Вопрос: Как для целей налога на прибыль подтвердить иные расходы, понесенные в командировке, в случае утери чека (например, оплату парковки, стоянки)? Можно ли их подтвердить справкой организации, составленной в произвольной форме?
Ответ: По мнению автора, справка, составленная организацией, не может подтверждать расходы, понесенные ее работником в командировке.
Обоснование: Согласно ст. 252 Налогового кодекса РФ для целей налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относит расходы налогоплательщика на командировки. Перечень указанных расходов носит открытый характер, то есть к ним может относиться оплата командированным работником парковки, стоянки, если указанные расходы связаны с командировкой (например, в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц).
Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749)).
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения N 749).
К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
На основании п. 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты), если иное не установлено указанным Федеральным законом.
Кассовый чек — первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники (ст. 1.1 Федерального закона N 54-ФЗ).
Как следует из условий вопроса, у работника отсутствуют документы, подтверждающие произведенные в командировке расчеты за оказанные услуги (чек или иной соответствующий документ).
Таким образом, при отсутствии документов, подтверждающих расходы (например, оплату парковки, стоянки), подтвердить факт их совершения справкой организации, составленной в произвольной форме, нельзя (Письмо Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169).
Вместе с тем организация может предпринять меры по получению документов, подтверждающих расходы, у лица, которое оказывало работнику соответствующую услугу, в том числе документов, косвенно подтверждающих расходы.
В частности, при совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме (п. 3.1 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России от 24.12.2004 N 266-П)). Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.
С.В. Разгулин
Действительный
государственный советник
Российской Федерации
3 класса
10.09.2018
