Вопрос: Выплачиваются ли суточные работнику с разъездным характером работы во время служебной поездки за время нахождения его в стационаре за границей по причине временной нетрудоспособности? Учитываются ли суточные в расходах по налогу на прибыль и облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами?
Ответ: Время нахождения в служебной поездке в период временной нетрудоспособности может относиться к периоду времени, за который выплачиваются суточные. Выплата суточных будет правомерна и может быть отнесена на расходы на оплату труда. При этом НДФЛ и страховыми взносами суточные облагаться не будут.
Обоснование: Согласно ст. 168.1 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, следующие расходы, связанные со служебными поездками:
— расходы на проезд;
— расходы на наем жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
При этом ТК РФ не содержит понятия разъездного характера работы и не указывает на конкретные трудовые обязанности, при исполнении которых работа может считаться разъездной. Согласно ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (Письма Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ, Минфина России от 27.07.2018 N 03-04-06/53068).
Соответственно, так как законодательно перечень работ разъездного характера не определен, при отнесении видов работ в состав работ разъездного характера организация вправе руководствоваться собственными критериями. Этот перечень следует закрепить в коллективном договоре, соглашении либо ином локальном нормативном документе организации, например, в положении о разъездном характере работы. Там же, помимо указанного перечня, следует закрепить размеры и порядок возмещения «разъездных» расходов, определяемые организацией самостоятельно.
В отношении суточных, выплачиваемых во время командировок по ст. 168 ТК РФ за период временной нетрудоспособности, Роструд высказался, что суточные выплачиваются вне зависимости от фактического выполнения работником трудовой функции, даже за время периода нетрудоспособности во время командировок (п. 25 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1024-6). Однако ст. 166 ТК РФ предусмотрено, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Соответственно, эта норма законодательно не распространяется на работу, носящую разъездной характер.
Верховный Суд РФ в Определении от 02.10.2015 N 304-КГ15-11944 по делу N А45-20432/2014 в отношении выплат суточных лицам, которым установлен разъездной характер работ, сделал следующий вывод: суточные выплаты по своему характеру и содержанию не являются оплатой труда, а представляют собой компенсацию, направленную на возмещение дополнительных расходов работников, связанных с проживанием работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, вне места постоянного жительства. А Верховный суд Республики Татарстан в Апелляционном определении от 02.06.2014 по делу N 33-7665/2014 указал, что законодатель не связывает возмещение понесенных работниками затрат, постоянная работа которых осуществляется в пути, с результатом выполнения служебного задания.
На основании вышеприведенных выводов в локальный акт, регулирующий вопрос работ разъездного характера (в положение о разъездном характере работы), необходимо также внести, какие периоды работы, выполняемые во время служебной поездки, необходимо включать в период служебной поездки, в том числе и решить вопрос о включении периода нетрудоспособности по аналогии с п. 25 Положения.
Налог на прибыль
ФНС России в Письме от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 указала, что положениями гл. 25 Налогового кодекса РФ не установлено ограничений размера затрат на возмещение расходов работникам, указанным в ст. 168.1 ТК РФ. Однако критерием является п. 1 ст. 252 НК РФ, в частности, экономическая обоснованность расходов и подтверждение надлежащим образом оформленных документов. Учесть такие расходы организация может в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. На это указывает и Минфин России в Письме от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341. В целях признания расходов обоснованными документы могут содержать как обязательные, так и дополнительные реквизиты (Письма Минфина России от 06.07.2018 N 03-04-05/46903, N 03-04-05/46898).
Так, организация может предусмотреть, что для этих целей используется приказ (распоряжение) руководителя, в котором указываются цель служебной поездки, а также пункт назначения. При этом можно закрепить положение о том, что основанием для начисления суточных водителю являются табель учета рабочего времени и путевой лист, подписанный руководителем организации, либо иные документы, свидетельствующие о периоде пребывания вне места жительства. Кроме того, в состав документов, подтверждающих «разъездные» расходы, следует включить и письменный отчет водителя с приложением к нему авансового отчета, содержащего оправдательные документы о фактически произведенных расходах. Форму отчета работника организация на основании ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) вправе разработать сама и закрепить ее использование в приложении к своей учетной политике. При выполнении всех требований ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ этот отчет будет являться документальным подтверждением «разъездных» расходов организации-перевозчика.
НДФЛ
В отношении обложения НДФЛ сумм, выплачиваемых за разъездной характер работ, и начисления страховых взносов нужно отметить следующее. Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в трудовом договоре, коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, производимые в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц на основании абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ в случае их документального подтверждения. При отсутствии документов, подтверждающих расходы работников, теряется компенсационный характер данных выплат, произведенных в пользу работника, они не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в общеустановленном порядке.
При этом суточные, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работнику организации, работа которого имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации. Такие же выводы содержит Письмо Минфина России от 20.09.2018 N 03-15-06/67364.
Страховые взносы
Все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). При этом суточные также не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации.
Соответственно, период нетрудоспособности во время служебной поездки может относиться к периоду служебной поездки, за который работнику правомерно выплачивать суточные. При этом данные суммы могут быть учтены при расходах по налогу на прибыль и не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
Региональный информационный центр
10.12.2018
