Какие документы запросить у сотрудника для стандартного вычета на себя и детей

Андрей Че начальник отдела налогообложения доходов физических лиц департамента налоговой политики Минфина России

 

Стандартные вычеты предоставляйте по заявлению сотрудника. К нему сотрудник должен приложить документы, которые подтверждают право на вычет: справку о доходах и суммах налога, документы на ребенка.

В некоторых ситуациях могут потребоваться и другие документы. Например, заявление матери или отца ребенка о том, что супруг участвует в его обеспечении. 

 

Копии документов, которые сотрудник представляет для стандартных вычетов, заверять у нотариуса не надо (письмо ФНС от 23.05.2012 № ЕД-4-3/8418).

 

Заявление

 

Чтобы получать стандартные налоговые вычеты, сотрудник должен представить в бухгалтерию заявление в произвольной форме и документы, которые подтверждают право на такие вычеты. Сделать это он должен до окончания текущего налогового периода, то есть календарного года.

В противном случае получить вычет за прошедший год он сможет только самостоятельно в своей налоговой инспекции. Для этого ему придется сдать в инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ и подтверждающие документы.

 

Такой порядок следует из положений пунктов 3 и 4 статьи 218 НК и подтверждается письмом Минфина от 25.09.2013 № 03-04-06/39802.

 

Если сотрудник имеет право на получение стандартных вычетов по разным основаниям, он вправе подать в бухгалтерию два заявления о предоставлении вычетов – на себя и на детей, в том числе ребенка-инвалида.

Оба заявления можно объединить в одном документе – это не запрещено.

Справка о доходах и суммах налога

 

Когда сотрудник работает не с начала года потребуйте у него справку о доходах и суммах налога с предыдущего места работы. Это нужно, чтобы:

  • не превысить лимит доходов для вычета на ребенка (абз. 2 п. 3 ст. 218 НК);
  • не предоставить вычет дважды за один и тот же месяц – для вычета на ребенка и самого сотрудника (подп. 1, 2 и 4 п. 1, п. 3 ст. 218 НК).

 

Документы на ребенка

 

Чтобы подтвердить право на получение стандартного вычета на детей, сотрудник должен предоставить:

  • копию свидетельства о рождении ребенка – во всех случаях;
  • справку с места обучения ребенка – для детей в возрасте до 24 лет, которые учатся по очной форме в образовательном учреждении;
  • справку об инвалидности ребенка – для детей-инвалидов.

 

Многодетные родители

Многодетные родители должны представить налоговым агентам копии свидетельств о рождении всех детей. Включая и тех, на кого вычет не предоставляется.

 

На основании этих документов налоговый агент сможет определить:

  • каким по счету является каждый ребенок;
  • возраст каждого ребенка;
  • размер стандартного вычета на каждого ребенка с учетом хронологической последовательности рождения всех детей.

 

Родители, дети которых родились или учатся за границей

Если ребенок родился за границей, то вычет предоставляйте на основании документов, заверенных компетентными органами этого государства. Чтобы принять к учету документ, выданный в иностранном государстве, его надо перевести построчно.

Для этого сотрудник может обратиться к переводчику. Заверять апостилем такие документы не требуется.

 

Справка об обучении ребенка за границей также должна быть переведена на русский язык (письмо Минфина от 27.10.2011 № 03-04-06/8-289).

 

Другие документы

 

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы. Например, чтобы предоставить вычет супругу, который не является родителем или опекуном ребенка, необходимо заявление матери или отца ребенка о том, что супруг участвует в его обеспечении (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-05/8-209).

Добавить комментарий

Закрыть меню