Какими документами оформить куплю-продажу товаров оптом и в розницу.

Состав документов различен в случае торговли оптом и в розницу. При рознице чаще всего достаточно кассового чека, иногда нужен товарный чек или договор купли-продажи.

Для оптовой купли-продажи понадобится гораздо больше документов:

• договор купли-продажи;
• документы при расчетах наличными;
• товарная накладная;
• документы на тару;
• доверенность;
• сертификаты соответствия;
• документы о транспортировке: транспортная или товарно-транспортная накладная.

Договор купли-продажи и поставки товара.

Форма и содержание договора зависят от того, относится продажа к розничной или нет. Под розницей понимается любая продажа товара, предназначенного для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью (п. 1 ст. 492 ГК). То есть значение имеет не статус покупателя: физическое или юридическое лицо, а предназначение товара.

Розница.

По умолчанию письменного договора не нужно, поскольку цена в публичном договоре одинакова для всех покупателей одной категории (п. 2 ст. 426 ГК). Письменный договор нужен, если стороны договорились об иных прочих условиях: оплаты, доставки и т. д.

Розничный продавец должен выдать кассовый чек при любом способе расчета – наличном или безналичном.

Чек оформляют при любых операциях, связанных с оплатой товара: непосредственно при оплате во время передачи товара, при получении предоплаты или аванса, займом в счет оплаты товаров, зачета предоплаты и аванса, при передаче или получении иного встречного предоставления за товары.

Внимание

За неприменение в установленных законодательством случаях ККТ предусмотрена административная ответственность.

Мера ответственности зависит от того, что именно нарушил продавец (ст. 14.5 КоАП).

Сделки купли-продажи, поставки, подряда, с недвижимостью, оказания услуг! Оперативно.

Узнать больше

Enterfin.ru

Опт.

Торгуя оптом, с каждым контрагентом заключают договор купли-продажи, за исключением розничного.

Чаще используют специальную форму: договор поставки товаров (ст. 506 ГК).

При этом не обязательно составлять единый документ. Стороны вправе обменяться письмами, телеграммами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными. Требование о письменной форме договора будет соблюдено, если можно установить, что документ исходит от стороны по договору. Например, таким договором будет считаться переписка сторон, из которой явно следуют намерения продать и купить определенное количество товара по определенной цене. Такие правила установлены в пункте 2 статьи 434 ГК.

Согласуйте в договоре условие о переходе права собственности на товар. По умолчанию право собственности на него переходит в момент передачи покупателю (п. 1 ст. 223 ГК). Но на практике нередко прописывают в договоре иные условия. Например, о том, что право собственности переходит в момент приемки товара покупателем или после полной оплаты товара.

Спецификация к договору.

Спецификация является дополнением к договору поставки. Она нужна, если в самом договоре не прописан четко предмет поставки. Тогда его конкретные признаки и характеристики фиксируют в спецификации: цену, ассортимент, тару, количество товара, сроки и условия поставки и т.д. Если в самом договоре предмет поставки описан однозначно, то необходимости в спецификации нет.

Преимущества спецификации в том, что она позволяет сторонам быть более гибкими. В договоре можно предусмотреть условия, которые не изменятся, а с помощью спецификаций обновлять переменные данные. Чаще всего спецификацию оформляют как приложение к договору.

Дистрибьюторский и дилерский договоры.

Понятия дистрибьюторского и дилерского договора в законодательстве не закреплены. Есть определения дилерской деятельности в некоторых отраслях права, например, на финансовых рынках, оно означает приобретение активов от своего имени за свой счет (ст. 4 Закона от 22.04.1996 № 39-ФЗ). В общей практике понятия дистрибьюторского и дилерского договора применяют в том значении, в котором они пришли к нам из международных торговых соглашений.

Разница между дистрибьюторским и дилерским договорами.

