Как возместить расходы на наем жилья во время командировки

Андрей Кизимов, действительный государственный советник РФ 3-го класса, кандидат экономических наук

Порядок возмещения расходов

Сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки организация устанавливает самостоятельно в коллективном договоре или ином внутреннем документе, например положении о командировках (ст. 168 ТК).

Налоги

Для целей налогообложения учет расходов на наем жилья во время командировки зависит от их документального оформления. Так, при расчете налога на прибыль учитываются только документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимаются. НДФЛ не облагается компенсация расходов по найму жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК). В отношении расходов, которые документально не подтверждены, компенсация не облагается НДФЛ в пределах норм (абз. 10 п. 3 ст. 217 и ст. 210 НК).

Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить:

• бланками строгой отчетности (которые должны соответствовать требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359);
• кассовыми чеками.

Документальное подтверждение расходов

Если гостиница применяет ККТ, подтверждающим документом будет кассовый чек. Гостиницы, которые не применяют ККТ до 1 июля 2019 года, выдают клиентам бланки строгой отчетности.

Продление командировки на время болезни

Во время командировки сотрудник может заболеть. В этом случае командировка продлевается на период болезни. Если сотрудник попал в стационар, то при выплате компенсации нужно учесть, что затраты по найму жилья за те дни, когда он находился в больнице, не возмещаются. Расходы по оплате жилья за период, на который командировка была продлена, компенсируйте в полном размере. Такой порядок предусмотрен пунктом 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.