Вопрос: Организация провела СОУТ, декларация на бумажном носителе по почте отправлена в ГИТ. Какими документами подтвердить представление декларации, если опись и почтовая квитанция утеряны?
Ответ: Подтвердить представление декларации возможно по штриховому почтовому идентификатору (ШПИ) и реестру почтовых отправлений, заверенному почтовым отделением. Реестр должен содержать указание на содержание письма.
Также подтвердить представление декларации возможно уведомлением о вручении (при его наличии). Если сведения о почтовом идентификаторе у организации сохранились, подтвердить отправление возможно, по нашему мнению, также отчетом об отслеживании почтового отправления с сайта Почты России.
Обоснование: В отношении рабочих мест, на которых вредные и (или) опасные производственные факторы по результатам осуществления идентификации не выявлены, а также условия труда на которых по результатам исследований (испытаний) и измерений вредных и (или) опасных производственных факторов признаны оптимальными или допустимыми, за исключением рабочих мест, указанных в ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (далее — Закон N 426-ФЗ), работодателем подается в территориальный орган федерального органа Роструда по месту своего нахождения декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда (ч. 1 ст. 11 Закона N 426-ФЗ).
Декларация подается работодателем по форме согласно Приложению N 1 к Приказу Минтруда России от 07.02.2014 N 80н в территориальный орган Роструда по месту своего нахождения либо нахождения своего филиала или представительства лично или направляется почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении (п. 3 Порядка подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, утвержденного Приказом Минтруда России N 80н (далее — Порядок N 80н)).
При приеме регистрируемого почтового отправления или почтового перевода отправителю выдается квитанция. В квитанции указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода) (п. 31 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 (далее — Правила N 234)).
Регистрируемое почтовое отправление — это почтовое отправление, принимаемое с присвоением отправлению ШПИ/ШИ, выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку (п. 3 Порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденного Приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 N 114-п (далее — Порядок N 114-п)).
Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с уведомлением о вручении (п. 10 Правил N 234, п. 4.7 Порядка N 114-п).
Сформированные почтовые отправления подаются на предприятия связи со списком — реестром почтовых отправлений, составленным по форме 103, установленной Порядком оформления сопроводительных документов при приеме внутренних партионных почтовых отправлений (утв. ФГУП «Почта России» 23.03.2011 N 3.2.2-05/8-нд), утвержденной Приказом ФГУП «Почта России» от 06.09.2010 N 330-п.
В таком реестре указываются все реквизиты письма, а при передаче такого письма оператор присваивает номер (ШПИ — штриховой почтовый идентификатор внутреннего регистрируемого почтового отправления), который дублируется и в поданном реестре. Кроме того, почтовый идентификатор указывается в квитанции (чеке), которая выдается отправителю при приеме почтового отправления (п. 4.38 Порядка N 114-п).
Таким образом, подтвердить представление декларации возможно по ШПИ и реестру почтовых отправлений, заверенному не только отправителем, но и почтовым отделением. Необходимо добавить, что реестр в таком случае должен содержать указание на содержание письма. Также подтвердить представление декларации возможно уведомлением о вручении (при его наличии).
В случае если реестр почтовых отправлений не содержит указаний на содержание письма, опись и почтовая квитанция утеряны, а уведомление о вручении отсутствует, получение копий квитанции и описи у почтового отделения возможно только в порядке исключения, так как обязанность выдачи таких документов не установлена нормативными актами. Если сведения о почтовом идентификаторе у организации сохранились, подтвердить отправление возможно, по нашему мнению, также отчетом об отслеживании почтового отправления с сайта Почты России.
Во избежание необходимости подтверждения представления декларации в случае утери почтовых квитанций работодатель может подать декларацию в электронном виде в соответствии с п. 4 Порядка N 80н на единый информационный ресурс https://declaration.rostrud.ru/, заверив декларацию квалифицированной электронной цифровой подписью.
И.А. Васильев
Советник государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Государственная инспекция труда
в Челябинской обл.
23.04.2019
