Вопрос: Вправе ли ФСС РФ требовать представить копии трудовых книжек работников (в том числе уволенных) в целях возмещения расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности?
Ответ: Территориальные органы ФСС РФ вправе требовать у страхователей представить копии трудовых книжек работников (в том числе уволенных) в качестве документов, подтверждающих правильность и обоснованность расходов страхователя на выплату страхового обеспечения при выделении страхователю средств на указанные расходы.
Обоснование: Работодатель выплачивает пособия по временной нетрудоспособности работникам за счет средств бюджета Фонда социального страхования РФ (далее — Фонд) (за исключением первых трех дней временной нетрудоспособности в случае заболевания или травмы работника) (пп. 1 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ), ч. 1, п. 1 ч. 2, ч. 3 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон N 255-ФЗ)).
Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается в счет уплаты страховых взносов в Фонд посредством уменьшения страховых взносов на сумму произведенных расходов (п. 7 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ, ч. 1, 2 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ, п. 2 ст. 431 Налогового кодекса РФ).
В случае если начисленных страховых взносов недостаточно для выплаты пособия в полном объеме, страхователь имеет право обратиться в территориальный орган Фонда по месту своей регистрации за получением средств, необходимых на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам сверх начисленных страховых взносов, представив соответствующее письменное заявление о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения и справку-расчет (п. 1 ч. 1 ст. 4.1, ч. 2 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ, п. 9 ст. 431 НК РФ, п. п. 1, 2, 2(1) Перечня документов, которые должны быть представлены страхователем для принятия решения территориальным органом Фонда социального страхования Российской Федерации о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 N 951н (далее — Перечень)).
Плательщики страховых взносов, которые применяют тарифы страховых взносов в размере 0% в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, также представляют копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию (п. 3 Перечня).
Вместе с тем представлять при обращении за выделением средств копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходов страхователя на выплату страхового обеспечения, рекомендуется всем страхователям, поскольку данные документы необходимы для оценки правомерности данных расходов.
Обязанностью Фонда как страховщика является осуществление контроля за соблюдением страхователями законодательства Российской Федерации об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством при назначении, исчислении и выплате страхового обеспечения застрахованным лицам (пп. 4 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» (далее — Федеральный закон N 165-ФЗ), п. 5 ч. 2 ст. 4.2 Закона N 255-ФЗ, абз. 9 п. 25 Положения о Фонде социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 12.02.1994 N 101).
Такой контроль осуществляется территориальными органами Фонда посредством проведения камеральных и выездных проверок в порядке, аналогичном порядку, установленному Законом N 125-ФЗ (ч. 1 ст. 4.7 Закона N 255-ФЗ).
При рассмотрении обращения страхователя о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения территориальный орган Фонда также вправе провести проверку правильности и обоснованности расходов страхователя на выплату страхового обеспечения, в том числе выездную проверку, а также затребовать от страхователя дополнительные сведения и документы, помимо предусмотренных Перечнем (пп. 2 п. 1 ст. 11 Федерального закона N 165-ФЗ, ч. 4 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ).
За территориальными органами Фонда при проведении проверки закреплено право:
— требовать и получать от страхователей необходимые документы и объяснения по вопросам, возникающим в ходе проверок;
— запрашивать у страхователей документы, связанные с расходами на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам, в том числе при выделении страхователю средств на указанные расходы сверх начисленных страховых взносов;
— не принимать к зачету расходы на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам, произведенные страхователем с нарушением законодательства Российской Федерации об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, не подтвержденные документами, произведенные на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка документов (п. п. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 4.2 Закона N 255-ФЗ).
Истребование документов при проведении проверки осуществляется в порядке, предусмотренном ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ.
В свою очередь, страхователи обязаны предъявлять для проверки в территориальные органы страховщика документы, связанные с расходами на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам (пп. 5 п. 2 ст. 12 Закона N 165-ФЗ, п. 6 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ).
Частями 1, 3, 4 ст. 7 Закона N 255-ФЗ предусмотрен учет страхового стажа работника при определении размера пособия по временной нетрудоспособности, а именно:
1) застрахованному лицу, имеющему страховой стаж 8 и более лет, — 100% среднего заработка;
2) застрахованному лицу, имеющему страховой стаж от 5 до 8 лет, — 80% среднего заработка;
3) застрахованному лицу, имеющему страховой стаж до 5 лет, — 60% среднего заработка.
В зависимости от имеющегося на дату наступления страхового случая страхового стажа определяется также размер пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам в случаях, предусмотренных ч. 6 ст. 7 и ч. 3 ст. 11 Закона N 255-ФЗ (когда застрахованному лицу, имеющему страховой стаж менее шести месяцев, соответствующие пособие выплачивается в размере, не превышающем за полный календарный месяц минимального размера оплаты труда).
В страховой стаж для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам включаются, в частности, периоды работы застрахованного лица по трудовому договору (ч. 1 ст. 16 Закона N 255-ФЗ).
Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца (п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (далее — Правила)).
При отсутствии трудовой книжки, в случае когда трудовая книжка не ведется, периоды работы по трудовому договору подтверждаются документами, поименованными в п. п. 8, 9 Правил.
Наличие периода работы по трудовому договору до 1 января 2007 г. в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях в целях сохранения ранее приобретенных прав на получение пособия по временной нетрудоспособности в размере 100% среднего заработка (ст. 17 Закона N 255-ФЗ) также подтверждается трудовой книжкой работника.
В связи с этим в качестве правоустанавливающих документов, представляемых работником для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, в ч. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ указаны документы, подтверждающие страховой стаж.
Учитывая изложенное, территориальные органы Фонда вправе запрашивать у страхователей копии трудовых книжек работников в качестве документов, подтверждающих правильность и обоснованность расходов страхователя на выплату страхового обеспечения, в том числе при выделении страхователю средств на указанные расходы сверх начисленных страховых взносов.
Факт увольнения работников, которым назначено и выплачено пособие по временной нетрудоспособности в проверяемом периоде либо в отношении страхового обеспечения которых страхователь обращается за выделением средств, не влияет на обязанность страхователя подтвердить правомерность произведенных расходов посредством представления копии трудовой книжки либо иного документа, предусмотренного Правилами.
В случае непредставления в соответствии с законодательством Российской Федерации об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством либо отказа от представления в территориальные органы Фонда или их должностным лицам оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления контроля за правильностью назначения, исчисления и выплаты страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде должностные лица страхователя подлежат привлечению к административной ответственности в виде наложения административного штрафа в размере от 300 до 500 руб. (ч. 4 ст. 15.33 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Указанная административная ответственность не применяется к гражданам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
Имеется судебная практика, когда суды признают правомерность подтверждения расходов страхователя на выплату пособий работникам, на момент проведения проверки уволенным и трудовые книжки которых либо их копии у страхователя отсутствуют, иными документами (Постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 24.12.2018 N Ф02-5958/2018 по делу N А19-2646/2018, от 05.07.2017 N Ф02-3336/2017 по делу N А19-20943/2016, Определение Верховного Суда РФ от 08.11.2017 N 302-КГ17-16190).
Вместе с тем указанные судебные акты вынесены с учетом конкретных обстоятельств каждого дела.
Н.Н. Пирогова
Государственное учреждение —
региональное отделение
Фонда социального страхования
Российской Федерации
по Республике Карелия
12.07.2019
