Особенности документооборота в молочном производстве

Андрей Кизимов действительный государственный советник РФ 3-го класса, кандидат экономических наук
Ирина Харчева кандидат экономических наук, доцент, декан факультета экономики и финансов РГАУ-МСХА им. К.А. Тимирязева

Какие формы документов использовать

 

Для организаций молочного производства наряду с общими первичными документами есть специальные отраслевые. Их формы приведены в Альбоме форм первичной учетной документации, утвержденном Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и.

 

Правила заполнения форм изложены:

  • в Методических указаниях, утвержденных письмом Минмясомолпрома СССР от 14 апреля 1981 г. № 1-10-2449;
  •  в Кратких указаниях, утвержденных Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и.

 

Типовые формы – рекомендуемые, то есть необязательные. Вы можете использовать все эти бланки, или только их часть, или вовсе не использовать. Вы также вправе изменить или дополнить эти бланки в зависимости от конкретных направлений вашей деятельности.

 

Советуем ввести рекомендованные формы в документооборот, поскольку в них уже учтены особенности отрасли. В частности, отраслевые документы можно использовать:

  • для учета труда и заработной платы;
  • при заготовках молока и молокопродуктов;
  • при списании сырья и материалов;
  • для учета готовой продукции;
  • для учета реализации продукции;
  • для оформления результатов инвентаризации.

 

Выбранный порядок документооборота закрепите как приложение к учетной политике организации.

 

Какие документы оформить для учета затрат труда

 

Работу склада и основных цехов молочной промышленности зачастую организуют побригадно (посменно). Учет рабочего времени и выработки каждой бригады оформляют документами, которые приведены в таблице ниже. Большинство из них бухгалтер не заполняет.

Но поскольку по этим документам вы начисляете оплату труда и надбавок, требуйте бумаги у ответственных сотрудников структурных подразделений.

Название документа Форма документа Для чего оформляют Кто заполняет Основание
Список лиц, работавших сверхурочно Т-15 мол Учесть время, отработанное сверхурочно, и начислить доплаты за сверхурочные работы.

Заполняют в одном экземпляре

Мастер бригады или другое лицо, ответственное за учет рабочего времени Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Наряд на сдельные работы Т-41 мол

Т-41а мол

Оформить задание на сдельные работы, выполняемые бригадой или отдельным рабочим-сдельщиком. Это основной документ для учета объема выполненных работ, затрат труда и суммы заработной платы, начисляемой бригаде или отдельному рабочему.

Заполняют в одном экземпляре

Мастер бригады или другое лицо, ответственное за учет рабочего времени Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Ведомость учета выполненных работ и затрат труда 8 мол Учесть выработку бригады (смены) и затраты труда за месяц. Начислить бригаде зарплату за выполненные работы

Заполняют в двух экземплярах. Один экземпляр передают в бухгалтерию, а второй – начальнику цеха

Мастер бригады или другое лицо, ответственное за учет рабочего времени Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Карточка-справка Т-54 мол Это регистр аналитического учета для расчетов с персоналом. Ее открывают на каждого сотрудника Бухгалтер по учету зарплаты Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и

Как оформить поступление сырья и материалов

 

Поступление пищевого сырья и материалов оформите:

  • общими документами;
  • дополнительными специальными отраслевыми документами при заготовках молока и молокопродуктов.

 

Общие документы

При поступлении сырья и материалов (молока, сахара, заквасок, ферментов, пробиотиков и т. п.) в организацию составьте приходный ордер в одном экземпляре по форме, которая утверждена руководителем.

 

Это может быть:

  • унифицированная форма № М-4 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);
  • форма, которую вы разработали самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

 

Документ составьте независимо от того, о каких именно материалах идет речь: покупных или полученных от заказчика в рамках договора подряда. В последнем случае в унифицированную или разработанную самостоятельно форму добавьте строку, в которой можно будет указать, что в работу поступили материалы заказчика.

