Вопрос: Как индивидуальному предпринимателю (УСН, «доходы минус расходы»), использующему личный автомобиль в предпринимательских целях, отразить в КУДИР чеки с АЗС и платных дорог:
1) каждый чек отдельно с указанием наименования АЗС, номером чека и т.д.;
2) вносить по путевым листам общей суммой, то есть на путевой лист N 1 (его указать в графе «Дата и номер первичного документа») общая сумма чеков составляет N рублей?
Ответ: По нашему мнению, в графе 2 разд. I книги учета доходов и расходов по УСН следует указывать дату и N кассового чека.
Обоснование: В соответствии с п. п. 1.1, 2.2 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, утвержденного Приказом Минфина России от 22.10.2012 N 135н (далее — Порядок), в книге учета доходов и расходов в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период. В графе 2 разд. I данной книги указываются дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция. В графе 5 разд. I налогоплательщик отражает расходы, указанные в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ. Порядок признания и учета расходов установлен п. п. 2 — 4 ст. 346.16, п. п. 2 — 5 ст. 346.17, п. п. 2, 3, 5, 7 и 8 ст. 346.18 и п. п. 1, 2.1, 4 и 6 ст. 346.25 НК РФ (п. 2.5 Порядка).
Затраты на приобретение топлива могут быть учтены в качестве расходов на содержание транспорта на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Затраты на проезд по платным участкам дорог, по нашему мнению, не учитываются в расходах по УСН, поскольку подобный вид расходов не предусмотрен п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты. В целях настоящей главы оплатой товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав признается прекращение обязательства налогоплательщика — приобретателя товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг) и (или) передачей имущественных прав (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Таким образом, поскольку для исчисления «упрощенного» налога имеет значение дата оплаты, в качестве первичных документов, по нашему мнению, указываются расходные документы, которые подтверждают перечисление (передачу) денежных средств: выписки банка, платежные поручения, кассовые чеки и др.
Таким образом, для подтверждения произведенных расходов на приобретение ГСМ на АЗС в книге учета доходов и расходов указываются дата и N кассового чека.
В то же время следует учитывать, что путевой лист является одним из документов, подтверждающих произведенные расходы на ГСМ (Письмо ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@).
Расходы, указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Как следует из судебной практики, должна быть подтверждена относимость чеков к затратам на конкретное транспортное средство. При отсутствии путевых листов расходы на приобретение ГСМ только на основании чеков могут быть признаны необоснованными (см. Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 16.08.2017 N Ф06-23325/2017 по делу N А12-61801/2016). Таким образом, несмотря на то что в книге учета доходов и расходов, по нашему мнению, будут отражаться реквизиты кассовых чеков, во избежание споров с налоговыми органами для подтверждения расходов на ГСМ необходимо иметь путевые листы.
Ю.В. Подпорин
Консультант отдела налогообложения
малого бизнеса и сельского хозяйства
Департамента налоговой
и таможенной политики
Минфина России
01.07.2019
