Для организаций молочного производства наряду с общими первичными документами есть специальные отраслевые. Их формы приведены в Альбоме форм первичной учетной документации, утвержденном Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и.
Типовые формы – рекомендуемые, то есть необязательные. Вы можете использовать все эти бланки, или только их часть, или вовсе не использовать. Вы также вправе изменить или дополнить эти бланки в зависимости от конкретных направлений вашей деятельности.
Выбранный порядок документооборота закрепите как приложение к учетной политике организации.
Работу склада и основных цехов молочной промышленности зачастую организуют побригадно (посменно). Учет рабочего времени и выработки каждой бригады оформляют документами, которые приведены в таблице ниже. Большинство из них бухгалтер не заполняет.
Но поскольку по этим документам вы начисляете оплату труда и надбавок, требуйте бумаги у ответственных сотрудников структурных подразделений.
| Название документа | Форма документа | Для чего оформляют | Кто заполняет | Основание |
| Список лиц, работавших сверхурочно | Т-15 мол | Учесть время, отработанное сверхурочно, и начислить доплаты за сверхурочные работы. Заполняют в одном экземпляре | Мастер бригады или другое лицо, ответственное за учет рабочего времени | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Наряд на сдельные работы | Т-41 мол Т-41а мол | Оформить задание на сдельные работы, выполняемые бригадой или отдельным рабочим-сдельщиком. Это основной документ для учета объема выполненных работ, затрат труда и суммы заработной платы, начисляемой бригаде или отдельному рабочему. Заполняют в одном экземпляре | Мастер бригады или другое лицо, ответственное за учет рабочего времени | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Ведомость учета выполненных работ и затрат труда | 8 мол | Учесть выработку бригады (смены) и затраты труда за месяц. Начислить бригаде зарплату за выполненные работы Заполняют в двух экземплярах. Один экземпляр передают в бухгалтерию, а второй – начальнику цеха | Мастер бригады или другое лицо, ответственное за учет рабочего времени | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Карточка-справка | Т-54 мол | Это регистр аналитического учета для расчетов с персоналом. Ее открывают на каждого сотрудника | Бухгалтер по учету зарплаты | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
При поступлении сырья и материалов (молока, сахара, заквасок, ферментов, пробиотиков и т. п.) в организацию составьте приходный ордер в одном экземпляре по форме, которая утверждена руководителем.
Документ составьте независимо от того, о каких именно материалах идет речь: покупных или полученных от заказчика в рамках договора подряда. В последнем случае в унифицированную или разработанную самостоятельно форму добавьте строку, в которой можно будет указать, что в работу поступили материалы заказчика.
Приходный ордер, как правило, оформляет кладовщик или другое материально ответственное лицо склада.
Если при приемке сырья или материалов выявили расхождения (по количеству, качеству, ассортименту и т. п.), приходный ордер не составляйте. В этом случае принимать материалы должна специальная комиссия. Как правило, в нее входят заведующий складом, представитель отправителя (поставщика), кладовщик (материально ответственное лицо) и менеджер по закупкам. Состав комиссии утверждает директор приказом.
Члены комиссии подпишут акт, например, по форме № М-7 (либо по самостоятельно разработанной организацией форме).
Такой порядок предусмотрен абзацами 6–8 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
Оприходовав материалы на склад, кладовщик (другое материально ответственное лицо) фиксирует их в документе складского учета, например в карточке количественно-стоимостного учета (форма № ТОРГ-28).