 

Что проверить в приходном ордере

Приходный ордер, как правило, оформляет кладовщик или другое материально ответственное лицо склада. 

 

Когда принимаете материалы к учету, проверьте, чтобы данные приходного ордера (наименование, фактическое количество и ассортимент) совпадали с показателями:

  • накладной по форме М-15 (иной аналогичной форме), если получаете материалы заказчика-организации;
  • товаросопроводительных документов поставщика (например, товарно-транспортной накладной по форме 1-Т или иной аналогичной форме), если получаете пищевое сырье и материалы от организации по договору поставки;
  • закупочного акта по форме ОП-5 или иной аналогичной форме, если приобретаете молоко у населения.

 

Как быть, если выявили расхождения

Если при приемке сырья или материалов выявили расхождения (по количеству, качеству, ассортименту и т. п.), приходный ордер не составляйте. В этом случае принимать материалы должна специальная комиссия. Как правило, в нее входят заведующий складом, представитель отправителя (поставщика), кладовщик (материально ответственное лицо) и менеджер по закупкам. Состав комиссии утверждает директор приказом.

Члены комиссии подпишут акт, например, по форме № М-7 (либо по самостоятельно разработанной организацией форме).

 

Такой порядок предусмотрен абзацами 6–8 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

 

Оприходовав материалы на склад, кладовщик (другое материально ответственное лицо) фиксирует их в документе складского учета, например в карточке количественно-стоимостного учета (форма № ТОРГ-28).

 

Отраслевые документы при заготовках молока и молокопродуктов

Когда поступает молоко и молокопродукты, помимо общих можно оформить и специальные отраслевые документы. Главный бухгалтер должен проконтролировать, чтобы первичные документы были составлены правильно и своевременно. 

Название документа Форма документа Для чего оформляют Кто заполняет Основание
Накладная на приемку молока и молочных продуктов 3м-1 мол Учесть поступление молока и молочных продуктов от сельскохозяйственных организаций.

Выписывают в двух экземплярах: первый – передают поставщику, второй – в бухгалтерию организации

Мастер цеха или кладовщик организации молочного производства Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Накладная на приемку молочной продукции 3м-2 мол Учесть молочную продукцию (масло, сыр и др.), которую приняли от индивидуальных сдатчиков (как правило, от населения).

Заполняют в двух экземплярах: один – выдается сдатчику, второй – остается в организации молочного производства

Мастер цеха или кладовщик организации молочного производства Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Накладная на приемку молока и молочных продуктов 3м-3 мол Принять и оприходовать сырье при самовывозе или когда молоко (молочные продукты) доставляет не поставщик, а транспортная организация.

Заполняют в трех экземплярах: первый передают приемному отделению молочного завода, второй – поставщику, третий – прикладывают к путевому листу водителя

Водитель транспортной

компании (или организации молочного производства)

Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Реестр документов на поступление молока и молочных продуктов Зм-4 мол,

Зм-4а мол,

Зм-4б мол,

Зм-4в мол

Это накопительный документ. Он служит для ежедневного подсчета:

– принятого за день количества молока и молочных продуктов (по цеху);

– возвращенных сдатчикам обезжиренного молока, пахты и сыворотки (по сепараторному отделению).

В цехе составляют в одном экземпляре. В сепараторном отделении – в двух (один направляют в бухгалтерию, второй остается в отделении)

Мастер цеха и мастер сепараторного отделения Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Накопительная ведомость приемки молока и молочных продуктов Зм-5 мол,

Зм-5а мол

Это накопительный регистр для учета заготовок молока и молочных продуктов. Заполняют, как правило, два раза в месяц – за первую и вторую половину месяца Бухгалтер Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Приемно-расчетная ведомость на молоко, закупленное у граждан Зм-6 мол Оформить приемку молока у населения и вести расчеты с ним.

