Вопрос: Организация направляет в командировку двоих работников, при этом первый работник является новым работником и банковская карта ему еще не оформлена. Можно ли перечислить аванс на командировку для обоих работников на банковскую карту второго работника, который впоследствии рассчитается с первым? Правильно ли, что авансовый отчет подписывают впоследствии оба работника?
Ответ: По нашему мнению, перечислить аванс на командировку в части расходов на проезд и наем жилого помещения можно на банковскую карту одного из работников, которого работодатель назначит ответственным. Авансовый отчет в отношении указанных сумм составляется и подписывается ответственным работником. Суточные следует выдать лично из кассы работнику, которому они предназначены. Авансовый отчет вторым работником составляется в отношении суточных.
Обоснование: Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Если в командировку направляются несколько работников, то, по нашему мнению, выдать аванс в части расходов на проезд и наем жилого помещения можно одному из них, назначив его ответственным. В этом случае работодателю следует издать приказ о возложении на ответственного работника обязанностей по распоряжению денежными средствами на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения для обоих командированных лиц.
Вместе с тем суточные имеют адресный характер и выдаются из расчета на каждого работника. Кроме того, Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» не предусматривает передачу подотчетных сумм другим лицам, хотя прямо и не запрещает это.
Поэтому полагаем, что в части суточных следует выдать работнику, у которого нет карты, аванс из кассы организации.
После завершения командировки ответственный работник в трехдневный срок должен представить в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету ответственный работник прикладывает оригиналы документов, подтверждающих произведенные расходы на проезд и наем жилого помещения для обоих работников (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России N 3210-У). Работник, которому были выданы только суточные, представляет авансовый отчет в отношении суточных.
С.А. Терентьев
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
19.11.2018
