Главная » Правовая база » Вопрос-ответ официально » Вправе ли ООО возместить работнику затраты, понесенные на покупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей для нужд организации, наличными по РКО, если работник расплачивался за товары банковской картой?
20.10.2020

Вправе ли ООО возместить работнику затраты, понесенные на покупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей для нужд организации, наличными по РКО, если работник расплачивался за товары банковской картой?

Вопрос: Работник ООО купил для нужд организации канцелярские и хозяйственные товары и представил в бухгалтерию организации утвержденный авансовый отчет. Однако фактически он потратил больше денежных средств, чем ему было выдано, расплатившись за некоторые товары своей зарплатной банковской картой, в связи с чем ему возмещается перерасход наличными денежными средствами по РКО. Имеется ли в данной ситуации нарушение кассовой дисциплины, если работник расплачивается банковской картой, а получает наличность?
 
Ответ: Затраты работника, произведенные для нужд организации сверх выданной подотчетной суммы с его зарплатной банковской карты, могут быть возмещены путем выдачи наличных денежных средств из кассы организации.
 
Обоснование: В соответствии с п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение о порядке ведения кассовых операций), подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
В рассматриваемой ситуации работник фактически потратил больше денежных средств, чем ему было выдано, использовав собственные деньги (расплатился из денежных средств, перечисленных ему в качестве зарплаты).
Статьей 188 Трудового кодекса РФ предусмотрено возмещение расходов при использовании личного имущества работника.
Согласно нормам п. 4.1 Положения о порядке ведения кассовых операций выдача наличных денег проводится юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем с оформлением расходно-кассового ордера.
При этом, на наш взгляд, не имеет значения, каким образом работником были понесены расходы для нужд организации: в виде оплаты наличными или расчетов с использованием банковской карты.
Следует обратить внимание на Письмо Минфина России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013, согласно которому возможно перечисление средств на банковские счета физических лиц — работников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках зарплатных проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации работникам документально подтвержденных расходов.
Отмечаем, что ни данное Письмо, ни Положение о порядке ведения кассовых операций не содержат запрета на компенсацию наличными деньгами по РКО документально подтвержденных расходов, осуществленных посредством зарплатной карты.
Таким образом, перерасход денежных средств на нужды организации, осуществленный работником из собственных средств с использованием зарплатной карты, может быть компенсирован организацией путем выдачи наличных средств из кассы.
 
А.А.Прохоров
Консалтинговая группа
«ЭККАУНТИНГ-СЕРВИС»
28.02.2014