Ведут в одном экземпляре в течение 15 дней. Затем сдают в бухгалтерию. После чего оформляют новую ведомость

Мастер цеха или кладовщик организации молочного производства Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Расчетная книжка на молоко и молочные продукты, закупленные у граждан Зм-7 мол Ее выдают сдатчику. Здесь записывают:

– каждую сдачу молока и количество возвращенного обезжиренного молока (при наличии);

– сумму, причитающуюся гражданину (один раз в 15 дней на основании ведомости)

Мастер цеха или кладовщик организации молочного производства Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Накопительная ведомость приемки молока, молочных продуктов

и тары от предприятий своей системы

Зм-8 мол Это накопительный регистр для учета поступления молока, молочных продуктов и тары от поставщиков.

Ведет бухгалтерия на основании товарно-транспортных накладных

Бухгалтер Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Марка на сыр натуральный,

поступивший на завод плавленых сыров

П-12 мол Учесть сыры, которые поступили на молокозавод для плавления.

Заполняют на партию сыра при поступлении

Мастер цеха или кладовщик организации молочного производства Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и

Как пересчитать единицы измерения при приемке сырья

 

Бывает, что в сопроводительных документах поставщика фигурируют более крупные или, наоборот, более мелкие единицы измерения материалов, чем приняты в организации молочного производства. К примеру, сыворотка от продавца поступает в литрах, а молокозавод учитывает ее в миллилитрах. В этой ситуации приходовать сырье допустимо по принятой в вашем учете единице измерения, переведя, например, литры в миллилитры.

Другой случай – когда сырье поступает в одной единице измерения, а списываете вы его в производство по другой. Например, сахар поступил в мешках по 10 кг (единица измерения – штука), а отпускаете вы его в производство в килограммах. В таком случае можете оформить акт перевода в другую единицу измерения. Вот шаблон акта.

 

Аналогичные выводы следуют из пункта 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

 

Какие документы составить при отпуске материалов в производство

 

Списание пищевого сырья и материалов оформите:

  • либо общими документами;
  • либо специальными отраслевыми документами для организаций молочного производства.

 

Общие документы на отпуск материалов в производство

В зависимости от особенностей производственного процесса списание сырья и материалов в производство оформите документами, которые приведены в таблице.

 

Отраслевые документы на отпуск сырья в производство

При списании молока и сырья в производство вместо общих можно оформить специальные отраслевые документы. Заполняет их кладовщик или другое материально ответственное лицо (к примеру, мастер цеха). А главный бухгалтер должен проконтролировать, чтобы документы составляли правильно и своевременно. 

Название документа Форма документа Для чего оформляют Основание
Лимитно-заборная карта П-10 мол Учесть отпуск сырья и материалов со склада цехам. Служит оправдательным документом для их списания в производство.

Выписывают на одно наименование сырья (материалов).

Оформляют в двух экземплярах: один – для цеха-потребителя, второй – для склада.

По окончании месяца сдают в бухгалтерию

Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Накладная на отпуск сырья со склада П-9 мол Оформить разовый отпуск сырья со склада.

Заполняют в двух экземплярах. Один экземпляр служит сдающему складу основанием, чтобы списать сырье, а второй – принимающему цеху, чтобы сырье оприходовать.

Сдают в бухгалтерию для учета движения сырья

Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Рецепт-расчет на приготовление смеси П-8 мол Рассчитать количество сырья при получении смеси на партию вырабатываемого продукта (сыра плавленого, мороженого и др.).

Составляет мастер в одном экземпляре

Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Накопительная ведомость учета расхода сырья П-16 мол Это накопительный регистр для учета расхода сырья в разрезе цехов и материально ответственных лиц в течение месяца. Его составляют на основании рапорта о выработке готовой продукции Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и

Какие документы составить при выпуске готовой продукции

 

Выпуск готовой молочной продукции оформляют как общими, так и специальными отраслевыми документами. Отраслевые документы составьте дополнительно к общим.

 

Общие документы

При передаче готовых молочных изделий из производственного цеха на склад готовой продукции можно оформить накладную на передачу готовой продукции в места хранения. Ее составьте вместо отвеса-накладной. Это может быть как унифицированная форма № МХ-18, так и самостоятельно разработанная организацией форма.

