Вопрос: Трудовая книжка работника пришла в негодность, обгорев при пожаре в отделе кадров. Работнику оформили дубликат трудовой книжки. Как работодателю поступить с испорченным оригиналом трудовой книжки? Нужно ли его хранить? Если да, то сколько? Нужно ли отдавать оригинал работнику? Если да, то после оформления дубликата или при увольнении?
Ответ: Если трудовая книжка работника пришла в негодность, обгорев при пожаре в отделе кадров, и работнику оформили дубликат трудовой книжки, то испорченный оригинал трудовой книжки с записью о выдаче дубликата выдается работнику под роспись либо, если работник его не забрал, хранится у работодателя до востребования. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 75 лет.
Обоснование: В соответствии с п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), если трудовая книжка пришла в негодность, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи. Пришедшая в негодность трудовая книжка оформляется в установленном порядке (делается запись о выдаче дубликата, регистрируется в книге учета движения) и возвращается ее владельцу.
При оформлении дубликата, из-за того что трудовая книжка пришла в негодность, на титульном листе трудовой книжки делается запись о выдаче дубликата с указанием серии и номера выданного дубликата (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).
В соответствии с п. 41 Правил трудовая книжка должна быть зарегистрирована в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников.
Если основная трудовая книжка пришла в негодность и возвращена работнику (под роспись), то в книгу учета вносятся данные о возврате оригинала и сведения о выданном дубликате.
Если же работник не забрал оригинал трудовой книжки, работодатель хранит его до востребования в соответствии с требованиями к хранению трудовых книжек, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле (п. 43 Правил). В соответствии со ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 75 лет.
За нарушение установленного Правилами порядка ведения и хранения трудовых книжек виновные лица несут административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
И.А.Васильев
Государственная инспекция труда
в Челябинской обл.
22.06.2015
