Вопрос: Контрагент при заключении договора подряда требует представить копию паспорта директора организации с целью проверки подлинности его подписи. Может ли организация представить копию паспорта директора? Как еще можно подтвердить подлинность подписи?
Ответ: Организация вправе представить паспорт генерального директора при условии получения его согласия.
Подлинность подписи может быть также подтверждена копией документа, подпись директора на котором засвидетельствована нотариально, например: карточки с образцами подписей; протокола общего собрания участников об избрании руководителя, если директор одновременно является участником и свидетельствование подписи осуществлялось нотариусом.
Также можно представить копию приказа о вступлении в должность генерального директора или письмо о подтверждении полномочий с образцом подписи.
Обоснование: На практике контрагентами часто запрашиваются документы, подтверждающие полномочия руководителя и удостоверяющие его личность. Для этого имеются следующие причины:
1) гражданско-правовые — подтверждение достоверности подписи лица при заключении договора, когда его подписание происходит не в присутствии контрагента. Это необходимо для минимизации риска заключения сделки неуполномоченным лицом (ст. 183 Гражданского кодекса РФ);
2) налоговые — проявление налогоплательщиком «должной заботливости и осмотрительности» при выборе контрагента во избежание признания налоговой выгоды необоснованной (п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды»).
Налоговые органы последовательно рекомендуют налогоплательщикам запрашивать указанные документы (Письма ФНС России от 05.06.2017 N ЕД-4-15/10588, от 24.06.2016 N ЕД-19-15/104, от 24.07.2015 N ЕД-4-2/13005@). Аналогичной позиции при оценке проявления должной осмотрительности зачастую придерживаются судебные органы (Постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 12.04.2016 N Ф04-1344/2016 по делу N А70-3732/2015, от 26.09.2016 N Ф04-4214/2016 по делу N А46-14470/2015).
Между тем ни гражданским, ни налоговым законодательством на юридических лиц не возлагается обязанность по представлению копии документа, удостоверяющего личность руководителя. Более того, законодательство о защите персональных данных прямо ограничивает в этом. Копия паспорта, содержащая персональные данные руководителя, может быть направлена контрагенту только при условии получения согласия директора (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»).
Взамен копии паспорта в целях подтверждения подлинности подписи руководителя могут быть представлены копии документов, подпись директора на которых засвидетельствована нотариально (ст. 80 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1)), например:
— карточка с образцами подписей и оттиска печати (п. 7.9 Инструкции Банка России от 30.05.2014 N 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов»);
— протокол общего собрания участников об избрании генерального директора, если директор одновременно является участником и свидетельствование подписи осуществлялось в соответствии с корпоративными нормами общества (п. 4.2 Приложения к Письму ФНП от 01.09.2014 N 2405/03-16-3).
Могут быть использованы и более простые варианты: представлены копия приказа о вступлении в должность генерального директора и/или письмо о подтверждении полномочий с образцом подписи (составляется в произвольной форме). Однако подлинность подписи на таких документах не подтверждается независимой третьей стороной. В связи с чем контрагент может отказать в их принятии.
08.10.2018