Бывает, что готовые молочные изделия на склад не передают, а сразу отдают в отдел экспедиции для доставки покупателям. В таком случае накладную на передачу готовой продукции в места хранения не оформляйтеМожете сразу оформить товаросопроводительные документы на отгрузку продукции покупателям.

Отраслевые документы

 

Название документа Форма документа Для чего оформляют Кто заполняет Основание
Рапорт о выработке готовой продукции П-1 мол,

П-1а мол

Учесть движение сырья, готовой продукции и тары в цехах и других подразделениях молокозавода за день.

В организациях, где готовая продукция ежедневно не вырабатывается, рапорт можно составлять один раз в несколько дней (2–5)

Мастер цеха (старший мастер).

Проверяют – экономист и бухгалтер молокоперерабатывающей организации

Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Акт П-15 мол Оформить сверхнормативные потери сырья.

Составляют в одном экземпляре и прикладывают к рапорту

Мастер цеха Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Отвес-накладная П-2 мол Оформить приемку-передачу готовой продукции из цеха в цех или из цеха на склад молочных продуктов.

Заполняют в двух экземплярах. Один передают получателю (например, складу). Другой – прикладывают к рапорту

Мастер цеха Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Отвес-накладная (на отгрузку сыра на дозревание) П-3 мол Оформить отгрузку сыра на дозревание на маслосыробазы (холодильники, подвалы).

Заполняют в двух экземплярах. Один передают получателю (например, холодильному складу). Другой – прикладывают к рапорту

Мастер цеха Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Карточка учета сыра в подвале П-5 мол Учесть сыры по партиям, переданным в подвал на дозревание и последующую его отгрузку покупателям Мастер по уходу за сыром в подвале Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Накопительная ведомость учета выработки готовой продукции П-17 мол Это накопительный регистр для учета выработки готовой продукции в разрезе цехов в течение месяца. Составляют на основании рапорта Мастер цеха Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Сведения о выработке и распределении услуг

вспомогательного производства

3 мол Учесть выработку и распределение пара, холода, воды, электроэнергии.

Оформляют в одном экземпляре и передают в бухгалтерию

Составляет инженер, утверждает главный инженер Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и

Какие документы составить при отгрузке готовых изделий

 

Реализацию готовых изделий покупателю оформите товаросопроводительным документом (например, товарно-транспортной накладной). Подробнее об этом см. Как документально оформить отгрузку готовой продукции (выполнение работ, оказание услуг).

Вместо товарно-транспортной накладной общей формы можете оформить специализированную отраслевую товарно-транспортную накладную на перевозку молока и молочной продукции (форма № 37 мол).

Название документа Форма документа Для чего оформляют Кто заполняет Основание
Спецификация П-4 мол Это сопроводительный документ при отгрузке молочной продукции транспортом.

Заполняют в трех экземплярах. Первый прикладывают к товарно-транспортной накладной, второй – к счету-фактуре, третий – оставляют в организации молочного производства

Кладовщик (экспедитор) или мастер Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Накладная на отправку обезжиренной продукции П-11 мол Оформляют, когда организация возвращает поставщикам обезжиренную продукцию – обрат, пахту, сыворотку.

Заполняют в трех экземплярах: первый отдают получателю, второй – в бухгалтерию молочного завода, третий оставляют в цехе

Мастер цеха Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Квитанция к товарно-транспортной накладной П-38а мол Оформляют, когда молокозавод доставляет продукцию в торговую сеть собственным транспортом.

Выписывают в трех экземплярах в дополнение к товарно-транспортной накладной

Кладовщик (экспедитор) или мастер Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и
Реестр документов по реализации готовой продукции П-13 мол Это накопительный документ для подсчета количества реализованной продукции.