Дистрибьютор, кроме того, может принять обязательства организационного характера: создать сбытовую сеть по распространению товаров на определенной договором территории, в том числе дилеров, рекламировать товар, проводить маркетинговые исследования, осуществлять техническое обслуживание, а при необходимости – организовать сеть сервисных центров, урегулировать спорные вопросы и защищать интересы производителя. Часто дистрибьютор связан с одним производителем, особенно если продает товары иностранного производителя.

Дилеры могут заниматься только перепродажей товара, но могут выполнять те же функции, что и дистрибьюторы. Это определяют условия договора. Дилеры часто выкупают товары у дистрибьюторов, хотя могут получать поставки и непосредственно от производителя. Часто дилеры заключают договоры с несколькими производителями или дистрибьюторами.

Схема работы по данным договорам может выглядеть следующим образом. Организация-дистрибьютор заключает договор с производителем, приобретает товар крупным оптом. Далее более мелкими партиями реализует его покупателям-дилерам. Дилеры реализуют товар розничным сетям или конечным потребителям.

Внимание

Дилерские и дистрибьюторские договоры могут нарушить закон о защите конкуренции.

Условия и форма договоров.

Дистрибьюторский и дилерский договоры – это рамочные договоры. Это означает, что в договоре определяют только общие условия, права и обязанности сторон, а конкретизируют их в отдельных договорах, заявках, соглашениях, спецификациях (п. 2, 3 ст. 421, п. 1 ст. 429.1 ГК).

Учитывая специфику, дистрибьюторский и дилерский договоры обычно заключают в письменной форме. Стороны сами определяют, подписывать договор в бумажном варианте или через электронные средства связи, в том числе с использованием электронной подписи.

Договоры с иностранными компаниями обычно составляют на двух языках. Если договор составили только на иностранном языке, то сделайте построчный перевод.

Внимание

Условия дистрибьюторского договора с иностранным поставщиком нужно формулировать таким образом, чтобы дистрибьютор не выступал зависимым агентом. Иначе его признают представительством.

Дистрибьютора или дилера могут признать представительством иностранной компании при наличии признаков, перечисленных в пункте 9 статьи 306 НК. В частности, если дистрибьютор или дилер будет действовать от имени иностранной компании, иметь и регулярно использовать полномочия на заключение контрактов от ее имени или согласовывать существенные условия, создавая тем самым правовые последствия для этой иностранной компании. Представительства иностранных компаний должны вставать на учет в налоговых органах как плательщики налога на прибыль.

Счет, инвойс.

Форма счета на оплату не утверждена нормативными актами, поэтому составьте его в произвольной форме. Минимальные требования к счету – наличие обязательных реквизитов первичной документации, они перечислены в части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Документ для оплаты.

Непосредственно для оплаты счет не нужен, если согласно договору оплата зависит от даты заключения договора, даты поставки или иного события. Если срок платежа по договору наступил, не платить из-за отсутствия счета нельзя. Обосновать неплатеж можно только объективными причинами, например, если в договоре не указали реквизиты платежа.

При прописанных в договоре сроках платежа счет выполняет техническую задачу. Это напоминание покупателю об оплате и указание актуальных реквизитов для перечисления денег. Кроме того, счет помогает соотнести оплату и конкретные операции. Для этого кроме обязательных реквизитов укажите номер договора, документов на поставку, актов или иных документов, которые идентифицируют товары, работы, услуги, оплачиваемые по счету. Такие счета особенно важны при поставках по рамочному договору, чтобы можно было отследить, по каким поставкам прошла оплата.

Условие об оплате в договоре может быть сформулировано относительно выставленного счета. Это может стать причиной разногласий. Например, при условии «оплата после получения счета» счет обязателен, если в договоре не указали никаких иных сроков оплаты. Это событие, после которого исчисляется срок платежа. Но если есть иной срок, например, «оплата до 10-го числа месяца, следующего за расчетным» или «в течение 15 дней после отгрузки», то указание на счет не имеет значения. Срок платежа установлен договором. И если есть реквизиты для платежа, счет для оплаты не обязателен.

