Вопрос: Организация имеет большой парк транспортных средств, на которых периодически осуществляются поездки в рамках одного города. Можно ли учесть расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль по путевым листам, в графах «Место отправления» и «Место назначения» которых указан только один населенный пункт, совпадающий в обеих графах? Где отражать информацию о маршруте, если в отведенных графах не хватает места?
Ответ: Указание маршрута следования автомобиля не входит в перечень обязательных реквизитов путевого листа. Поэтому неполное заполнение данного реквизита, по нашему мнению, не может послужить основанием для отказа в учете расходов на ГСМ в целях налога на прибыль. Также не является основанием для отказа в учете расходов указание в качестве места отправления и места назначения одного населенного пункта. Однако во избежание претензий со стороны налоговых органов в графах путевого листа рекомендуется указывать полную информацию, которая сможет достоверно обосновать подтвержденные расходы. В случае если в графах путевого листа недостаточно места для отражения маршрута следования, возможно внести необходимую информацию в приложение к путевому листу.
Обоснование: Расходы на содержание служебного транспорта учитываются на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.
Для возможности отражения расходов при исчислении налога на прибыль должны быть соблюдены требования ст. 252 НК РФ: экономическая обоснованность и документальное подтверждение. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152. При этом указание маршрута следования автомобиля не входит в перечень обязательных реквизитов путевого листа, но данный реквизит может быть предусмотрен формой путевого листа, применяемой в организации.
До вступления в силу Приказа Минтранса России N 152 налоговые органы и Минфин России указывали, что самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать также информацию о месте следования автомобиля (см., например, Письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).
Как следовало из разъяснений, путевой лист является первичным документом и в случае его некорректного заполнения расходы не будут документально подтверждены, поэтому в расходах по налогу на прибыль учитываться не смогут. Однако арбитражная практика показывает, что отсутствие полной информации в путевых листах (маршрута следования автомобиля) не является причиной для признания расходов на содержание автотранспорта экономически необоснованными (например, Постановление ФАС Московского округа от 29.02.2012 по делу N А40-63465/11-116-182).
В случае если информация о маршруте не помещается в отведенных графах, то можно использовать приложение на отдельном листе и заполнять необходимую информацию о маршрутах с указанием реквизитов самого путевого листа.
В связи с этим во избежание споров с налоговыми органами следует корректно оформлять путевой лист. Также отмечаем, что ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обусловливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль (см. Письмо Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547 (направлено Письмом ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@)).
Е.А.Артамонова
Группа компаний
«Аналитический Центр»
04.11.2015
