Вопрос: Вправе ли работодатель утвердить электронный документооборот с проставлением электронной подписи при ознакомлении с ЛНА или данное право относится только к дистанционным работникам? Будет ли такой порядок ознакомления являться нарушением трудового законодательства?
Ответ: По мнению автора, работодатель может утвердить электронный документооборот с проставлением электронной подписи для ознакомления работников с локальными актами, если между работником и работодателем подписано соглашение о применении такого порядка, а также выполняются требования закона к электронным документам. Однако данная позиция может вызвать претензии со стороны контролирующих органов.
Обоснование: Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ) (ч. 1, 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Похожее правило закреплено и в ч. 3 ст. 68 ТК РФ. При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
В ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ сделано специальное уточнение для дистанционных работников: лица, заключающие трудовой договор о дистанционной работе, могут быть ознакомлены с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ, путем обмена электронными документами.
Таким образом, формально это означает, что в общем случае всех работников с локальными актами знакомят именно под роспись, а дистанционные работники в качестве исключения могут быть ознакомлены с помощью обмена электронными документами.
Именно таким формальным подходом и руководствуются некоторые инспекторы по труду, когда признают нарушением тот факт, что работник ознакомился с локальными актами не под роспись, а как-то иначе (например, поставил электронную подпись, а не ручную).
Рассмотрим, например, Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16.01.2014 по делу N 2-1091/2014~М-20/2014. В организации действовал электронный документооборот: когда работников знакомили с локальными актами, они ставили электронную подпись. Инспектор по труду счел это нарушением и потребовал, чтобы работники ставили реальные подписи, а не электронные. Но работодатель смог обжаловать предписание инспектора в судебном порядке. Суд посчитал, что ознакомление с локальными нормативными актами с помощью электронных подписей закону не противоречит.
По мнению автора, правомерно использовать электронный документооборот с применением электронных подписей с целью ознакомления работников с локальными нормативными актами организации.
При этом работодателю следует согласовать с работниками использование системы электронного документооборота (путем подписания соглашения) и иметь отдельный документ, который бы подтверждал введение в организации электронного документооборота и устанавливал порядок его работы. Также должны выполняться требования ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ.
Однако при таком подходе есть риски претензий со стороны контролирующих органов, а значит, нужно быть готовым отстаивать свою позицию в суде.
К.В. Константинов
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
25.12.2018
