Вопрос: Возможно ли закрепить в коллективном или трудовом договоре порядок ознакомления работников с ЛНА какими-либо электронными способами (без использования квалифицированной электронной подписи)?
Ответ: Подобный порядок в Трудовом кодексе РФ не предусмотрен, работники должны быть ознакомлены с локальными актами под подпись. Однако судебная практика допускает порядок ознакомления работников с ЛНА электронными способами, если это будет предусмотрено трудовым договором, коллективным договором либо локальным актом.
Обоснование: Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, который равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми локальными нормативными актами, принимаемыми в организации и непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
При поступлении или назначении на должность работник должен быть ознакомлен под подпись со своими должностными обязанностями и полномочиями. Работодатель при приеме на работу работника обязан получить на документах его подпись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ), удостоверяющую его ознакомление в том числе и с должностными обязанностями.
Для дистанционных работников законодательство прямо предусматривает ознакомление с ЛНА путем обмена электронными документами (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).
Таким образом, в общем случае трудовое законодательство предусматривает именно ознакомление работника с ЛНА под подпись, направления текста ЛНА работнику недостаточно.
При этом существует практика ознакомления работников с локальными актами в электронном виде.
Единообразной судебной практики по вопросу ознакомления работников с локальными актами в электронном виде в настоящее время не сложилось.
Приведем несколько примеров из судебной практики.
Так, работник считается надлежащим образом ознакомленным с документом, переданным по корпоративной электронной почте, если с порядком использования корпоративной почты он был ознакомлен под подпись (Определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 по делу N 33-1126).
Ознакомление работников с ЛНА, размещенными в корпоративной системе хранения данных, суды в ряде случаев признают законным. При этом важное значение имеет тот факт, что работодателем был закреплен порядок ознакомления с ЛНА в трудовом договоре или в другом документе (например, в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка), с которыми ранее работник был ознакомлен под подпись. Так, в ПВТР, с которыми работник был ознакомлен под подпись, содержался пункт, в соответствии с которым работники обязаны регулярно знакомиться с обновлениями внутренних приказов, политик, правил, размещенных в электронной базе и на интернет-портале. Суд признал такой порядок доведения до сведения работников информации, касающейся выполнения ими трудовых обязанностей, надлежащим (Апелляционное определение Московского городского суда от 02.02.2018 по делу N 33-633/2018).
Также, если работодатель применяет в работе СЭД, то ознакомление работников с ЛНА в данной системе в полной мере соответствует требованиям закона. Впоследствии работники не вправе ссылаться на факт неознакомления с ЛНА (Апелляционное определение Омского областного суда от 24.07.2013 по делу N 33-4740/2013, Определение Московского городского суда от 14.11.2013 N 4г/5-10692/13). Для подтверждения своей позиции работодателю следует представить документ, подтверждающий введение соответствующей СЭД и описывающий порядок работы с ней.
В любом случае, чтобы легализовать в организации вопросы ознакомления с ЛНА путем обмена электронными документами или использования электронных сервисов, указанные положения должны быть включены в трудовые договоры либо коллективный договор или локальный нормативный акт.
Вместе с тем существует также позиция суда, что обязанность по ознакомлению не исполнена в случае, если документы были направлены по электронной почте. Так, суд признал нарушенным порядок ознакомления с документами, поскольку работодатель не доказал факт ознакомления с ЛНА работника под подпись и работник был ознакомлен с документами по электронной почте (Определение Московского городского суда от 28.03.2011 по делу N 33-8257).
И.А. Васильев
Советник государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Государственная инспекция труда
в Челябинской обл.
02.08.2019