Счет как договор.

Иногда счет может выступать как договор. Это случаи, когда сделку заключили в устной форме или посредством нескольких документов.

Устная договоренность допустима, если закон не устанавливает обязательные требования к форме договора. Такой договор сочтут заключенным при надлежащем исполнении (п. 1 ст. 434 ГК, п. 7 Обзора судебной практики из информационного письма Президиума ВАС от 25.02.2014 № 165). Тогда счет подтвердит операции по договору.

При неисполнении обязательств одной из сторон возможны проблемы. Чтобы защитить себя в такой ситуации при отсутствии договора, пропишите все его существенные условия в счете дополнительно к обязательным реквизитам. Например, если выставили счет на предоплату товаров, то нужно указать наименование, количество, цену товара, срок поставки. Счет на оплату после поставки, выполнения работ или оказания услуг не обязательно настолько детализировать. Но в нем должны быть данные о товаропередаточном документе, акте выполненных работ или оказанных услуг. В этом случае договор будут подтверждать несколько документов, включая счет (п. 1 ст. 432, п. 1 ст. 454 ГК).

Инвойс.

Инвойс – счет оплаты по иностранным поставкам, аналог отечественного счета на оплату. Форма его может быть любой, но часто используют формуляр-образец унифицированного счета из Рекомендации ЕЭК ООН от 01.09.1983 № 6 (ECE/TRADE/148).

В отличие от счета, инвойс оформляют при отгрузке. В нем фиксируют наименование, количество, стоимость товаров, серийные номера, материалы, вес, единицы измерения, количество мест и иные параметры отгрузки. Если инвойс оформляют на предоплату, то обычно используют ту же форму, но часть данных оставляют незаполненными. Такой счет называют проформа-инвойс. Чаще в бухгалтерию поступает сначала скан или фотография инвойса, как подтверждение, что отгрузка произошла, потом уже сам счет вместе с грузом.

Платить по копии инвойса или ждать оригинал – зависит от условий договора, отношений с контрагентом. Но, даже если в качестве первичного документа вы принимаете копию инвойса, подшейте к документам и оригинал после поступления.

Товаросопроводительные документы.

Состав документов зависит от того, кто выступает поставщиком и покупателем. При продаже товаров населению выдайте товарный чек. При закупке товаров у физлиц используют акт закупки.

При передаче товаров от юрлиц и предпринимателей оформляют товаросопроводительный документ. Для этого можно использовать товарную накладную по форме № ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД) или форму, утвержденную руководителем.

Форма УПД рекомендована в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. В зависимости от способа перевозки наряду с товарной накладной или УПД к грузу может быть оформлен один из видов транспортной накладной.

Какие документы нужны покупателю, чтобы подтвердить расходы в зависимости от способа доставки автотранспортом:

В случае доставки груза сторонней транспортной организацией нужно заключить договор перевозки груза.

Товарный чек в рознице.

Товарный чек подтверждает заключение договора розничной купли-продажи (ст. 493 ГК). Товарный чек не заменяет собой кассовый, его выдают дополнительно. Обязанность по выдаче товарного чека считается исполненной, в том числе если чек направлен покупателю с помощью электронных или технических средств, если иное не предусмотрено законом (п. 6 Правил продажи товаров по договору розничной купли-продажи, утв. постановлением Правительства от 31.12.2020 № 2463). Новые правила действуют с 1 января 2021 года.

Товарный чек может выступать подтверждающим документом, который ИП на патенте обязан выдавать по требованию покупателей вместо чека ККТ. Составить такой чек можно в произвольной форме.

