Вопрос: ИП оказывает ООО консультационные услуги, при этом ООО по договору предоставляет ИП для исполнения обязанностей автомобиль, принадлежащий ООО. Обязано ли ООО в целях подтверждения расходов на ГСМ по налогу на прибыль оформлять путевой лист? Если да, то кто должен его оформлять — ИП или ООО?
Ответ: Путевые листы целесообразно оформлять индивидуальному предпринимателю, при этом они обязательны к оформлению при использовании автомобиля для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа.
Если путевые листы не оформляются, то расходы на ГСМ в организации можно подтвердить иными документами.
Обоснование: Путевой лист — это документ, служащий для учета и контроля работы ТС и водителя (ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав автомобильного транспорта)).
При этом запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ст. 6 Устава автомобильного транспорта).
Во исполнение ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее — Приказ) утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (далее — Обязательные реквизиты и порядок).
Указанные Обязательные реквизиты и порядок обязательны для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций.
Налогоплательщики, на которых положения Приказа не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли (Письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@).
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п. 9 Обязательных реквизитов и порядка).
Поэтому если индивидуальный предприниматель использует автомобиль для перевозок пассажиров и багажа, грузов, то необходимо оформлять путевой лист, в ином случае такой обязанности не возникает.
По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации установить сторону, которая будет оформлять путевой лист (индивидуальный предприниматель или ООО), можно в договоре, упомянутом в вопросе консультации, но целесообразно, если путевые листы будут оформляться индивидуальным предпринимателем.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ в целях налогообложения прибыли организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Стоимость ГСМ включается в состав материальных расходов на основании пп. 2, 5 п. 1 ст. 254 НК РФ или в состав прочих расходов согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Напомним, что, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ). В данной ситуации исходим из того, что организация учитывает расходы на ГСМ в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ, поскольку автомобиль передан в рамках договора ГПХ.
Как указано выше, путевые листы целесообразно оформлять индивидуальному предпринимателю. Данные путевые листы необходимы для целей возмещения расходов предпринимателя по договору и соответствующего отражения затрат в налогооблагаемой базе по налогу на прибыль ООО.
Если индивидуальный предприниматель не перевозит грузы, не перемещает иных лиц, кроме самого себя, и не оформляет путевые листы, то расходы на ГСМ в организации можно подтвердить иными документами. В данном случае в договоре ГПХ можно прописать порядок оформления иных документов и порядок передачи указанных документов организации.
Организация вправе для целей налога на прибыль использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ (Письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161). В частности, для определения компенсации индивидуальному предпринимателю в части расходов на ГСМ возможно использовать самостоятельно разработанный документ (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») либо документ, составленный на основе данных системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путь.
Н.Н. Тактаров
Советник государственной
гражданской службы РФ
3 класса
30.07.2019