Когда поступает молоко и молокопродукты, помимо общих можно оформить и специальные отраслевые документы. Главный бухгалтер должен проконтролировать, чтобы первичные документы были составлены правильно и своевременно.
| Название документа | Форма документа | Для чего оформляют | Кто заполняет | Основание |
| Накладная на приемку молока и молочных продуктов | 3м-1 мол | Учесть поступление молока и молочных продуктов от сельскохозяйственных организаций. Выписывают в двух экземплярах: первый – передают поставщику, второй – в бухгалтерию организации | Мастер цеха или кладовщик организации молочного производства | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Накладная на приемку молочной продукции | 3м-2 мол | Учесть молочную продукцию (масло, сыр и др.), которую приняли от индивидуальных сдатчиков (как правило, от населения). Заполняют в двух экземплярах: один – выдается сдатчику, второй – остается в организации молочного производства | Мастер цеха или кладовщик организации молочного производства | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Накладная на приемку молока и молочных продуктов | 3м-3 мол | Принять и оприходовать сырье при самовывозе или когда молоко (молочные продукты) доставляет не поставщик, а транспортная организация. Заполняют в трех экземплярах: первый передают приемному отделению молочного завода, второй – поставщику, третий – прикладывают к путевому листу водителя | Водитель транспортной компании (или организации молочного производства) | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Реестр документов на поступление молока и молочных продуктов | Зм-4 мол, Зм-4а мол, Зм-4б мол, Зм-4в мол | Это накопительный документ. Он служит для ежедневного подсчета: – принятого за день количества молока и молочных продуктов (по цеху); – возвращенных сдатчикам обезжиренного молока, пахты и сыворотки (по сепараторному отделению). В цехе составляют в одном экземпляре. В сепараторном отделении – в двух (один направляют в бухгалтерию, второй остается в отделении) | Мастер цеха и мастер сепараторного отделения | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Накопительная ведомость приемки молока и молочных продуктов | Зм-5 мол, Зм-5а мол | Это накопительный регистр для учета заготовок молока и молочных продуктов. Заполняют, как правило, два раза в месяц – за первую и вторую половину месяца | Бухгалтер | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Приемно-расчетная ведомость на молоко, закупленное у граждан | Зм-6 мол | Оформить приемку молока у населения и вести расчеты с ним. Ведут в одном экземпляре в течение 15 дней. Затем сдают в бухгалтерию. После чего оформляют новую ведомость | Мастер цеха или кладовщик организации молочного производства | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Расчетная книжка на молоко и молочные продукты, закупленные у граждан | Зм-7 мол | Ее выдают сдатчику. Здесь записывают: – каждую сдачу молока и количество возвращенного обезжиренного молока (при наличии); – сумму, причитающуюся гражданину (один раз в 15 дней на основании ведомости) | Мастер цеха или кладовщик организации молочного производства | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Накопительная ведомость приемки молока, молочных продуктов и тары от предприятий своей системы | Зм-8 мол | Это накопительный регистр для учета поступления молока, молочных продуктов и тары от поставщиков. Ведет бухгалтерия на основании товарно-транспортных накладных | Бухгалтер | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Марка на сыр натуральный, поступивший на завод плавленых сыров | П-12 мол | Учесть сыры, которые поступили на молокозавод для плавления. Заполняют на партию сыра при поступлении | Мастер цеха или кладовщик организации молочного производства | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
Бывает, что в сопроводительных документах поставщика фигурируют более крупные или, наоборот, более мелкие единицы измерения материалов, чем приняты в организации молочного производства. К примеру, сыворотка от продавца поступает в литрах, а молокозавод учитывает ее в миллилитрах. В этой ситуации приходовать сырье допустимо по принятой в вашем учете единице измерения, переведя, например, литры в миллилитры.
Другой случай – когда сырье поступает в одной единице измерения, а списываете вы его в производство по другой. Например, сахар поступил в мешках по 10 кг (единица измерения – штука), а отпускаете вы его в производство в килограммах. В таком случае можете оформить акт перевода в другую единицу измерения. Вот шаблон акта.
Аналогичные выводы следуют из пункта 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
В зависимости от особенностей производственного процесса списание сырья и материалов в производство оформите документами, которые приведены в таблице.