Но он должен содержать обязательные реквизиты:

• наименование, порядковый номер;
• дату, время и место выдачи товарного чека;
• наименование организации или Ф. И. О. предпринимателя, ИНН;
• систему налогообложения;
• признак расчета;
• наименование, количество оплачиваемых товаров, работ, услуг;
• цену за единицу товаров, работ, услуг с учетом скидок и наценок, ставки НДС при уплате налога;
• сумму оплаты с выделением НДС при уплате налога;
• форму расчета с выделением сумм оплаты наличными или в безналичным порядке;
• должность, фамилию и инициалы продавца, его личную подпись.

Акт закупки товаров у населения.

Закупку товаров у населения оформите актом. По сельхозпродукции можно использовать форму № ОП-5. При приеме металлолома от населения организация обязана составить приемо-сдаточный акт по форме, утвержденной постановлением Правительства от 11.05.2001 № 369. В остальных случаях составьте акт в произвольной форме с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

При закупке сельхозпродукции к закупочному акту приложите:

• справку о праве собственности продавца на эту продукцию (ее можно получить в местной администрации или в правлении дачного кооператива);
• заключение ветнадзора о доброкачественности этой продукции.

Транспортные накладные.

В зависимости от вида транспортировки товара используют и различные формы накладных, подтверждающих доставку:

• автомобильные перевозки – транспортная накладная, заказ (заявка) на перевозку груза, или заказ-наряд (утв. постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200, далее по тексту под транспортной накладной подразумеваем один из этих документов, если из контекста не следует, что речь идет конкретно о транспортной накладной), или товарно-транспортная накладная, например, по форме № 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78;
• железнодорожные перевозки – единые формы перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом (утв. приказом Минтранса от 19.06.2019 № 191);
• морские перевозки – коносамент;
• доставка воздушным транспортом – авианакладная.

Товарно-транспортная накладная.

Когда оформляют.

В остальных случаях можно не применять этот документ. Вопрос о его использовании решает руководитель. Например, вместо товарно-транспортной накладной для учета ТМЦ можно использовать форму № ТОРГ-12 или УПД, а для учета услуг перевозки – транспортную накладную. Это более устоявшаяся практика. Решение нужно закрепить приказом к учетной политике. Отметим, что если грузоотправитель выдал транспортную накладную, то в общих случаях оформлять товарно-транспортную накладную не обязательно.

Унифицированная форма товарно-транспортной накладной состоит из двух разделов:

• товарный – в нем определены взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей. На основании сведений из этого раздела грузоотправитель списывает товар, а грузополучатель его оприходует;
• транспортный – в нем фиксируют взаимоотношения грузоотправителей – заказчиков автотранспорта с организациями – владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов. Сведения из этого раздела нужны, чтобы учитывать расходы на перевозку, доставку груза.

Товарная накладная.

При продаже товаров продавец вправе использовать унифицированную форму № ТОРГ-12 или доработать ее под свои требования.

Путевой лист.

При перевозке товара оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности, которые эксплуатируют транспортные средства.

Чек ККТ при расчетах наличными в оптовой торговле.

Форма расчета по договору может быть любой. То есть не важно, как товар будет оплачен – наличными, корпоративной платежной картой или безналичным переводом. Это следует из пункта 5 статьи 454, пункта 1 статьи 492, статьи 506 ГК.

Однако учитывайте ограничение на расчеты наличными между организациями. Оно действует и для предпринимателей.

Внимание

Так, установлено предельное значение в 100 тыс. руб. на расчеты в рамках одного договора. Это ограничение не затрагивает расчеты при помощи платежных карт, ведь они являются инструментом безналичных расчетов. Правда, банк-эмитент вправе сам устанавливать ограничения на получение средств по картам клиентов. Все это следует из положений пункта 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У и пункта 2.5 положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П.

Кроме того, при продаже товаров оптом за наличный расчет нужно соблюдать кассовую дисциплину. То есть применять ККТ и выдавать покупателю кассовый чек.

