Вопрос: Какой срок хранения следует установить с целью подтверждения корректного формирования первоначальной стоимости основных средств и расходов на амортизацию в налоговом учете для следующих документов: актов о приемке выполненных работ по форме N КС-2, справок о стоимости выполненных работ и затрат по форме N КС-3, актов приемки законченного строительством объекта по форме N КС-11, товарных накладных по форме N ТОРГ-12 по объектам основных средств, ведомостей начисления амортизации в целях налога на прибыль?
Ответ: Акты о приемке выполненных работ по форме N КС-2, справки о стоимости выполненных работ и затрат по форме N КС-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100), акты приемки законченного строительством объекта по форме N КС-11 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а), товарные накладные по форме N ТОРГ-12 (утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132) по объектам основных средств, по нашему мнению, должны храниться в течение четырех лет после окончания налогового периода, в котором завершено признание расходов в виде сумм начисленной амортизации по соответствующим объектам имущества.
Ведомость начисления амортизации в целях налогообложения должна храниться в течение четырех лет после окончания налогового периода, за который она составлена.
Обоснование: Официальная позиция Минфина России (Письма от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270, от 13.09.2011 N 03-03-06/2/139) заключается в том, что для целей документального подтверждения первоначальной стоимости амортизируемого имущества (и, соответственно, суммы амортизации, уменьшающей налогооблагаемую прибыль) налогоплательщик должен обеспечивать хранение первичных документов, подтверждающих расходы на приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение основного средства до состояния, в котором оно пригодно для использования. Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества).
Судьи при рассмотрении споров о документальном подтверждении расходов в виде сумм начисленной амортизации отмечают, что хозяйственные операции по приобретению, сооружению, изготовлению, доставке основного средства и доведению его до состояния, в котором оно пригодно для использования, подтверждаются товарными и товарно-транспортными накладными, актами выполненных работ (оказанных услуг) и тому подобное, в то время как акты приема-передачи и инвентарные карточки подтверждают лишь приемку-передачу основных средств (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 25.02.2013 по делу N А40-114401/12 (оставлено в силе Постановлением ФАС Московского округа от 01.10.2013, Определением ВАС РФ от 29.10.2013 N ВАС-14828/2013 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)). Судьи отмечают, что налоговые органы вправе запрашивать документы, подтверждающие сумму расходов на приобретение, сооружение, изготовление, доставку основного средства и доведение его до состояния, в котором оно пригодно для использования, то есть подтверждающие формирование первоначальной стоимости основного средства.
Президиум ВАС РФ в Постановлении от 24.07.2012 N 3546/12 указывает, что необоснованным является отражение в налоговой декларации данных об убытках только на основании регистров и аналитических данных без подтверждения этих данных первичными документами. Полагаем, что по аналогии данный подход может быть применен и к декларированию расходов в виде сумм начисленной амортизации.
Учитывая изложенное выше, в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ акты о приемке выполненных работ по форме N КС-2, справки о стоимости выполненных работ и затрат по форме N КС-3, акты приемки законченного строительством объекта по форме N КС-11, товарные накладные по форме N ТОРГ-12 по объектам основных средств, по нашему мнению, должны храниться в течение четырех лет после окончания налогового периода, в котором завершено (в связи с ликвидацией, выбытием или окончанием срока полезного использования) признание расходов в виде сумм начисленной амортизации по данным объектам.
Полагаем, что ведомости начисления амортизации в целях налогообложения, являясь аналитическими регистрами, обобщающими данные первичных документов, должны храниться в течение четырех лет после окончания налогового периода, за который они составлены. Также отмечаем, что ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что срок хранения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета определяется в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. В соответствии со ст. 429 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, документы об определении амортизации основных средств, в том числе ведомости, подлежат постоянному хранению.
Ю.А.Щербенок
ООО «МСАй-Аваль»
07.09.2015
