Особенности документооборота в хлебопекарном производстве

Олег Хороший начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой политики Минфина России

 

Для организаций хлебопекарного производства наряду с общими первичными документами предусмотрены и специальные отраслевые бумаги. Формы таких документов утверждены Минпищепромом СССР 20 апреля 1982 г. и приведены в приложении 3 к Правилам организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденным Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.

Они являются рекомендуемыми, но необязательными (п. 9.20 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.). Т

о есть вы можете использовать все эти формы, часть из них или вовсе их не применять. Кроме того, вы вправе изменить или дополнить эти бланки в зависимости от конкретных потребностей вашей деятельности. В любом случае выбранный порядок документооборота закрепите в учетной политике.

Стоит отметить, что в силу специфики хлебопекарных организаций для целей оперативного учета и контроля рекомендуемые отраслевые формы все же лучше применять.

 

В частности, отраслевые документы можно использовать:

  • при поступлении сырья;
  • при списании сырья;
  • для контроля за ежедневной работой смены;
  • при передаче готовых изделий из производственного цеха;
  • при отгрузке готовых изделий покупателям;
  • для учета тары.

 

Как оформить поступление сырья и материалов

 

Поступление пищевого сырья и материалов оформите:

  • общими документами;
  • специальными отраслевыми документами при получении муки.

 

Какие общие документы составить при поступлении сырья и материалов

 

При поступлении сырья и материалов (муки, сахара, молока и т. п.) в организацию составьте приходный ордер в одном экземпляре по форме, которая утверждена руководителем. Это может быть:

  • унифицированная форма № М-4 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);
  • форма, которую вы разработали самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

 

Документ составьте независимо от того, о каких именно материалах идет речь: покупных или полученных от заказчика в рамках договора подряда. В последнем случае в унифицированную или разработанную самостоятельно форму добавьте строку, в которой можно будет указать, что в работу поступили материалы заказчика.

 

Кто оформляет и на что обратить внимание

Приходный ордер, как правило, оформляет кладовщик или другое материально ответственное лицо склада.

 

Принимая материалы к учету, проверьте, чтобы данные приходного ордера (наименование, фактическое количество и ассортимент) соответствовали данным:

  • накладной по форме М-15 (иной аналогичной форме), если получаете материалы заказчика-организации;
  • товаросопроводительных документов поставщика (например, товарно-транспортной накладной), если получаете пищевое сырье и материалы от организации по договору поставки.

 

Как быть, если выявлены расхождения

Если при приемке сырья или материалов были выявлены расхождения (по количеству, качеству, ассортименту и т. п.), приходный ордер не составляйте. В этом случае принимать материалы должна специальная комиссия. Как правило, в нее входят заведующий складом, кладовщик и менеджер по закупкам. Состав комиссии утверждает директор приказом.

Члены комиссии подпишут акт, например, по форме № М-7 (либо по самостоятельно разработанной организацией форме). Такой порядок предусмотрен абзацами 6–8 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Оприходовав материалы на склад, кладовщик (другое материально ответственное лицо) фиксирует их в документе складского учета, например, таком как форма № ТОРГ-28.

 

Какие отраслевые документы составить при получении муки

Когда поступает мука, помимо общих, понадобится оформить и специальные отраслевые документы. Заполняет их кладовщик или другое материально ответственное лицо. А главный бухгалтер должен проконтролировать, чтобы бумаги были составлены правильно и своевременно.

Их перечень приведен в таблице.

Название документа Форма документа Когда и как заполняют Основание
Партионный ярлык на муку П-1 хлеб или самостоятельно разработанная форма Когда мука поступает в мешках. Указывают данные о поступившей партии. В частности, дату получения, реквизиты товаросопроводительного документа поставщика, количество мешков П. 9.7.1 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.
Журнал учета поступления муки на склад бестарного хранения П-2 хлеб или самостоятельно разработанная форма Когда мука поступает в автомуковозах, при бестарном хранении. В частности, указывают номер муковоза, время его прибытия и убытия, реквизиты товаросопроводительного документа поставщика, вес сырья, влажность муки (в процентах) П. 9.7.2 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.