При списании молока и сырья в производство вместо общих можно оформить специальные отраслевые документы. Заполняет их кладовщик или другое материально ответственное лицо (к примеру, мастер цеха). А главный бухгалтер должен проконтролировать, чтобы документы составляли правильно и своевременно.
| Название документа | Форма документа | Для чего оформляют | Основание |
| Лимитно-заборная карта | П-10 мол | Учесть отпуск сырья и материалов со склада цехам. Служит оправдательным документом для их списания в производство. Выписывают на одно наименование сырья (материалов). Оформляют в двух экземплярах: один – для цеха-потребителя, второй – для склада. По окончании месяца сдают в бухгалтерию | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Накладная на отпуск сырья со склада | П-9 мол | Оформить разовый отпуск сырья со склада. Заполняют в двух экземплярах. Один экземпляр служит сдающему складу основанием, чтобы списать сырье, а второй – принимающему цеху, чтобы сырье оприходовать. Сдают в бухгалтерию для учета движения сырья | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Рецепт-расчет на приготовление смеси | П-8 мол | Рассчитать количество сырья при получении смеси на партию вырабатываемого продукта (сыра плавленого, мороженого и др.). Составляет мастер в одном экземпляре | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Накопительная ведомость учета расхода сырья | П-16 мол | Это накопительный регистр для учета расхода сырья в разрезе цехов и материально ответственных лиц в течение месяца. Его составляют на основании рапорта о выработке готовой продукции | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
Выпуск готовой молочной продукции оформляют как общими, так и специальными отраслевыми документами. Отраслевые документы составьте дополнительно к общим.
При передаче готовых молочных изделий из производственного цеха на склад готовой продукции можно оформить накладную на передачу готовой продукции в места хранения. Ее составьте вместо отвеса-накладной. Это может быть как унифицированная форма № МХ-18, так и самостоятельно разработанная организацией форма.
Бывает, что готовые молочные изделия на склад не передают, а сразу отдают в отдел экспедиции для доставки покупателям. В таком случае накладную на передачу готовой продукции в места хранения не оформляйте. Можете сразу оформить товаросопроводительные документы на отгрузку продукции покупателям.
| Название документа | Форма документа | Для чего оформляют | Кто заполняет | Основание |
| Рапорт о выработке готовой продукции | П-1 мол, П-1а мол | Учесть движение сырья, готовой продукции и тары в цехах и других подразделениях молокозавода за день. В организациях, где готовая продукция ежедневно не вырабатывается, рапорт можно составлять один раз в несколько дней (2–5) | Мастер цеха (старший мастер). Проверяют – экономист и бухгалтер молокоперерабатывающей организации | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Акт | П-15 мол | Оформить сверхнормативные потери сырья. Составляют в одном экземпляре и прикладывают к рапорту | Мастер цеха | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Отвес-накладная | П-2 мол | Оформить приемку-передачу готовой продукции из цеха в цех или из цеха на склад молочных продуктов. Заполняют в двух экземплярах. Один передают получателю (например, складу). Другой – прикладывают к рапорту | Мастер цеха | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Отвес-накладная (на отгрузку сыра на дозревание) | П-3 мол | Оформить отгрузку сыра на дозревание на маслосыробазы (холодильники, подвалы). Заполняют в двух экземплярах. Один передают получателю (например, холодильному складу). Другой – прикладывают к рапорту | Мастер цеха | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Карточка учета сыра в подвале | П-5 мол | Учесть сыры по партиям, переданным в подвал на дозревание и последующую его отгрузку покупателям | Мастер по уходу за сыром в подвале | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Накопительная ведомость учета выработки готовой продукции | П-17 мол | Это накопительный регистр для учета выработки готовой продукции в разрезе цехов в течение месяца. Составляют на основании рапорта | Мастер цеха | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Сведения о выработке и распределении услуг вспомогательного производства | 3 мол | Учесть выработку и распределение пара, холода, воды, электроэнергии. Оформляют в одном экземпляре и передают в бухгалтерию | Составляет инженер, утверждает главный инженер | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
Реализацию готовых изделий покупателю оформите товаросопроводительным документом (например, товарно-транспортной накладной). Подробнее об этом см. Как документально оформить отгрузку готовой продукции (выполнение работ, оказание услуг).