Обратите внимание, что в этом случае в чеке ККТ указывают дополнительные сведения:

• данные о покупателе, а именно наименование организации или Ф. И. О. предпринимателя, ИНН;
• сумма акциза;
• страна происхождения и номер ГТД.

За несоблюдение установленного порядка применения ККТ предусмотрена административная ответственность. Это следует из статьи 1.2, пункта 2 статьи 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и статьи 14.5 КоАП.

Документы на тару.

Зачастую товар реализуют упакованным в тару. На нее необходимо выписать дополнительные документы.

Когда товар упаковывают в ящики, контейнеры, бочки и т. д., то материально ответственное лицо склада – кладовщик оформляет спецификацию в двух экземплярах. Например, по форме № ТОРГ-10, утвержденной постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Один экземпляр прикрепите к счету-фактуре. Такие правила установлены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

Если же товар упаковывают в закрытую тару, сотрудник продавца выписывает упаковочный ярлык в трех экземплярах. Например, по форме № ТОРГ-9, утвержденной постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Один экземпляр вкладывают в тару. Второй прилагают к счету-фактуре, если, конечно, нет спецификации по форме № ТОРГ-10. Третий остается на складе. На упаковочном ярлыке должны быть подписи материально ответственного лица и упаковщика. Эти правила установлены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

Доверенность.

На складе продавца товар вправе получать только уполномоченный представитель покупателя, чьи полномочия подтверждены доверенностью. Доверенность не нужна только руководителю компании, который действует на основании устава, и ИП (п. 1 ст. 185 ГК, п. 2.1.4 Методических рекомендаций, утв. письмом Комитета по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5).

Доверенность на получение товаров можно составить в произвольной или по унифицированной форме. Укажите в доверенности дату выдачи, идентифицирующие данные о лице, которое доверенность выдает, Ф. И. О., паспортные данные представителя и его полномочия. Подписывает доверенность руководитель организации или лицо, уполномоченное на это уставом, ИП. В доверенности в произвольной форме срок указывать необязательно, в этом случае она действует в течение года (п. 4 ст. 185.1, п. 1 ст. 186 ГК).

Унифицированные формы № М-2 или № М-2а. Форму № М-2 используют организации, которые выдают относительно немного доверенностей. При ее получении сотрудник должен расписаться в отрывной части документа, которая остается у организации. Если получение доверенностей носит массовый характер, то удобнее использовать форму № М-2а. В этом случае заводят книгу учета выданных доверенностей, в которой сотрудник расписывается в получении доверенности.

Доверенности по формам № М-2 или № М-2а можно выдавать только штатным сотрудникам. В доверенности должны быть заполнены все реквизиты, включая образец подписи сотрудника, на имя которого она выдана. Доверенности по этим формам обычно выдают на срок не более 15 дней. Если товары поступают в плановом порядке, доверенность может быть выдана на месяц. Такой порядок установлен разделом 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а.

Сертификат соответствия.

В отношении определенных видов товаров установлены обязательные требования к безопасности для потребителя и окружающей среды. По таким товарам у продавца должен быть сертификат соответствия (п. 4 ст. 7 Закона от 07.02.1992 № 2300-1). Производитель должен включить сведения о сертификате в сопроводительные документы к продукции (п. 2, 3 ст. 10 Закона от 07.02.1992 № 2300-1, п. 2 ст. 28 Закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ).

Оттиск печати на документах.

Для всех первичных документов определены реквизиты, которые обязательно нужно указать. Это правило в равной степени действует и для документов, которые оформляют при реализации товаров. Все эти реквизиты указаны в части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Наличие оттиска печати в них не поименовано. То есть независимо от того, есть печать на первичном документе или нет, принять его к бухучету можно.

Вместе с тем, печать нужно ставить, если организация не отказалась от использования печати и в утвержденных формах наличие оттиска печати предусмотрено. Кроме того, печать на документе дополнительно удостоверяет полномочия представителей участников сделки.