Вопрос: Работник, направленный в зарубежную командировку, оплатил электронные билеты на самолет со своей личной банковской карты.
Каков порядок учета расходов организацией в целях налога на прибыль, если к авансовому отчету приложена справка банка об оплате с указанием валюты платежа и суммы, списанной с карты в рублях?
Ответ: Расходы на покупку авиабилета учитываются в целях налога на прибыль по курсу, установленному банком на дату оплаты билета, на основании справки банка и на дату утверждения авансового отчета.
Обоснование: В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
— расходы на проезд;
— расходы на наем жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или нормативным актом.
В соответствии с п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), работникам возмещаются расходы на проезд и наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ.
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения). К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Когда оплата расходов работника по командировке (проезд, проживание) производится с банковской карты, номинированной в рублях, при этом платеж проводится в иностранной валюте, затраты организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (Письмо Минфина России от 10.07.2015 N 03-03-06/39749).
В этом случае Минфин России считает, что расходы следует определять исходя из потраченной суммы согласно первичным документам по обменному курсу, установленному банком на дату списания средств (Письмо от 22.01.2016 N 03-03-06/1/2318). Документом, подтверждающим курс, может быть выписка с карточного счета работника, где будет виден курс списания, такая выписка должна быть заверена банком.
При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.
Таким образом, организация должна учесть расходы на покупку авиабилета по курсу, установленному банком на дату оплаты билета на основании справки банка, но учесть их организация может только на дату утверждения авансового отчета.
Региональный информационный центр
21.03.2019
