Вопрос: Организация заключила договор со службой такси для служебных поездок работников. Оплата услуг установлена в фиксированном размере и не зависит от количества поездок работников. Оплата производится в конце месяца в безналичной форме. Надо ли подтверждать цель поездки работников для целей учета стоимости проезда в расходах по налогу на прибыль? Каким документом можно ее подтвердить?
Ответ: Для целей учета в расходах по налогу на прибыль стоимости проезда служебных поездок работников на такси должна быть подтверждена цель поездки, которая может быть оговорена в договоре фрахтования. Подтверждением цели поездки также могут служить акты оказанных услуг, локальный акт с перечнем работников, которым разрешены поездки на такси, и журнал, в который работники будут записывать места поездок.
Обоснование: Налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Налогового кодекса РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (п. 26 ст. 270 НК РФ).
Организация вправе отнести в состав расходов затраты, связанные с перевозкой работников службами такси, если данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (Письмо Минфина России от 27.11.2015 N 03-03-06/1/69181).
В случае если организация в качестве служебного транспорта использует услуги такси, то затраты организации, связанные с перевозкой в служебных целях работников службами такси, могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций при выполнении требований ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина России от 20.10.2017 N 03-03-06/1/68839).
На основании изложенного нужны не только документы, подтверждающие оплату поездок, но и направленность произведенных расходов на получение дохода, то есть еще необходимо доказать их цели.
Законодательством о налогах и сборах не установлены требования к оформлению документов, способов подтверждения направленности понесенных расходов на получение доходов.
По договору фрахтования (чартер) одна сторона (фрахтовщик) обязуется предоставить другой стороне (фрахтователю) за плату всю или часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозки грузов, пассажиров и багажа.
Порядок заключения договора фрахтования, а также форма указанного договора устанавливаются транспортными уставами, кодексами и иными законами (ст. 787 Гражданского кодекса РФ).
Отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом, общие условия перевозок пассажиров и багажа легковыми автомобилями регулируются Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Закон N 259-ФЗ).
Перевозка пассажиров и багажа по заказу осуществляется транспортным средством, предоставленным на основании договора фрахтования, заключенного в письменной форме (ч. 1 ст. 27 Закона N 259-ФЗ).
Договор фрахтования должен включать в себя:
— маршрут и место подачи транспортного средства;
— определенный или неопределенный круг лиц, для перевозки которых предоставляется транспортное средство (ч. 2 ст. 27 Закона N 259-ФЗ).
Договор фрахтования может включать в себя иные не указанные в ч. 2 ст. 27 Закона N 259-ФЗ условия (ч. 3 ст. 27 Закона N 259-ФЗ).
В случае если договором фрахтования, указанным в ч. 1 ст. 27 Закона N 259-ФЗ, предусматривается предоставление транспортных средств для перевозки неопределенного круга лиц, взимание платы с указанных лиц не допускается (ч. 5 ст. 27 Закона N 259-ФЗ).
Таким образом, цель поездки работников на такси может указываться в договоре.
Так, цели и маршруты поездок могут подтверждать акты выполненных работ (оказанных услуг). Так, суды установили, что при исполнении договоров об оказании транспортных услуг сторонами составлялись акты приемки услуг, в которых фиксировались выполненные транспортные услуги за месяц.
Суды также установили, что в подтверждение реальности оказания транспортных услуг обществом представлены квитанции по согласованной с перевозчиками форме. Квитанции содержат номер и дату документа, наименование поставщика и покупателя услуги, наименование услуги, количество мест, маршрут поездки, стоимость поездки, подписи ответственных лиц от поставщика и покупателя, поэтому пришли к выводу о том, что понесенные расходы имеют непосредственное отношение к производственной деятельности, являются экономически обоснованными и документально подтвержденными (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.12.2013 по делу N А13-6206/2012).
Договоры об оказании транспортного обслуживания, выписки из регистра по учету расходов, счета-фактуры, платежные поручения, акты, подтверждающие оказанные услуги, с приложением, расшифровкой фамилий пассажиров, направлением, временем, датой и протяженностью поездки послужили доказательством направленности транспортных расходов на осуществление финансово-хозяйственной деятельности организации (Постановление ФАС Московского округа от 08.07.2009 N КА-А41/6115-09).
Также рекомендуем издать приказ или локальный акт с указанием перечня работников, которым разрешены поездки на такси. В нем же следует указать причины использования такси, маршруты поездок и другое. Пригодится также журнал, в который работники будут записывать места поездок.
И.В. Просеков
Советник государственной
гражданской службы РФ
2 класса
17.07.2019
