента на практике не выработано какого-либо системного подхода к определению критериев, с учетом которых устанавливается обязанность работодателя выдать работнику копии тех или иных документов.
Например, Определением Московского городского суда от 13.08.2013 N 4г/1-7930 отмечено, что коллективный договор и положение об оплате труда относятся к локальным нормативным актам организации, относительно которых у работодателя перед истцом имелась только обязанность об ознакомлении с ними работника под роспись. Кроме того, судебная коллегия отклонила и требования истца о предоставлении командировочных и приказов о направлении в командировку, так как посчитала, что данные документы являются внутренней технической документацией, не связанной с работой конкретного работника.
Из Апелляционного определения Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 12.08.2013 по делу N 33-2996/13, напротив, следует, что работодатель обязан выдать работнику заверенную копию положения об оплате труда.
Разрешая требования о предоставлении истцу копии коллективного договора, Определением Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда от 24.08.2011 N 33-25677 было оставлено без изменений решение суда первой инстанции, которым иск о предоставлении копии коллективного договора был удовлетворен, так как в него могут включаться обязательства работников и работодателя по вопросам формы, системы и размеров оплаты труда, выплаты пособий, компенсаций, занятости, переобучения, условий высвобождения, льготы и преимущества для работников и так далее, то есть данный локальный нормативный акт непосредственно затрагивает интересы и права работников.
Исходя из фактических обстоятельств дела, конкретной информации, содержащейся в запрашиваемом работником документе, и того, насколько данная информация необходима для реализации тех или иных прав работника, суды могут приходить к различным выводам о том, должен ли работодатель предоставлять работнику копии данного документа. Поэтому работодателю, по возможности, следует удовлетворять просьбы работников о представлении запрашиваемых копий документов с учетом действующих ограничений. Так, работодатель не имеет права предоставлять документы, содержащие персональные данные работника, без его письменного согласия третьей стороне, в том числе другому работнику (ст. 88 ТК РФ).
 
М.С.Иванова
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
10.12.2013