Главная » Правовая база » Вопрос-ответ официально » Служебные записки являются основанием расходования наличных средств, по окончании месяца служебные записки из кассовой книги извлекаются. Является ли нарушением извлечение служебных записок из книги? К каким документам должны подшиваться служебные записки, где и в течение какого периода храниться?
20.10.2020

Служебные записки являются основанием расходования наличных средств, по окончании месяца служебные записки из кассовой книги извлекаются. Является ли нарушением извлечение служебных записок из книги? К каким документам должны подшиваться служебные записки, где и в течение какого периода храниться?

Вопрос: Служебные записки являются основанием расходования наличных средств, по окончании месяца служебные записки из кассовой книги извлекаются. Является ли нарушением извлечение служебных записок из книги? К каким документам должны подшиваться служебные записки, где и в течение какого периода храниться?
 
Ответ: Извлечение заявлений подотчетных лиц (служебных записок) из кассовой книги не может рассматриваться как нарушение требований Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) (далее — Положение). Однако такие служебные записки должны храниться в течение 5 лет, следующих за годом окончания их делопроизводством (отчетного года).
 
Обоснование: Согласно п. 1.8 Положения кассовые операции, проводимые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (кассовыми документами).
В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости 0301009, платежные ведомости 0301011, заявления, счета, другие документы) (п. 2.1 Положения).
В соответствии с п. 4.4 Положения для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Согласно п. 1.9 Положения юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обеспечивают наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
Кроме того, согласно ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.
Как установлено ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (далее — Перечень). Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Действие Приказа Минкультуры России N 558 распространяется в том числе на коммерческие организации, не подведомственные Минкультуры России (Решение ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11).
В п. 362 подразделе 4.1 разд. 4 Перечня, содержащего сведения о документах бухгалтерского учета и отчетности, перечислены документы, подлежащие хранению на предприятии в течение 5 лет. К ним относятся: первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и другое).
Исчисление сроков хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 Перечня).
Таким образом, можно прийти к выводу, что расходные кассовые ордера с приложенными к ним заявлениями подотчетных лиц (служебными записками) должны храниться в течение 5 лет, следующих за годом окончания их делопроизводством (отчетного года).
Порядок хранения кассовых документов и других документов, оформленных при ведении кассовых операций, Положением не регламентирован, поэтому извлечение заявлений подотчетных лиц (служебных записок) из кассовой книги не может рассматриваться как нарушение требований Положения. Иными словами, порядок хранения заявлений на выдачу наличных средств из кассы организация определяет самостоятельно.
 
О.Ю.Поздеев
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
18.03.2014