Александр Косолапов государственный советник РФ 1-го класса
При упрощенке с объектом «доходы» никакие расходы не уменьшают налоговую базу (п. 1 ст. 346.18 НК).
Налог при УСН «доходы» и авансовые платежи можно снизить на налоговый вычет — уплаченные в бюджет страховые взносы и больничные пособия за счет работодателя (в пределах начисленных). Максимальный вычет у организации и ИП с работниками ограничен 50 процентами от начисленного налога (авансового платежа).
Такой порядок установлен в пункте 3.1 статьи 346.21 НК.
Налогоплательщики, которые применяют упрощенку и платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут уменьшать налоговую базу на сумму своих затрат (п. 2 ст. 346.18 НК). Учесть можно расходы, которые перечислены в пункте 1 статьи 346.16 НК. На основании этой статьи можно списать:
Новые учитываемые расходы 2020 года – расходы на дезинфекцию помещений, покупку средств защиты, спецодежду, маски для выполнения санитарно-эпидемиологических и гигиенических требований властей в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (подп. 39 п. 1 ст. 346.16 НК).
По этому основанию можно списать расходы, которые возникли с 1 января 2020 года (п. 2 ст. 3 Закона от 22.04.2020 № 121-ФЗ).
Налоговую базу по итогам года можно уменьшить за счет убытков прошлых лет (п. 7 ст. 346.18 НК).
Остальные расходы учесть нельзя. Например, не получится списать расходы на спецоценку, стоимость подписки на периодические издания, консультационные и информационные услуги, аутсорсинг, представительские расходы, расходы на создание любых резервов.
Расходы, которые выражены в валюте, учтите в совокупности с расходами, выраженными в рублях. Их суммы нужно пересчитать в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода. Это предусмотрено пунктом 3 статьи 346.18 НК.
Переоценку активов и (или) обязательств, выраженных в иностранной валюте, в связи с изменением курса Банка России производить не нужно.
Отрицательные курсовые разницы от такой переоценки не определяются и при расчете единого налога не учитываются. Об этом сказано в пункте 5 статьи 346.17 НК.
Предприниматели на упрощенке учитывают расходы по тем же правилам, что и организации, ведут книгу учета доходов и расходов. Разница в том, как при упрощенке с объектом «доходы» считать налоговый вычет — страховые взносы и больничные.
Если у предпринимателя нет работников, страховые взносы и больничные уменьшают налог на упрощенке до нуля. Если работники есть — максимум наполовину.
Расходы на УСН должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение доходов (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК). Читайте, какие документы подтвердят расходы на УСН.
Еще одно обязательное требование — расходы должны быть оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК). На этом условии остановимся подробнее.
По расходам, для которых в главе 26.2 НК не предусмотрен особый порядок учета, датой признания расхода является день прекращения обязательств организации — день выплаты денег из кассы или перечисления их с банковского счета, выбытия имущества и т. д.
Право списать расходы не зависит от того, за счет каких средств они оплачены — собственными деньгами организации или заемными. В обоих случаях можно уменьшить налоговую базу при УСН.
В подтверждение тому — письма Минфина от 06.08.2019 № 03-11-11/59075, от 28.08.2018 № 03-11-06/2/61172.
Различайте даты, когда можно включать в расходы уплаченные налоги. Если организация заплатила налог самостоятельно, расходы признавайте на дату перечисления средств в бюджет. Если за организацию налог заплатил кто-то другой, расходы признавайте в тот день, когда вы погасили свою задолженность перед этим кредитором.
При частичном погашении задолженности в расходы включайте только фактически уплаченные суммы.
Такой порядок предусмотрен подпунктом 3 пункта 2 статьи 346.17 НК.
Чтобы определить дату признания расходов при расчете единого налога, учитывайте особые правила включения в налоговую базу. Например, расходы на покупку товаров можно списать только при одновременном выполнении трех условий: товары поступили, оплачены поставщику и реализованы на сторону (подп. 2 п. 2 ст. 346.17, п. 2 ст. 346.16 НК).
Расходы на покупку основных средств нужно списывать постепенно, а алгоритм распределения расходов зависит от того, приобрели объект на упрощенке или до перехода на этот спецрежим (п. 3 ст. 346.16 НК).
Некоторые расходы, поименованные в пункте 1 статьи 346.16 НК, можно учесть только при выполнении требований, предусмотренных для них главой 25 НК.
