Андрей Че начальник отдела налогообложения доходов физических лиц департамента налоговой политики Минфина России
Стандартные вычеты предоставляйте по заявлению сотрудника. К нему сотрудник должен приложить документы, которые подтверждают право на вычет: справку о доходах и суммах налога, документы на ребенка.
В некоторых ситуациях могут потребоваться и другие документы. Например, заявление матери или отца ребенка о том, что супруг участвует в его обеспечении.
Копии документов, которые сотрудник представляет для стандартных вычетов, заверять у нотариуса не надо (письмо ФНС от 23.05.2012 № ЕД-4-3/8418).
Чтобы получать стандартные налоговые вычеты, сотрудник должен представить в бухгалтерию заявление в произвольной форме и документы, которые подтверждают право на такие вычеты. Сделать это он должен до окончания текущего налогового периода, то есть календарного года.
В противном случае получить вычет за прошедший год он сможет только самостоятельно в своей налоговой инспекции. Для этого ему придется сдать в инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ и подтверждающие документы.
Такой порядок следует из положений пунктов 3 и 4 статьи 218 НК и подтверждается письмом Минфина от 25.09.2013 № 03-04-06/39802.
Если сотрудник имеет право на получение стандартных вычетов по разным основаниям, он вправе подать в бухгалтерию два заявления о предоставлении вычетов – на себя и на детей, в том числе ребенка-инвалида.
Оба заявления можно объединить в одном документе – это не запрещено.
Многодетные родители должны представить налоговым агентам копии свидетельств о рождении всех детей. Включая и тех, на кого вычет не предоставляется.
Если ребенок родился за границей, то вычет предоставляйте на основании документов, заверенных компетентными органами этого государства. Чтобы принять к учету документ, выданный в иностранном государстве, его надо перевести построчно.
Для этого сотрудник может обратиться к переводчику. Заверять апостилем такие документы не требуется.
Справка об обучении ребенка за границей также должна быть переведена на русский язык (письмо Минфина от 27.10.2011 № 03-04-06/8-289).
В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы. Например, чтобы предоставить вычет супругу, который не является родителем или опекуном ребенка, необходимо заявление матери или отца ребенка о том, что супруг участвует в его обеспечении (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-05/8-209).