Вопрос: Какова процедура замены книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, если она пришла в негодность в результате износа?
Ответ: В случае если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них пришла в негодность и препятствует сохранению внесенных данных, следует ее заменить.
С этой целью необходимо сделать следующее:
— на последнем заполненном листе сделать запись: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них окончена <дата>» (можно указать причину — «В связи с ветхостью»), поставить подпись и печать отдела кадров;
— на оставшихся незаполненных листах книги сделать прочерк буквой «z».
Завести новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, при этом нумерацию начать заново с цифры 1.
Переписывать данные по тем работникам, которые еще работают и записи о чьих трудовых книжках остались в завершенной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, не нужно. При увольнении графы 12 и 13 книги будут заполнены и книгу можно будет оформить на архивное хранение.
Обоснование: Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Законодательно утверждена лишь форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — в Приложении N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Однако порядок ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, ее замены на новую ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России N 69 (далее — Инструкция N 69), ни иными нормативными актами не предусмотрен.
В данном случае работодатель обязан руководствоваться лишь Правилами ведения и хранения трудовых книжек, Инструкцией N 69, а также мерой возложенной на него ответственности. Указанными документами не установлено строгого ограничения по доведению книги учета движения трудовых книжек до конца. В случае если из-за внешнего вида книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них пришла в негодность и это препятствует сохранению внесенных в книгу данных (корешок в любой момент может развалиться, листы книги — помяться, выпасть или быть выдернутыми вследствие ослабления их удерживания корешком), логичнее и безопаснее книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заменить.
С этой целью по аналогии с общими правилами заполнения документа в делопроизводстве необходимо сделать следующее:
— на последнем заполненном листе сделать запись: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них окончена <дата>» (можно указать причину — «В связи с ветхостью»), поставить подпись и печать отдела кадров;
— на оставшихся незаполненных листах книги сделать прочерк буквой «z».
Завести новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, при этом нумерацию начать заново с цифры 1.
Переписывать данные по тем работникам, которые еще работают и записи о чьих трудовых книжках остались в завершенной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, не нужно. При увольнении графы 12 (дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) и 13 (расписка работника в получении трудовой книжки) книги будут заполнены, и книгу можно будет оформить на архивное хранение.
Н.В. Пластинина
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
21.08.2017