Как пересчитать единицы измерения при приемке материалов

 

Бывает, что в сопроводительных документах поставщика фигурируют более крупные или, наоборот, более мелкие единицы измерения материалов, чем приняты в хлебопекарной организации. К примеру, мука от продавца поступает в тоннах, а хлебопекарная организация учитывает ее в килограммах. В этой ситуации приходовать сырье допустимо по принятой в вашем учете единице измерения, переведя, например, тонны в килограммы.

Другой случай – когда сырье поступает в одной единице измерения, а списываете вы его в производство по другой. Например, мука поступила в мешках по 10 кг (единица измерения – штука), а отпускаете вы ее в производство в килограммах. В таком случае можете оформить акт перевода в другую единицу измерения. Сделать это можно, например, воспользовавшись шаблоном.

 

Аналогичные выводы следуют из пункта 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

 

Какие документы составить при отпуске материалов в производство

 

Списание пищевого сырья и материалов оформите:

  • общими документами;
  • специальными отраслевыми документами при списании муки.

 

Какие отраслевые документы составить при отпуске в производство муки

При списании муки вместо общих понадобится оформить специальные отраслевые документы. Заполняет их кладовщик или другое материально ответственное лицо. А главный бухгалтер должен проконтролировать, чтобы бумаги были составлены правильно и своевременно. Их перечень приведен в таблице.

Название документа Форма документа Когда и как заполняют Основание
Партионный ярлык на муку П-1 хлеб или самостоятельно разработанная форма Когда мука хранится в мешках. В уже составленном при поступлении сырья документе делают запись в графе «Отметки об отпуске» П. 9.7.1 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.
Отвес-накладная на отпуск муки в производство П-6 хлеб или самостоятельно разработанная форма Как правило, оформляют при бестарном хранении муки. Отражают наименование, количество и влажность муки, списанной в производство за смену П. 9.7.6 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.

Какие документы составить при передаче материалов и полуфабрикатов другой смене

 

Работа склада и основных цехов хлебопекарной промышленности, как правило, организуется посменно. Поэтому одна смена должна передать другой остатки материалов, полуфабрикатов и т. п. (п. 9.16 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.).

Делают это при каждой передаче смены и оформляют, в частности, документами, которые приведены в таблице ниже. Бухгалтер их не заполняет. Но поскольку большинство из этих документов передают в бухгалтерию, требуйте их у ответственных лиц.

Название документа Форма документа Когда и для чего оформляют Кто заполняет Основание
Отчет о движении сырья, материалов и передаче остатков по складу П-7 хлеб или самостоятельно разработанная форма В конце смены для передачи остатков сырья и материалов на складе одним сменным кладовщиком другому.

Заполняют в двух экземплярах. Один остается на складе, другой передают в бухгалтерию.

Для тары (порожних мешков) оформляют отдельный отчет

Кладовщик или другое материально ответственное лицо П. 9.9 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.
Акт передачи остатков сырья и материалов на производство П-14 хлеб или самостоятельно разработанная форма В конце смены для передачи остатков сырья и материалов в производственном цехе одним сменным бригадиром (пекарем-мастером) другому.

Заполняют в двух экземплярах. Один остается в цеху, другой прикладывают к отчету о работе смены

Бригадир производственной бригады (пекарь-мастер) П. 9.10 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.
Отчет о работе смены П-13 хлеб или самостоятельно разработанная форма В конце смены для учета движения сырья и материалов за смену.

Заполняют в одном экземпляре и передают в бухгалтерию

Бригадир производственной бригады (пекарь-мастер) П. 9.16.1 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.
Акт на выбой муки из мешков в производстве П-11 хлеб или самостоятельно разработанная форма В конце смены для подтверждения сбора выбоя муки из мешков и передачи его на склад.

Заполняют в одном экземпляре. Вместе с накладной на внутреннее перемещение муки прикладывают к отчету о работе смены

Бригадир производственной бригады (пекарь-мастер) и кладовщик П. 9.16.3 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.
Ведомость учета выполненных работ за смену П-25 хлеб или самостоятельно разработанная форма Для учета выполненных бригадой работ за смену Бригадир (пекарь-мастер) П. 9.19.2 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.

Какие документы составить при передаче готовой продукции на склад

 

Передачу готовой хлебопекарной продукции на склад оформляют как общими, так и специальными отраслевыми документами.

