Особенности документооборота в мебельном производстве

Олег Хороший начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой политики Минфина России

 

Структура мебельного производства

 

Организации мебельного производства можно условно разделить на:

  • крупные, которые занимаются серийным выпуском мебельных изделий (комбинаты). Они, как правило, отличаются полным технологическим циклом деревообработки, начиная с заготовки древесины и заканчивая выпуском мебели;
  • средние, которые занимаются серийным выпуском мебельных изделий (фабрики). Эти организации, как правило, древесину не перерабатывают. А производят мебель из купленных на стороне материалов;
  • организации с мелкосерийным, индивидуальным или единичным характером производства (фабрики или мастерские), которые делают мебель по индивидуальным заказам от населения, а также занимаются ремонтом мебели.

 

Соответственно, структура мебельного производства в средних и крупных организациях, как правило, включает в себя:

  • материальный склад;
  • производственные цеха (лесопильный, деревоперерабатывающий, столярный либо только столярный);
  • склад готовых изделий;
  • администрацию.

 

Небольшие фабрики и мастерские могут и не иметь такого четкого деления. Потому как, минуя склад, материалы могут сразу поступать в производство, а готовые изделия – сразу к заказчику.

 

Виды договоров с покупателями и заказчиками

 

Организации мебельного производства могут работать в рамках нескольких видов договоров с покупателями и заказчиками. В частности:

  • договор на оказание услуг по индивидуальным заказам граждан (договор бытового подряда);
  • договор подряда с организациями (предпринимателями);
  • договор купли-продажи с гражданами;
  • договор поставки с организациями (предпринимателями).

 

Прием заказов от населения

 

Процесс изготовления мебели по индивидуальным заказам от граждан можно условно разделить на следующие этапы:

  1. предварительный заказ. То есть когда потребитель выбирает модель, состав, цвет и другие параметры мебели;
  2. уточнение размеров мебели. На этом этапе заказчик либо сам представляет исполнителю требуемые размеры изделия, либо вызывает замерщика на дом;
  3. окончательный заказ. То есть окончательный проект изделия и стоимость заказа;
  4. изготовление мебели по эскизам и чертежам;
  5. доставка готового изделия заказчику.

 

Если вы принимаете заказ не на изготовление мебели, а на ее ремонт (к примеру, замена обивки дивана или полировка стола, ремонт стульев), то здесь, скорее всего, будет только три этапа: выбор потребителем материалов для ремонта, собственно приемка заказа с расчетом его стоимости и передача результата работ.

В любом случае окончательную стоимость заказа и передачу его в производство нужно зафиксировать документально. Как правило, для этого используют бланки наряд-заказа. Форму бланка разработайте самостоятельно. За основу можно взять форму № БО-1. Этот же документ можно использовать и в качестве бланка строгой отчетности.

Все заказы фиксируйте в журнале учета заказов. Его форму тоже разработайте самостоятельно. Как правило, такой журнал заводят на год и записи в нем делают в хронологическом порядке.

 

По каждому из заказов в него занесите следующие данные:

  • номер заказа;
  • сведения о заказчике;
  • содержание работ (например, изготовление мебельного гарнитура или производство мягкой мебели, замена обивки на мягкой мебели, полировка столов и т. п.);
  • стоимость работ и материалов;
  • срок выполнения заказа;
  • стадия (передан в производство, в сборке, изделие передано на склад, изделие передано в отдел доставки и т. п.).

 

Наряд-заказ и журнал учета заказов в большинстве случаев заполняет менеджер.

И хотя главный бухгалтер эти документы не составляет, они все равно нужны ему для целей оперативного контроля. По ним можно отследить стадию выполнения того или иного заказа.

 

Как оформить поступление материалов

 

Какие документы составить

 

При поступлении материалов (лесоматериалов, пиломатериалов, красителей, комплектующих и др.) оформите приходный ордер в одном экземпляре.

 

По форме, которая утверждена руководителем. Это может быть:

  • унифицированная форма № М-4 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);
  • форма, которую вы разработали самостоятельно. Главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

 

Документ составьте независимо от того, о каких именно материалах идет речь:

  • приобретенных организацией мебельного производства самостоятельно;
  • полученных от заказчика для переработки или производства мебели в рамках договора подряда (бытового подряда). В этом случае в унифицированную форму (либо в форму, разработанную самостоятельно) добавьте строку, из которой будет ясно, что в работу поступили материалы заказчика.