Вместо товарно-транспортной накладной общей формы можете оформить специализированную отраслевую товарно-транспортную накладную на перевозку молока и молочной продукции (форма № 37 мол).
| Название документа | Форма документа | Для чего оформляют | Кто заполняет | Основание |
| Спецификация | П-4 мол | Это сопроводительный документ при отгрузке молочной продукции транспортом. Заполняют в трех экземплярах. Первый прикладывают к товарно-транспортной накладной, второй – к счету-фактуре, третий – оставляют в организации молочного производства | Кладовщик (экспедитор) или мастер | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Накладная на отправку обезжиренной продукции | П-11 мол | Оформляют, когда организация возвращает поставщикам обезжиренную продукцию – обрат, пахту, сыворотку. Заполняют в трех экземплярах: первый отдают получателю, второй – в бухгалтерию молочного завода, третий оставляют в цехе | Мастер цеха | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Квитанция к товарно-транспортной накладной | П-38а мол | Оформляют, когда молокозавод доставляет продукцию в торговую сеть собственным транспортом. Выписывают в трех экземплярах в дополнение к товарно-транспортной накладной | Кладовщик (экспедитор) или мастер | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
| Реестр документов по реализации готовой продукции | П-13 мол | Это накопительный документ для подсчета количества реализованной продукции. Составляют в одном экземпляре. Итоговые данные реестра переносят в рапорт | Мастер цеха | Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и |
Часто бывает, что у молокозавода есть собственный магазин, который стоит на балансе как структурное подразделение. Туда молокозавод передает готовые молочные изделия или полуфабрикаты собственного производства для продажи в розницу.
Инвентаризацию имущества и обязательств оформите по общим правилам.
Специальный отраслевой документ (акт) предусмотрен для инвентаризации незавершенного производства, остатков сырья и тары (форма № П-14 мол). Его составляет инвентаризационная комиссия, утвержденная приказом руководителя организации.
.
Выдачу и возврат спецодежды отражайте в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты (п. 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).
Передачу возвратных отходов на склад задокументируйте требованием-накладной по форме № М-11 либо по самостоятельно разработанной организацией форме (п. 57, 111 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).
Расчет стоимости оприходованных возвратных отходов оформите бухгалтерской справкой, воспользовавшись образцом.
Продав неиспользованные остатки сырья на сторону, составьте накладную на отпуск материалов на сторону. Можно использовать типовую форму № М-15 или ту, что разработали самостоятельно.
Организация молочного производства может привлечь подрядчика к переработке собственного сырья или полуфабрикатов. Например, передать ему сыр для плавления (изготовления плавленых сыров).
Передачу сырья в переработку оформите накладной по форме № М-15 или по самостоятельно разработанной форме. В документах укажите, что материалы или полуфабрикаты переданы в переработку на сторону.
Если в результате переработки вы получаете новое сырье (к примеру, молочный порошок для изготовления смесей, переработанный из цельного молока), то его поступление задокументируйте приходным ордером по форме № М-4 либо по самостоятельно разработанной форме.
Если же результатом переработки стали готовые молочные изделия (например, плавленые сырки), то их оприходование на склад оформите накладной на передачу готовой продукции в места хранения (по ф. МХ-18 либо по самостоятельно разработанной организацией форме).
Если договор с организацией или предпринимателем предусматривает безналичную оплату, то, как правило, контрагент рассчитывается на основании платежного поручения. Подробнее о порядке оформления безналичных расчетов см. Как произвести, отразить в бухучете и при налогообложении поступление денежных средств на расчетный счет.
Если расчеты ведутся наличными, то ваша организация обязана применять ККТ c выдачей контрагенту кассового чека. При этом необходимо соблюдать лимит расчетов наличными.
