Вопрос: Работник представил первичные документы о пользовании услугами такси в заграничной командировке (кассовые чеки и квитанции). Какие условия должны быть соблюдены, чтобы эти суммы не облагались НДФЛ и страховыми взносами?
Ответ: Расходы работника на проезд в такси во время нахождения в заграничной командировке должны быть связаны с трудовой деятельностью, совершены с разрешения (ведома) работодателя, их возмещение должно быть предусмотрено в коллективном договоре (локальном акте) и они должны быть документально подтверждены.
Обоснование: В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд, на наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации, если иное не предусмотрено нормативно (ч. 1, 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ).
При направлении работников в командировку работодатель должен выдать им аванс на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)).
Страховые взносы
Объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в ст. 422 Налогового кодекса РФ (пп. 1 п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421 НК РФ).
При оплате плательщиками расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы на наем жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, взносы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, взносы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Также не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Следовательно, расходы на проезд в такси в заграничной командировке не облагаются страховыми взносами, если такие расходы произведены с разрешения либо ведома работодателя (их возмещение предусмотрено ЛНА), а также если они документально подтверждены.
НДФЛ
Согласно ст. 209 НК РФ объектом обложения НДФЛ является доход налогоплательщика.
По общему правилу доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ).
Если работник осуществляет расходы в командировке в интересах организации, то экономической выгоды он не получает.
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в размере не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы на наем жилого помещения, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, получение виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Кроме того, не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Суммы возмещения организацией командировочных расходов, в том числе расходов работника на оплату проезда, относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением работниками трудовых обязанностей.
При этом законодательство не устанавливает ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для разрешения служебных вопросов во время командировок.
Следовательно, расходы на проезд в такси в заграничной командировке не облагаются НДФЛ, если такие расходы произведены с ведома работодателя и их возмещение предусмотрено ЛНА, а также если они документально подтверждены.
Исходя из изложенного суммы возмещения организацией расходов на проезд в такси для поездок работников во время заграничной командировки относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей, и освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами (п. 3 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
При этом следует отметить, что в целях освобождения от обложения НДФЛ и страховыми взносами вышеуказанных сумм законодательство предусматривает необходимость представления работником соответствующих подтверждающих расходы документов.
В случае если возмещение таких расходов не предусмотрено ЛНА организации и (или) отсутствуют подтверждающие документы, суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.
В случае нахождения работника в заграничной командировке документы, позволяющие подтвердить использование работником такси для поездок, осуществляемых в служебных целях, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Следует учесть, что перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, которые обладают специальными знаниями и на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей.
А.С. Островская
Советник государственной
гражданской службы РФ
2 класса
12.09.2019