 

Общие документы

Передачу готовых хлебопекарных изделий из производственного цеха на склад готовой продукции оформите накладной на передачу готовой продукции в места хранения. Это может быть как унифицированная форма № МХ-18, так и самостоятельно разработанная организацией форма.

Бывает, что готовые хлебопекарные изделия на склад не передают, а сразу отдают в отдел экспедиции для доставки покупателям. В таком случае накладную на передачу готовой продукции в места хранения не оформляйтеМожете оформить отраслевые документы, а также сразу товаросопроводительные бумаги на отгрузку продукции покупателям.

 

Отраслевые документы

При передаче готовых изделий на склад или сразу в экспедицию вместо общих понадобится составить отраслевые документы.

Некоторые из них приведены в таблице.

Название документа Форма документа Когда и для чего оформляют Кто заполняет Основание
Паспорт на готовую продукцию П-8 хлеб или самостоятельно разработанная форма Это сопроводительный документ для передачи весовой или штучной продукции из производственного цеха. Паспорт прикладывают к приемо-сдаточной накладной Бригадир производственной бригады П. 9.16.5 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.
Приемо-сдаточная накладная на готовую продукцию П-9 хлеб, или П-10 хлеб, или самостоятельно разработанная форма При отпуске готовой продукции на склад или в экспедицию. Ее прикладывают к отчету о работе смены и сдают в бухгалтерию.

Причем форму № П-9 составляют, когда сдают одно наименование продукции, а форму № П-10 – когда несколько наименований.

Заполняют в двух экземплярах

Бригадир производственной бригады (пекарь-мастер) П. 9.16.5 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.

Какие документы составить при отгрузке готовых изделий покупателям

 

Реализацию готовых изделий покупателю оформите товаросопроводительным документом (например, товарно-транспортной накладной). Подробнее об этом см. Как документально оформить отгрузку готовой продукции (выполнение работ, оказание услуг).

Договор поставки с торговой сетью может предусматривать, что хлебопекарная организация выпекает хлеб по заказам, то есть исходя из ежедневной потребности магазина. В таком случае можете оформить книгу заказов торговой сети (ф. П-17 хлеб либо самостоятельно разработанная организацией форма). А на основании этой книги составьте при отгрузке распоряжение экспедиции на отпуск готовой продукции (ф. П-18 хлеб либо самостоятельно разработанная организацией форма).

 

Какие документы составить при передаче готовой продукции в собственный магазин

 

На практике часто бывает, что хлебозавод имеет собственный магазин, который является его структурным подразделением. Туда он передает готовую выпечку или полуфабрикаты собственного производства для продажи в розницу.

 

Такую передачу оформите:

  • либо приемо-сдаточной накладной по форме № П-9 хлеб;
  • либо накладной на внутреннее перемещение товаров по форме № ТОРГ-13;
  • либо по форме, которую вы разработали самостоятельно.

 

Какие документы составить для учета тары

 

Для учета тары на хлебопекарных предприятиях предусмотрены следующие отраслевые документы.

Название документа Форма документа Когда и для чего оформляют Кто заполняет Основание
Отчет о движении сырья, материалов и передаче остатков по складу П-7 хлеб или самостоятельно разработанная форма В конце каждой смены для передачи пустых мешков одним сменным кладовщиком другому.

Заполняют в двух экземплярах. Один остается на складе, другой передают в бухгалтерию

Кладовщик или другое материально ответственное лицо склада П. 9.14 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.
Отчет о движении инвентарной многооборотной тары П-15 хлеб или самостоятельно разработанная форма Для учета движения многооборотной тары за смену.

Заполняют в двух экземплярах. Один остается на складе, другой передают в бухгалтерию

Кладовщик или другое материально ответственное лицо склада П. 9.14 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.
Акт ежемесячной проверки веса вагонеток П-16 хлеб или самостоятельно разработанная форма Для контроля массы вагонеток.

Заполняют не реже одного раза в месяц, а также при сдаче вагонеток в экспедицию после ремонта.

