Вопрос: Работник в командировке проводит деловые встречи в кафе, чеки прикладывает к авансовому отчету. При направлении в командировку на такие расходы приказ не составлялся, но работодатель возмещает их. Учитываются ли расходы при исчислении налога на прибыль?
Ответ: Расходы, понесенные командированным работником на проведение деловых встреч в кафе, можно учесть в качестве представительских расходов.
Обоснование: Для целей налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.
При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 264 НК РФ, включаются в состав прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлен перечень расходов, которые могут быть отнесены к представительским расходам, а также закреплен особый порядок их включения в расчет налоговой базы по налогу на прибыль. Так, представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Для учета представительских расходов не имеет значения, что представительское мероприятие проводится по месту нахождения клиента. Иными словами, представительские расходы могут быть произведены и в командировке.
Особенности документального оформления (подтверждения) представительских расходов ст. 264 НК РФ не установлены.
К учету представительских расходов применяются общие требования ст. 252 НК РФ о наличии первичных документов о расходах на приобретение соответствующих товаров, работ, услуг. Требования к первичным документам определены в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Документами, подтверждающими расходы, с учетом формы проведения представительских мероприятий могут являться счета на оплату, товарные чеки, кассовые чеки, накладные, договоры об оказании услуг, акты сдачи-приемки оказанных услуг и т.п.
Дополнением к первичным документам является отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации (Письма Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852).
В нем отражаются цель представительских мероприятий, дата, место проведения, состав участников, программа мероприятий, результат переговоров (необязательно положительный), величина расходов на представительские цели. Подобной информации должно быть достаточно для обоснования связи произведенных расходов с проведенным представительским мероприятием.
Документы, подтверждающие представительские расходы, произведенные работником в командировке, прикладываются к авансовому отчету.
Составление плана представительского мероприятия, сметы расходов, издание приказа о проведении представительского мероприятия и т.п. для целей учета расходов по налогу на прибыль организаций не являются обязательными.
С.В. Разгулин
Действительный
государственный советник
Российской Федерации
3 класса
10.09.2018
