Главная » Правовая база » Вопрос-ответ официально » В локальных нормативных актах организации и трудовых договорах с работниками, имеющими разъездной характер работы, закреплено, что им установлен разъездной характер работы для поездок в определенные города. Работники ежемесячно оформляют разъездную ведомость и представляют первичные документы, подтверждающие расходы по командировкам. Им возмещаются расходы на служебные поездки. Является ли характер работы для данных работников разъездным или им необходимо оформлять служебные командировки? Имеются ли у организации налоговые риски по налогу на прибыль при возмещении работникам указанных расходов?
19.10.2020

В локальных нормативных актах организации и трудовых договорах с работниками, имеющими разъездной характер работы, закреплено, что им установлен разъездной характер работы для поездок в определенные города. Работники ежемесячно оформляют разъездную ведомость и представляют первичные документы, подтверждающие расходы по командировкам. Им возмещаются расходы на служебные поездки. Является ли характер работы для данных работников разъездным или им необходимо оформлять служебные командировки? Имеются ли у организации налоговые риски по налогу на прибыль при возмещении работникам указанных расходов?

Вопрос: Локальными нормативными актами организации (приказами) утвержден перечень должностей работников, которым установлен разъездной характер работы, определены возмещаемые им расходы и их нормативы. В трудовых договорах с работниками, занимающими соответствующие должности, закреплено, что им установлен разъездной характер работы для поездок в определенные города.
Указанные работники ежемесячно оформляют разъездную ведомость и представляют первичные документы, подтверждающие расходы по проезду и найму жилого помещения. В соответствии с данными документами им возмещаются расходы на служебные поездки (суточные, расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения).
Является ли характер работы для данных работников разъездным или им необходимо оформлять служебные командировки? Имеются ли у организации налоговые риски по налогу на прибыль при возмещении работникам указанных выше расходов?
 
Ответ: Для признания характера работы соответствующих работников разъездным организацией должны быть соблюдены требования ст. ст. 57, 168.1 Трудового кодекса РФ. Их служебные поездки как командировки оформлять не следует.
Суммы возмещения затрат на проезд, проживание и выплату суточных работникам, работа которых носит разъездной характер, учитываются в налоговой базе по налогу на прибыль при условии соблюдения п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ. Если указанные расходы документально подтверждены, то налоговые риски по налогу на прибыль по данным расходам могут быть связаны с их экономической обоснованностью.
 
Обоснование: В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне постоянного места работы. Данной статьей прямо установлено, что служебные поездки работников, работа которых носит разъездной характер, командировками не признаются.
Согласно ст. 57 ТК РФ условия, определяющие характер работы, подлежат закреплению в трудовом договоре, в том числе условие о разъездном характере работы.
Статьей 168.1 ТК РФ установлено, что перечень работ, профессий и должностей работников, чья работа носит разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальным нормативным актом.
Данная статья также устанавливает перечень расходов, которые работодатель компенсирует работнику: расходы на проезд, наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), и иные расходы, произведенные с ведома или разрешения работодателя. Размеры и порядок возмещения расходов устанавливаются работодателем в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте.
Таким образом, ТК РФ предоставляет работодателю право самостоятельно определить перечень работников, работа которых в силу исполняемых ими должностных обязанностей носит разъездной характер. Служебные поездки данных работников не будут признаваться командировками, следовательно, за время нахождения в служебной поездке им выплачивается заработная плата, а не средний заработок.
В трудовых договорах с соответствующими работниками организации закреплено, что им установлен разъездной характер работы для поездок в определенные города, приказами организации утвержден перечень должностей работников, которым установлен разъездной характер работы, определены возмещаемые им расходы, соответствующие ТК РФ, а также приведена ссылка на приказ о нормативах возмещения указанных расходов.
Таким образом, организацией соблюдены требования ст. ст. 57, 168.1 ТК РФ для признания характера работы соответствующих работников разъездным. Следовательно, на поездки данных работников не следует оформлять служебные командировки.
В части налоговых рисков следует отметить следующее.
В Письме ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 указано, что возмещение расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, осуществляется, если локальным нормативным актом, коллективным договором или соглашением установлен перечень работ, профессий или должностей работников, чья работа носит разъездной характер, а также установлены порядок и размеры возмещения расходов. Указанные условия организацией соблюдены.
В данном Письме ФНС России рекомендует учитывать суммы возмещения расходов в составе других обоснованных расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), ссылаясь на Письмо Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87 (направлено Письмом ФНС России от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@). Аналогичная позиция отражена в Письме Минфина России от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341.
В связи с тем что возмещение расходов носит явно компенсационный характер, правомерно учитывать данные расходы и в составе расходов на оплату труда (п. 3 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Данный подход отражен в Письмах Минфина России от 19.04.2007 N 03-06-06/1/250, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061153. Организация, руководствуясь п. 4 ст. 252 НК РФ, вправе самостоятельно принять решение, к какому виду расходов следует отнести суммы возмещения.
При этом независимо от квалификации расходов контролирующие органы не ставят под сомнение правомерность уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на суммы возмещенных работнику затрат при условии соблюдения требований п. 1 ст. 252 НК РФ.
При этом из Письма Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344 следует, что организация вправе самостоятельно разработать форму документа, которым подтверждаются расходы по служебным поездкам работников, чья работа носит разъездной характер.
В рассматриваемой ситуации расходы документально подтверждены. Организацией утвержден соответствующий документ (разъездная ведомость), имеются подтверждающие расходы документы (проездные билеты, квитанции гостиниц и т.д.). Соответственно, налоговые риски в части возмещения работникам, работа которых носит разъездной характер, затрат на проезд, проживание, а также выплату суточных могут быть связаны с экономической обоснованностью указанных расходов.
 
Д.П.Колесников
ЗАО «МСАй ФДП-Аваль»
26.08.2013