Акт составляют в двух экземплярах, один из которых хранят на производстве, другой – в экспедиции

Экспедитор и бригадир (пекарь-мастер) П. 9.15.1 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.
Талон на завес тары для готовых изделий П-19 хлеб или самостоятельно разработанная форма Для оформления массы лотков перед укладкой на них готовых изделий. Массу определяют как разницу между массой, полученной при взвешивании вагонетки с лотками, и массой вагонетки. Талон прикрепляют к вагонетке, направляемой в производство для загрузки ее продукцией Кладовщик или другое материально ответственное лицо склада П. 9.15.1 Правил организации и ведения технологического процесса на хлебопекарных предприятиях, утвержденных Минсельхозпродом России 12 июля 1999 г.

Какие документы составить для учета спецодежды

 

Оформлять поступление и списание спецодежды нужно по-разному в зависимости от того, как вы ее учитываете:

  • в составе материалов;
  • в составе основных средств.

 

Выдачу и возврат спецодежды отражайте в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты (п. 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

 

Какие документы составить для учета отходов хлебопекарного производства

 

Отходы хлебопекарного производства делятся:

  • на возвратные отходы – те, которые еще могут быть использованы или проданы;
  • на безвозвратные отходы или технологические потери – те, которые уже не могут быть использованы в производстве или проданы другой организации.

 

Передачу возвратных отходов на склад задокументируйте требованием-накладной по форме № М-11 либо по самостоятельно разработанной организацией форме (п. 57, 111 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

 

Расчет стоимости оприходованных возвратных отходов оформите бухгалтерской справкой, воспользовавшись образцом.

Продав неиспользованные остатки сырья на сторону, составьте накладную на отпуск материалов на сторону. Можно использовать типовую форму № М-15 или ту, что разработали самостоятельно.

О том, как оформить безвозвратные отходы, см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении безвозвратные отходы (технологические потери при производстве).

 

Какие документы составить при передаче сырья в переработку на сторону

 

Хлебопекарная организация может привлечь подрядчика к переработке собственного сырья. Например, передать ему сахар-песок для изготовления сахарной пудры.

Передачу сырья в переработку оформите накладной по форме № М-15 или по самостоятельно разработанной форме. В документах укажите, что материалы или полуфабрикаты переданы в переработку на сторону.

 

После переработки потребуйте от исполнителя (подрядчика):

  • накладную по форме № М-15 (или другой аналогичный документ);
  • отчет о расходовании материалов;
  • акт приема-передачи выполненных работ на стоимость переработки.

 

Если в результате переработки вы получаете новое сырье, то его поступление задокументируйте приходным ордером по форме № М-4 либо по самостоятельно разработанной форме.

Если же результатом переработки стали готовые хлебобулочные изделия, то их оприходование на склад оформите накладной на передачу готовой продукции в места хранения (по ф. МХ-18 либо по самостоятельно разработанной организацией форме).

 

Какие документы составить при выпечке по индивидуальным заказам

 

Бывает, что хлебопекарная организация изготавливает продукцию не в рамках договора поставки, а на заказ – на основе договора подряда или бытового подряда.

Например, выпекает торты по индивидуальным заказам организаций общепита или граждан.

В таком случае ведите журнал или книгу учета выданных и полученных заказов, за основу при разработке бланка можете взять книгу заказов торговой сети (ф. П-17 хлеб).

Выполнив заказ, оформите акт приема-передачи выполненных работ.

Если для выпечки вы использовали сырье заказчика (например, организация общепита предоставила собственную муку), то по окончании работ оформите отчет о расходовании материалов.

 

В этом документе должны быть следующие сведения:

  • наименование и количество поступивших и использованных в производстве материалов;
  • результат переработки;
  • данные о полученных отходах, в том числе возвратных.

 

По умолчанию излишки сырья возвращают заказчику. Или же в договоре может быть предусмотрено, что остатки материалов переходят в собственность организации хлебопекарного производства.

 

Такие выводы следуют из пункта 1 статьи 713 Гражданского кодекса РФ.

 

Какие документы составить при расчетах с заказчиками

 

Если договор предусматривает безналичную оплату, то, как правило, контрагент рассчитывается на основании платежного поручения. 

Если организация ведет расчеты наличными, то она обязана соблюдать лимит расчетов наличными. О необходимости применения ККТ читайте в рекомендации В каких случаях надо применять ККТ.

Добавить комментарий

Закрыть меню