Вопрос: Новый начальник отдела кадров обнаружил, что в организации книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется по неустановленной форме. Какова процедура замены данной книги? Какова форма записи или акта о закрытии книги неправильной формы?
Ответ: Закрытие действующей книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должно осуществляться следующим образом: после последней записи в ней необходимо указать о закрытии книги и его причине. Также необходимо указать общее количество имеющихся в ней трудовых книжек работников и вкладышей в них.
Кроме того, книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила)).
При этом закрытая книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не подлежит уничтожению.
Обоснование: В соответствии с п. 40 Правил с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся:
— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 установлена форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Действующими нормативно-правовыми актами не урегулирована ситуации закрытия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в связи с ее неправильной формой, хотя очевидно, что применяться с даты вступления в силу Постановления Минтруда России N 69 должна именно книга утвержденной им формы.
В соответствии с общими правилами делопроизводства представляется, что закрытие действующей книги должно осуществляться следующим образом: после последней записи в ней необходимо указать о закрытии книги и его причине. Также необходимо указать общее количество имеющихся в ней трудовых книжек работников и вкладышей в них.
Кроме того, книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил).
При этом закрытая книга учета движения трудовых книжек и вкладышей не подлежит уничтожению.
А.А.Воронцова
Группа компаний
«Аналитический Центр»
02.10.2015
