Питание сотрудников: когда и как нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы

Оплату питания сотрудников, произведенную учреждением – работодателем, Налоговый кодекс относит к доходам, полученным физлицом в натуральной форме и учитываемым при определении налоговой базы по НДФЛ.

Однако если компенсация стоимости питания установлена законом или решением местных властей, то она не облагается НДФЛ. А вот если бесплатное питание работников учреждение организует за счет собственных средств на основании своего локального акта, а не в соответствии с законодательством, то удержать НДФЛ придется.

Аналогичный подход и к начислению страховых взносов: все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, в том числе связанные с оплатой питания, освобождаются от обложения взносами, а те выплаты, что учреждение установило самостоятельно, нужно включить в облагаемую базу.

Специалисты Минфина России отмечают, что уплата НДФЛ не является расходами учреждения, поскольку оно в этом случае выступает в роли налогового агента (Письмо Минфина России от 30 декабря 2020 г. № 02-08-10/116609). Перечисление НДФЛ учреждением – налоговым агентом по своей экономической сути входит в расходы по оплате труда работников, и, соответственно, подлежит отражению по КВР 111 и КОСГУ 211. Страховые взносы отражаем в обычном порядке – по КВР 119 в увязке в КОСГУ 213.

И если учреждение оплачивает питание сотрудников на основании своего локального акта, то в учете начисление и перечисление НДФЛ и страховых взносов будет отражено так: