Олег Хороший начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой политики Минфина России
Инспекторы признают в расходах по налогу на прибыль только те затраты, которые подтверждены документально. Перечень необходимых бумаг в НК не определен. В рекомендации – какие документы подтвердят расходы в налоговом учете и в течение какого срока хранить документы.
Подробнее о том, какие документы в электронном виде подтвердят налоговые расходы, читайте в рекомендации Как оформить и заверить электронный первичный документ.
Расходы могут подтверждаться разными документами в зависимости от обстоятельств сделок и условий деятельности компании. Перечень подтверждающих документов и порядок их составления в НК не определены.
Любые документы оценивайте с учетом того, могут они в совокупности с другими доказательствами подтвердить факт и размер расходов или нет (п. 1 ст. 252 НК).
Акт – основной документ, который подтверждает оказание услуг для целей налога на прибыль (п. 2 ст. 272 НК). Обычно заполняется в произвольной форме.
Чтобы документ подтвердил расход для целей налога на прибыль, он должен быть оформлен без нарушений закона. Налоговые инспекторы считают, что из-за недостатков поставщика его документы не могут подтверждать расходы покупателя.
Официальным языком России является русский, а официальной валютой – рубль. Если документы оформлены на другом языке, переведите их на русский, а документы в иностранной валюте – пересчитайте в рубли.
Документы без расшифровки подписей подтвердят налоговые расходы, только если у организации есть другие доказательства реальности затрат.
Налогооблагаемая прибыль определяется на основании первичных учетных документов (ст. 313 НК). При этом понятие «первичные учетные документы» следует определять в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете (п. 1 ст. 11 НК, письмо Минфина от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/167).
Расшифровка подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, является обязательным реквизитом первичного документа (подп. 7 п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).Поэтому, если в документах, подтверждающих расходы организации, отсутствуют расшифровки подписей, то это нарушение установленных правил документооборота. Обнаружив такое нарушение при проверке, инспекция может усомниться в реальности затрат.
Однако в настоящее время отсутствие расшифровки подписей в первичных документах само по себе не может быть основанием для отказа в признании расходов (п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 54.1 НК). Нормы статьи 54.1 НК действуют, если налоговая проверка назначена после 19 августа 2017 года.
Если проверка назначена до этой даты, нужно учитывать судебную практику, сложившуюся на основе постановления Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53 (письма ФНС от 28.12.2017 № ЕД-4-2/26807, от 31.10.2017 № ЕД-4-9/22123, постановления арбитражных судов Московского округа от 07.02.2018 № Ф05-21177/2017, Северо-Западного округа от 25.12.2017 № Ф07-14430/2017).
Судебная практика на основе постановления Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53 по данному вопросу неоднородна. Некоторые суды считали, что, если в документах отсутствуют расшифровки подписей, но компания не доказала реальность сделки, такие расходы учитывать нельзя (постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 27.05.2016 № Ф02-2214/2016, ФАС Западно-Сибирского округа от 02.02.2017 № Ф04-6111/2016, от 12.09.2013 № А81-2308/2012, от 30.11.2011 № А45-533/2011, Уральского округа от 13.08.2012 № Ф09-7003/12).
Но есть примеры судебных решений, из которых следует, что отдельные недостатки в оформлении первичных документов не влекут за собой автоматического отказа в признании расходов (постановления арбитражных судов Дальневосточного округа от 05.10.2016 № Ф03-4432/2016, Поволжского округа от 30.11.2015 № Ф06-3408/2015, ФАС Центрального округа от 19.06.2013 № А54-3390/2012).
В частности, в постановлении от 19.06.2013 по делу № А54-3390/2012 ФАС Центрального округа указал, что отсутствие расшифровки подписей в акте выполненных работ – это незначительный недостаток. Он не может быть основанием для исключения затрат на оплату работ из расходов по прибыли. Ведь содержание договоров, отчетов о выполненных работах, наличие в актах ссылок на конкретные договоры позволяют установить реальность услуг.
Судебная практика по спорам, возникшим после 19 августа 2017 года, пока не сложилась. Но можно предположить, что только из-за отсутствия расшифровок подписей в первичных документах проверяющие не станут «вычеркивать» расходы из расчета налога на прибыль. Если у организации есть другие доказательства реальности затрат, претензии инспекции можно оспорить в региональном УФНС или в суде.
Кассовый чек сам по себе не подтверждает налоговые расходы (письма Минфина от 26.11.2019 № 03-03-06/1/91715, от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32212,ФНС от 25.06.2013 № ЕД-4-3/3/11515).
В нем нет наименования должностей и подписей лиц, которые совершили операцию и ответственны за ее правильное оформление. Эти реквизиты обязательны для любого первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Чтобы подтвердить налоговые расходы, нужны первичные документы. К примеру, авансовые отчеты, товарные чеки, накладные и т. д.
Продавец вправе обновить ККТ таким образом, чтобы она пробивала реквизиты не только обязательные для чека, но и дополнительные, которые установлены для первички. Если они позволяют идентифицировать суть операции, то такой кассовый чек может подтверждать расходы для налога на прибыль.
Предположим, сотрудник приобрел материалы и единственный подтверждающий документ – кассовый чек. В нем есть наименования товаров, покупателя, его ИНН, сведения о стране происхождения товара, а также названия должностей и подписи лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление.
Если эти лица поставили на кассовом чеке подписи, то таким чеком можно подтверждать целесообразность покупки для налоговых целей (письмо Минфина от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344).
Документы с ошибками подтверждают налоговые расходы, если эти ошибки позволяют правильно определить продавца и покупателя, вид и величину расходов, дату совершения операции и другие важные элементы сделки.
Например, документ можно принять к учету, если в нем указано сокращенное наименование услуги, пропущен код единицы изменения, допущены грамматические ошибки или опечатки в названии или адресе контрагента. Или если помимо обязательных реквизитов документа в нем приводится дополнительная информация.
Если в документе искажены сведения о стоимости товара, работы или услуги, нечетко указана дата, то принимать такой документ в качестве подтверждения расходов нельзя. Такой вывод можно сделать из писем Минфина от 26.09.2019 № 03-03-06/1/74132, от 20.09.2019 № 03-03-06/1/72532, от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 (доведено до инспекций письмом ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104).
Способ, которым исправляете первичные документы, разработайте сами и закрепите в учетной политике. Учитывайте требования Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, нормативных актов по бухучету и особенности документооборота.
В частности, законодательство не запрещает применять правила, аналогичные порядку исправления счетов-фактур (см. Правила заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137). Об этом – письмо ФНС от 23.03.2018 № СД-4-3/5412.
Документы, которые подтверждают расходы, организация должна хранить не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК).
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257, от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270.
