Часто для минимизации налогов за прошлые периоды требуют изменить задним числом схему работы компании. Но даже если поправки кажутся Вам незначительными, можно с 99-процентной вероятностью предсказать, что последствия их принятия вызовут у налоговиков подозрение в использовании схемы оптимизации.
В ходе проверок налоговые инспекторы все чаще проводят опросы персонала. Особенно охотно контролеры беседуют с теми, кто меньше всего разбирается в налогообложении. Таким образом от рядовых сотрудников проверяющие получают убедительные доказательства вины предприятия.
Вывод: число работников, которым известна информация об использовании схем оптимизации налогов, должно быть минимальным. Лучше, если в полном объеме этими сведениями будут владеть только собственник, Генеральный Директор, финансовый директор, главбух и налоговый юрист. Остальных сотрудников достаточно познакомить лишь с теми деталями схемы, знание которых нужно им для работы. При этом информацию надо представить так, чтобы у работника не возникало никаких сомнений в законности всех выполняемых им действий.
Если число сотрудников Вашей компании, которым известны те или иные детали схемы оптимизации, превышает 15–20 человек, то обязательно нужно составить письменные инструкции. Оптимально разрабатывать отдельные инструкции для каждой должности (для менеджеров по продажам – свою, для бухгалтеров – свою) и в отношении каждого участка работы (зарплата, приобретение материалов и т. д.). В документах должна быть расписана последовательность действий сотрудника в той или иной ситуации.
Отметили такую закономерность: чем ниже квалификация работника, тем лаконичнее должна быть инструкция и тем более крупным шрифтом ее нужно печатать. Естественно, эти документы не нужно разбрасывать где попало – сотрудников желательно знакомить с ними, во-первых, при внедрении схемы, а во-вторых, перед проверкой. В остальное время инструкции должны храниться в надежном месте, например у юриста.
Компания заключила с дружественной организацией (или индивидуальным предпринимателем), работающей по «упрощенке», договор аренды транспортных средств. Об этом знают всего двое сотрудников: Генеральный Директор и главбух. Однако о подписании договора надо известить также начальника транспортного отдела и начальника отдела снабжения или отдела сбыта. Нужно, чтобы эти сотрудники знали, например, для каких целей использовался автотранспорт, перевозка каких именно грузов и от каких поставщиков (либо для каких клиентов) осуществлялась.
При выполнении этих условий доказать экономическую необоснованность транспортных расходов проверяющим будет достаточно сложно.
Если первичную документацию не оформить сразу, то в худшем случае она так и не будет оформлена, а в лучшем – процент ошибок в ней возрастет минимум вдвое. Подготовить первичный документ задним числом, непосредственно перед проверкой, удается не всегда – например, из-за отсутствия лиц, чьи подписи требуются. Эта ошибка, как и ошибка 1, оборачивается неблагоприятными последствиями для быстро растущих компаний, в которых схемы оптимизации налогов придумываются на ходу.
Как демонстрирует практика аудиторских проверок, часто предприятия, стремясь увеличить расходы и минимизировать налог на прибыль, оформляют договоры на оказание различного рода услуг (консультационных, маркетинговых, агентских, транспортных и т. п.). При этом допускается существенная ошибка: компании не уделяют должного внимания оформлению первичных документов, подтверждающих экономическую обоснованность и реальность издержек.
Часто компании, решая оптимизировать налоги, надеются, что с налоговиками при проверке можно будет «договориться». Вот случай, произошедший в 2006 году в одном из регионов России. Несколько торговых предприятий обратились в районную налоговую инспекцию с вопросом, какова периодичность предоставления расчетов по НДС. Был дан устный ответ, что компании их категории должны сдавать расчеты и уплачивать налог ежеквартально.
Через некоторое время, когда эту практику перенял весь район, чиновники изменили свою позицию – они стали заявлять, что представление расчетов и уплата налога должны производиться ежемесячно. В итоге все предприятия были оштрафованы, а возражения компаний руководитель ИФНС отмел, заявив, что сотруднику, давшему ошибочный ответ, объявлен выговор.
Прежде чем внедрять схему оптимизации налогов, должны убедиться, что компании она принесет прибыль. Любая налоговая оптимизация имеет свою цену. Эта цена складывается как из очевидных затрат (издержки на привлечение консультантов, на образование новых юридических лиц и их содержание), так и из скрытых расходов. Вот пример таких расходов. При минимизации налога на прибыль компания может отказаться от компенсаций за использование личного автомобиля в служебных целях, заключив взамен этого с работником договор аренды машины.
Если в первом случае достаточно приказа руководителя о выплате компенсации и копии паспорта технического средства, то во втором потребуется не только заключить договор аренды, но также ежедневно оформлять путевые листы, справки-расчеты об использовании горюче-смазочных материалов, составлять авансовые отчеты и т. д. Соответственно, оплата рабочего времени сотрудника, который будет готовить эти документы, – скрытые расходы, снижающие эффект от оптимизации.
Кроме того, чтобы определить целесообразность применения схемы, нужно учесть все налоги, уплачиваемые Вашей компанией. При уменьшении одного налога возможно увеличение другого. Например, в уменьшение прибыли можно включить расходы на питание сотрудников, если эти издержки будут упомянуты в коллективном трудовом договоре. Таким образом налог на прибыль Вы снизите, однако поскольку оплата питания – это доход сотрудника, с нее надо перечислять страховые взносы. А это как раз невыгодно, потому что ставка страховых взносов – 34%, а налога на прибыль – 20%.
Никто и предположить не мог, что налоговики докажут незаконность схемы аутсорсинга персонала. Однако случилось именно так, и по инспекциям всей страны были разосланы документы для служебного пользования, где содержались указания, какие доказательства и каким образом собирать, чтобы суд согласился с обвинением.
Успешный опыт выявления схем оптимизации ФНС России доводит до сведения всех инспекций, рассылая различные обзоры с грифом «ДСП» («для служебного пользования»). Одна из схем, прекрасно знакомых налоговикам, – это оформление гражданско-правовых договоров вместо трудовых .
Многие предприятия продолжают применять разнообразные схемы работы с фирмами-однодневками. Однако зачастую это выходит компаниям боком: после налоговой проверки им приходится перечислять сэкономленные суммы, да еще и с пенями (обычно около 20% недоимки). Налоговики активно используют ряд информационных баз, содержащих данные об однодневках. И если платежные документы, книга покупок и пр. свидетельствуют, что среди контрагентов предприятия появились фирмы, попавшие в черный список ФНС, – выездной проверки, скорее всего, не избежать .
Обосновать наличие деловой цели – вот важнейшая (и самая сложная) задача грамотной оптимизации. Даже если Вы понимаете, что Ваше главное намерение – сэкономить на налогах, Вам придется придумать убедительную с точки зрения контролеров деловую цель.
Для этого нужно подготовить документы, которые позволят доказать, что все действия компании были направлены на достижение экономических результатов. Такими документами могут быть бизнес-планы, коммерческие предложения, аналитические записки сотрудников, исследования рынков. Кстати, суды в этом вопросе нередко занимают сторону компаний – конечно, лишь в том случае, если предприятию удается обосновать деловую цель.
