К оформлению счетов-фактур НК предъявляет жесткие требования. Это связано с тем, что от правильности оформления счетов-фактур зависит право покупателя (заказчика) на вычет по НДС (п. 2 ст. 169 НК). Одним из обязательных элементов заполненного счета-фактуры являются подписи уполномоченных лиц. Подробности – в рекомендации.
Счета-фактуры можно выставить на бумаге или в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК). Общий порядок оформления, выставления и регистрации счетов-фактур установлен постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.
Счет-фактуру на бумажном носителе должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-продавца (исполнителя). Счет-фактуру могут подписать и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации. При этом в распоряжении или в доверенности можно указать, что один и тот же человек вправе подписывать счет-фактуру и за руководителя организации, и за главного бухгалтера. Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137, которым утверждены правила оформления счетов-фактур, не запрещает такой вариант. Об этом сказано в письме Минфина от 24.07.2019 № 03-07-11/55067.
Счет-фактуру, выставленный от имени предпринимателя, может подписать либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности бизнесмена. В обоих случаях в счете-фактуре должны быть указаны реквизиты документов о госрегистрации предпринимателя.
Например, счет-фактуру, выставленный предпринимателем, но подписанный уполномоченным сотрудником, можно оформить так.
Счет-фактура, составленный в электронном виде, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это приказом руководителя или доверенностью организации. Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен заверить электронный счет-фактуру своей усиленной квалифицированной электронной подписью. При составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.)» не формируется.
Такой порядок следует из положений пункта 6 статьи 169 НК, пункта 8 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137, пункта 1.5Порядка, утвержденного приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.
Сумму входного НДС по счету-фактуре, подписанному представителями организации-продавца (исполнителя), при наличии правильно заполненных реквизитов можно принять к вычету. Право на вычет сохраняется у покупателя (заказчика) и в том случае, если при проверке выяснится, что первый и второй экземпляры одного и того же счета-фактуры были подписаны разными уполномоченными лицами. Об этом сказано в письме Минфина от 03.07.2013 № 03-07-15/25437.