Составляют в одном экземпляре. Итоговые данные реестра переносят в рапорт

Мастер цеха Краткие указания, утвержденные Минмясомолпромом СССР 18 июня 1974 г. № 1-и

Какие документы составить при передаче готовой продукции в собственный магазин

 

Часто бывает, что у молокозавода есть собственный магазин, который стоит на балансе как структурное подразделение. Туда молокозавод передает готовые молочные изделия или полуфабрикаты собственного производства для продажи в розницу.

 

Такую передачу оформите:

  • либо накладной на внутреннее перемещение товаров по форме № ТОРГ-13;
  • либо другим документом по форме, которую вы разработали самостоятельно.

 

Какие документы составить для учета результатов инвентаризации

 

Инвентаризацию имущества и обязательств оформите по общим правилам.

Специальный отраслевой документ (акт) предусмотрен для инвентаризации незавершенного производства, остатков сырья и тары (форма № П-14 мол). Его составляет инвентаризационная комиссия, утвержденная приказом руководителя организации.

.

Какие документы составить для учета спецодежды

 

Оформлять поступление и списание спецодежды нужно по-разному в зависимости от того, как вы ее учитываете:

  • в составе материалов;
  • в составе основных средств.

 

Выдачу и возврат спецодежды отражайте в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты (п. 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

 

Какие документы составить для учета отходов

 

Отходы молочного производства делятся:

  • на возвратные отходы – те, которые еще могут быть использованы в деятельности организации или проданы;
  • на безвозвратные отходы или технологические потери – те, которые уже не могут быть использованы в производстве или проданы другой организации.

 

Передачу возвратных отходов на склад задокументируйте требованием-накладной по форме № М-11 либо по самостоятельно разработанной организацией форме (п. 57, 111 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

 

Расчет стоимости оприходованных возвратных отходов оформите бухгалтерской справкой, воспользовавшись образцом.

Продав неиспользованные остатки сырья на сторону, составьте накладную на отпуск материалов на сторону. Можно использовать типовую форму № М-15 или ту, что разработали самостоятельно.

 

Какие документы составить при передаче сырья в переработку на сторону

 

Организация молочного производства может привлечь подрядчика к переработке собственного сырья или полуфабрикатов. Например, передать ему сыр для плавления (изготовления плавленых сыров).

Передачу сырья в переработку оформите накладной по форме № М-15 или по самостоятельно разработанной форме. В документах укажите, что материалы или полуфабрикаты переданы в переработку на сторону.

 

После переработки потребуйте от исполнителя (подрядчика):

  • накладную по форме № М-15 (или другой аналогичный документ);
  • отчет о расходовании материалов;
  • акт приема-передачи выполненных работ на стоимость переработки.

 

Если в результате переработки вы получаете новое сырье (к примеру, молочный порошок для изготовления смесей, переработанный из цельного молока), то его поступление задокументируйте приходным ордером по форме № М-4 либо по самостоятельно разработанной форме.

Если же результатом переработки стали готовые молочные изделия (напримерплавленые сырки), то их оприходование на склад оформите накладной на передачу готовой продукции в места хранения (по ф. МХ-18 либо по самостоятельно разработанной организацией форме).

 

Какие документы составить при переработке сырья заказчика

Если принимаете в переработку пищевое сырье или полуфабрикаты заказчика (к примеру, творог для изготовления творожной массы, сыр на дозревание)то по окончании его переработки составьте:

  • акт приема-передачи выполненных работ на стоимость переработки;
  • отчет о расходовании материалов заказчика.

 

Какие документы составить при расчетах c контрагентами

 

Если договор с организацией или предпринимателем предусматривает безналичную оплату, то, как правило, контрагент рассчитывается на основании платежного поручения. Подробнее о порядке оформления безналичных расчетов см. Как произвести, отразить в бухучете и при налогообложении поступление денежных средств на расчетный счет.

Если расчеты ведутся наличными, то ваша организация обязана применять ККТ c выдачей контрагенту кассового чека. При этом необходимо соблюдать лимит расчетов наличными.

Добавить комментарий

Закрыть меню