 

Кто оформляет

 

Приходный ордер, как правило, оформляют:

  • кладовщик или другое материально ответственное лицо склада, если материалы поступают на склад организации;
  • либо другой сотрудник, например, специалист, который принимает заказы на мебель.

 

На что обратить внимание

Принимая материалы к учету, проверьте, чтобы данные приходного ордера (наименование, фактическое количество и ассортимент) соответствовали данным:

  • договора бытового подряда, если получаете материалы (например, обивку для диванов и кресел) от заказчика-гражданина;
  • накладной по форме № М-15 (иной аналогичной форме), если получаете материалы от заказчика-организации;
  • товаросопроводительных документов поставщика (например, товарно-транспортной накладной), если получаете материалы от организации по договору поставки.

 

Оприходовав материалы на склад, кладовщик (другое материально ответственное лицо) фиксирует их в документе складского учета, например, таком как форма № ТОРГ-28.

 

Как быть, если выявлены расхождения

Если при приемке материалов выявлены расхождения (по количеству, качеству, ассортименту и т. п.), приходный ордер не составляйте. В этом случае принимать материалы должна специальная комиссия. Как правило, в нее входят заведующий складом, кладовщик и менеджер по закупкам. Состав комиссии утверждает директор приказом.

 

Члены комиссии подпишут акт, например, по форме № М-7 (либо по самостоятельно разработанной организацией форме). Такой порядок предусмотрен абзацами 6–8 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

 

Как пересчитать единицы измерения

 

Бывает, что в сопроводительных документах поставщика фигурируют более крупные или, наоборот, более мелкие единицы измерения материалов, чем приняты в мебельной организации.

К примеру, декоративный пластик от продавца поступает в погонных метрах, а мебельная организация учитывает этот материал в сантиметрах. В этой ситуации приходовать материалы допустимо по принятой в вашем учете единице измерения, переведя, например, метры в сантиметры.

Другой случай – когда материалы поступают по одной единице измерения, а отпускаете вы их в производство по другой. Например, мелкие гайки или шурупы поступили в килограммах или граммах, а отпускаете вы их в производство в штуках.

В таком случае можете оформить акт перевода в другую единицу измерения. Сделать это можно, например, воспользовавшись шаблоном.

 

Аналогичные выводы следуют из пункта 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

 

Какие документы составить при отпуске материалов в производство

 

Какой документ оформить, списывая материалы в производство, зависит от особенностей самого производства.

 

Кроме того, в зависимости от метода учета затрат на производство для определения себестоимости готовой продукции списание материалов отразите, например, в таких документах:

  • при позаказном методе – в карточке производственного заказа;
  • при попроцессном методе или попередельном методе – в ведомости учета затрат на производство. Для составления ведомости можете воспользоваться шаблоном.

 

Какие документы составить при передаче материалов в переработку на сторону

 

На любом этапе производственного процесса организация мебельного производства может воспользоваться услугами подрядчика, передав ему собственные материалы в переработку.

Например, сдать подрядчику в переработку круглые лесоматериалы, а получить пиломатериалы для мебельного производства. Или отправить контрагенту чертежи, эскизы и пиломатериалы, чтобы он изготовил мебельные гарнитуры или предметы мягкой мебели.

Передачу материалов (лесоматериалов, пиломатериалов, обивочной ткани и др.) или полуфабрикатов в переработку оформите накладной по форме № М-15 (или по самостоятельно разработанной форме). В документах укажите, что материалы или полуфабрикаты переданы в переработку на сторону.

 

После переработки потребуйте от исполнителя (подрядчика):

  • накладную по форме № М-15 (или другой аналогичный документ);
  • отчет о расходовании материалов;
  • акт приема-передачи выполненных работ на стоимость переработки.

 

Если результатом переработки стали готовые мебельные изделия, то оприходуйте их на склад. Для чего составьте накладную на передачу готовой продукции в места хранения по типовой форме № МХ-18 либо по самостоятельно разработанной форме.

 

Какие документы составить при передаче готовых мебельных изделий на склад

 

Передавая готовую мебель на склад, оформите накладную на передачу готовой продукции в места хранения. Используйте для этого унифицированную форму № МХ-18 либо самостоятельно разработанную форму.

Если же мебель сразу передают заказчику или в отдел доставки, минуя склад, накладную на передачу не оформляйте. В таком случае передачу готовой мебели заказчику можно зафиксировать в журнале учета заказов.