Материальные расходы можно списать на упрощенке (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК). Какие расходы относят к материальным, нужно смотреть в пункте 1 статьи 254 НК (абз. 2 п. 2 ст. 346.16 НК). Например, к материальным расходам относят сырье, материалы, комплектующие, инструменты и инвентарь, расходы на топливо, воду и электроэнергию для технологических нужд, спецодежду, работы и услуги производственного характера.
Перечень материальных расходов не считается закрытым, поэтому на упрощенке можно учесть и другие затраты, непосредственно связанные с производством и реализацией (читайте подробнее, какие расходы можно списать как материальные).
В составе материальных расходов можно списать материалы, работы и услуги, которые оплачены и оприходованы, то есть приняты к учету (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).
Для списания материалов не нужно ждать, пока их передадут в производство (письмо Минфина от 31.07.2013 № 03-11-11/30607). Работы и услуги недостаточно оплатить исполнителю, а надо дождаться результата (письмо Минфина от 20.05.2019 № 03-11-11/36060).
На упрощенке можно списать оплаченные поставщику покупные товары, которые оприходованы, а затем реализованы покупателю (подп. 23 п. 1 ст. 346.16, подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК).
Товар — это любое имущество, приобретенное для дальнейшей реализации, в том числе ценные бумаги (п. 3 ст. 38 НК, письмо Минфина от 11.11.2013 № 03-11-06/2/47963).
Расходы на приобретение, создание, достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств можно учесть на упрощенке только при объекте «доходы минус расходы» (см., какие расходы на основные средства уменьшают налоговую базу).
Сумма расходов и срок списания зависят от того, приобрели основное средство в период упрощенки или до перехода на спецрежим, оплатили актив полностью или частично.
Если основное средство приобрели при объекте «доходы», а ввели в эксплуатацию после перехода на объект «доходы минус расходы», затраты на приобретение также можно учесть. (подробнее в рекомендации Как учитывать расходы на основные средства после смены объекта).
Когда организация на упрощенке продает основное средство, передает безвозмездно или в качестве вклада в уставный капитал, может возникнуть обязанность пересчитать и доплатить налог при УСН. Проверьте, какой у проданного актива срок полезного использования и сколько лет прошло с того момента, когда вы начали списывать расходы. Подробный алгоритм действий в рекомендации Как пересчитать налог при УСН.
Зарплату и другие расходы на оплату труда можно списать на упрощенке (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК). Какие расходы можно учесть по этому основанию, смотрите в статье 255 НК (абз. 2 п. 2 ст. 346.16 НК). Например, оклад, сдельную зарплату, производственные премии, компенсации, связанные с режимом и условиями работы, отпускные.
Перечень в статье 255 НК не считается закрытым. Поэтому на упрощенке можно учесть и другие затраты, которые связаны с оплатой труда и предусмотрены трудовым или коллективным договором (читайте подробнее, какие расходы можно списать как расходы на оплату труда).
Выплаты работнику, которые не относятся к расходам на оплату труда, иногда можно учесть по другим основаниям. Например, компенсации за использование личных автомобилей сотрудников для служебных целей (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК).
Когда расходы на оплату труда уменьшают налог на прибыль в пределах нормативов, такое же ограничение распространяется на расходы при упрощенке (читайте, какие расходы на оплату труда являются нормируемыми). Пример таких расходов — ДМС, путевки для сотрудников на территории РФ.
Чтобы списать расходы на оплату труда, нужно выплатить работникам вознаграждение — выдать из кассы, перечислить на счет, при натуральной оплате передать товары, работы, услуги (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).
Если работники участвовали в создании, модернизации, дооборудовании основных средств, их зарплату включают в первоначальную стоимость этих объектов и списывают равными долями на каждое последнее число отчетного и налогового периода (п. 3 ст. 346.16 НК).
Расходы из подпунктов 10–21 пункта 1 статьи 346.16 НК должны соответствовать требованиям из статьи 264 НК. Например, расходы на рекламу и компенсацию за личный транспорт надо нормировать.
Подтвержденные расходы — это расходы, по которым есть документы, оформленные по российским законам или в соответствии с обычаями делового оборота иностранного государства. Документы, которые подтверждают расходы косвенно, инспекторы тоже обязаны принимать.
Об этом — пункт 1 статьи 252 и пункт 2 статьи 346.16 НК.
Расходы на упрощенке можно подтверждать подлинниками и копиями документов. Заверять копии Минфин требует по ГОСТам — с надписями «Верно» и отметкой о том, где хранятся оригиналы (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, подп. 23 и 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, письмо Минфина от 22.04.2019 № 03-11-11/28986).
Расходы на упрощенке подтверждают теми же документами, что и на общей системе (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК).
