Вопрос: Организация (ООО) зарегистрировала филиал. По какой форме необходимо вести журнал регистрации приказов по личному составу в филиале?
Ответ: Действующим законодательством не утверждена унифицированная форма журнала регистрации приказов по личному составу, в том числе для филиалов. Организация (ООО) вправе самостоятельно разработать и утвердить форму журнала регистрации приказов по личному составу для филиала, а также порядок ведения данных журналов в положении о филиале ООО или внутренних локальных нормативных актах.
Обоснование: Согласно п. 2 ст. 55 Гражданского кодекса РФ, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
При этом филиалы не являются юридическими лицами, наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений. Руководители филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Таким образом, цели, задачи и функции филиала, а также порядок документооборота определяются создавшей их головной организацией в соответствующем положении о филиале.
Действующее законодательство не содержит положений, регламентирующих порядок ведения кадрового документооборота в филиалах (представительствах) юридических лиц. Соответственно, организация (ООО) вправе самостоятельно принять решение о порядке ведения кадрового документооборота в филиале, закрепив его в положении о филиале ООО, отдельном положении о документообороте между филиалом.
Действующее законодательство не относит журнал регистрации приказов по личному составу к числу обязательных документов организации. Следовательно, организация (ООО), равно как и ее филиал, может не вести журналы учета приказов по личному составу. При этом с целью систематизации приказов по личному составу ведение журналов их регистрации представляется целесообразным для работодателя.
Кроме того, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень), установлены сроки хранения книг и журналов кадрового учета. Согласно ст. 695 Перечня журналы регистрации документов по кадровому обеспечению необходимо хранить 75 лет.
Действующим законодательством не утверждена унифицированная форма журнала регистрации приказов по личному составу, в том числе для филиалов. Таким образом, организация (ООО) вправе самостоятельно разработать и утвердить форму журнала регистрации приказов по личному составу для филиала, а также порядок ведения данных журналов в положении о филиале ООО или внутренних локальных нормативных актах. При этом, в отсутствие законодательных запретов и требований, ведение журнала регистрации приказов по личному составу допускается как в бумажном, так и в электронном виде.
Напомним, что за нарушение требований законодательства о хранении документов к ООО и к его должностным лицам может быть применена административная ответственность, установленная ч. 2 ст. 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В случае нарушения порядка хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) применяется ответственность, предусмотренная ст. 13.11 КоАП РФ.
Региональный информационный
центр
12.03.2018