 

В любом случае реализацию готовой продукции или работ по ее изготовлению оформите:

  • товаросопроводительным документом (например, товарно-транспортной накладной), если продукцию отгружаете в рамках договора поставки с организацией (предпринимателем). Это характерно, как правило, для средних и крупных производств (фабрик, комбинатов), которые занимаются выпуском серийной продукции;
  • актом приема-передачи выполненных работ, когда выполняете заказ на мебель в рамках договора подряда (бытового подряда). Этим обычно занимаются организации мелкосерийного или индивидуального производства (мастерские).

 

Какие документы составить при сдаче работ по ремонту мебели

 

Мебельная организация в рамках договора бытового подряда может ремонтировать или переделывать вещь заказчика. Например, мастерская заменила обивку мягкой мебели или отремонтировала стулья.

Сдачу таких работ оформите актом приема-передачи.

 

Какие документы составить на расход материалов заказчика

 

Когда принимаете в переработку материалы заказчика, по окончании работ составьте отчет о расходовании материалов.

Так поступайте независимо от того, для чего вы взяли материалы – для изготовления новых видов сырья или же для производства готовых мебельных изделий.

 

В документе обязательно укажите следующие сведения:

  • наименование и количество поступивших и использованных в производстве материалов;
  • результат переработки (например, получены пиломатериалы из лесоматериалов или изготовлена мягкая мебель с использованием обивочной ткани заказчика);
  • количество и стоимость неиспользованных материалов заказчика (если они есть), их использование – возвращены заказчику или перешли в собственность вашей организации.

 

По умолчанию излишки материалов (опилки, обрезки досок или фанеры, лоскуты обивочной ткани, обрезки поролона и т. п.) возвращают заказчику. Или же в договоре может быть предусмотрено, что остатки переходят в собственность организации мебельного производства.

 

Такие выводы следуют из пункта 1 статьи 713 Гражданского кодекса РФ.

 

Какие документы составить при внутреннем перемещении материалов, полуфабрикатов, продукции

 

На практике в деятельности мебельной организации возможны следующие варианты внутреннего перемещения активов:

  • передача полуфабрикатов собственного производства из одного структурного подразделения в другое. Например, когда на крупных деревообрабатывающих комбинатах собственные полуфабрикаты (доски, фанера) передают из цеха деревопереработки в столярный цех;
  • передача комплектующих (краны, сушки для посуды, раковины, зеркала) или образцов готовой продукции со склада в собственный мебельный салон. Такой салон является структурным подразделением организации, продающим ее продукцию.

 

Такую передачу оформите накладной на внутреннее перемещение по форме № ТОРГ-13 или по форме, которую вы разработали самостоятельно.

 

Какие документы составить для учета спецодежды

 

Условия труда сотрудников мебельного производства по результатам специальной оценки могут быть признаны вредными или опасными. Это произойдет, например, если сотрудник работает с абразивными веществами, антисептиками, лаками и иными химикатами. В таких случаях человеку обязательно положена спецодежда. Также спецодежду можно выдавать и по решению руководителя организации.

В любом случае выдачу и возврат спецодежды отражайте в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты (п. 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

Поступление и списание спецодежды оформляйте по-разному в зависимости от того, как вы ее учитываете: в составе материалов или составе основных средств.

 

Какими документами оформить отходы мебельного производства

 

Отходы мебельного производства принято делить:

  • на возвратные отходы – те, которые можно использовать или продать. Например, маломерные обрезки пиломатериалов после раскроя или вырезания дефектных мест, обрезки ДСП, обивочной ткани, обрезки поролона и т. п.;
  • на безвозвратные отходы или технологические потери – те, которые уже не продашь и не используешь для собственных нужд. К примеру, бой стекла, усушка сырого шпона в сушилках и т. п.

 

Передав возвратные отходы на склад, оформите требование-накладную. По типовой форме № М-11 либо по самостоятельно разработанной форме. Об этом говорится в пунктах 57, 111 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Продав неиспользованные остатки материалов на сторону, составьте накладную на отпуск материалов на сторону. Можно использовать типовую форму № М-15 или ту, что разработали самостоятельно.

О том, как оформить безвозвратные отходы, см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении безвозвратные отходы (технологические потери при производстве).

 

Какие документы составить при расчетах с заказчиками

 

Если договор предусматривает безналичную оплату, то, как правило, контрагент рассчитывается на основании платежного поручения. Подробнее о порядке оформления безналичных расчетов см. Как произвести, отразить в бухучете и при налогообложении поступление денежных средств на расчетный счет.

Если организация ведет расчеты наличными, то она обязана соблюдать лимит расчетов наличными. О необходимости применения ККТ читайте в рекомендации В каких случаях надо применять ККТ.

Добавить комментарий

Закрыть меню