Владислав Волков заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России
Справки о доходах и суммах налога по форме 2-НДФЛ составляют налоговые агенты и сдают в инспекцию. Как правило, это работодатели, которые выплачивают доходы физлицам. Составлять справку нужно по каждому человеку, который получает доход.
Составить и сдать справку по форме 2-НДФЛ в инспекцию необходимо и в том случае, когда организация должна, но не может удержать налог с выплаченных доходов (п. 2 приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).
Например, если вручила подарок стоимостью более 4000 руб. человеку, который не является ее сотрудником.
Кроме того, налоговый агент обязан предоставить справку о доходах сотруднику по его письменному заявлению. Подробнее об этом в рекомендации Как составить и выдать справку 2-НДФЛ сотруднику.
Нулевые справки 2-НДФЛ сдавать в налоговую инспекцию не нужно.
1. Не начислял и не выплачивал облагаемые НДФЛ доходы. Например, сотруднику:
2. Начислял налогооблагаемые доходы, но на момент представления справок их еще не выплатил. После выплаты дохода подайте справку 2-НДФЛ за период начисления дохода. См. также ситуацию Показывать ли в справке 2-НДФЛ зарплату, которую в отчетном периоде начислили, но не выплатили.
3. Выплачивал доходы, с которых получатель платит налог самостоятельно. Например, организация выплатила доход:
Эти выводы следуют из пункта 2 статьи 226, пункта 2 статьи 214.5, статей 227 и 228, пункта 2 статьи 230 НК и пункта 2 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина от 02.04.2019 № 03-04-05/22860, от 08.05.2013 № 03-04-06/16327, от 02.03.2012 № 03-04-06/9-54, от 07.03.2014 № 03-04-06/10185 и от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321.
Справку о доходах и суммах налога физического лица для налоговой инспекции составляйте по форме 2-НДФЛ из приложения 1 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. Эту форму применяют с 2019 года по доходам за 2018 год и последующие периоды.
В справке по форме 2-НДФЛ и форме из приложения 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566 отражайте все доходы, которые облагаются налогом. Таким образом, учтите все суммы, которые выплатили гражданину, как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору (п. 3 ст. 226, ст. 210 НК).
В справке 2-НДФЛ отражайте только выплаченные доходы (п. 2 ст. 230 НК, п. 6.1 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).
Поэтому депонированную зарплату, которую выплатили на момент подачи 2-НДФЛ, отразите в приложении к справке в общем порядке – в том месяце, за который ее начислили.
Зарплату, которую не выплатили на момент подачи 2-НДФЛ, в справку не включайте. Сотрудник не получил доход в виде зарплаты и, возможно, не получит вовсе. После того как выплатите сотруднику депонированный доход, подайте уточненную справку. НДФЛ перечислите в день, следующий за датой выдачи зарплаты (п. 6 ст. 226 НК).
Единовременное пособие при рождении ребенка, пособия по беременности и родам и по уходу за ребенком в справке 2-НДФЛ не отражайте. Это государственные пособия, которые не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК, письмо Минфина от 02.04.2019 № 03-04-05/22860).
Выходное пособие при увольнении включите в справку 2-НДФЛ только в сумме, которая превышает необлагаемый предел. Код дохода — 2014. Если превышения нет – выплату в справке не отражайте (п. 1 ст. 217 НК).
Больничное пособие, в том числе пособия по уходу за больным ребенком и при производственной травме, облагается НДФЛ (ст. 210, п. 1 ст. 217, п. 6 ст. 226 НК ).
Поэтому сумму пособия включите в справку 2-НДФЛ. Код дохода – 2300. Аналогичные разъяснения в письмах Минфина от 16.04.2019 № 03-04-05/27097, от 06.04.2017 № 03-04-05/20728, от 29.04.2013 № 03-04-05/14992, ФНС от 21.10.2016 № БС-3-11/4922.
При составлении справки по форме 2-НДФЛ используйте Порядок, утвержденный приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.
Показатели заполняйте на основании сведений, отраженных в регистрах налогового учета по НДФЛ.
В общей части формы приведите данные о налоговом агенте. В разделе 1 укажите сведения о физическом лице, в отношении которого заполняется справка, в разделе 2 – информацию об общей сумме дохода, налоговой базе и НДФЛ, в разделе 3 – предоставленные работнику вычеты, а в приложении – расшифровку доходов и вычетов по месяцам.
Если в налоговом периоде сотруднику начисляли доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 1, 2 и 3, а также приложение заполните для каждой налоговой ставки (п. 1.19 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).
Суммы доходов и вычетов отражайте в справке в рублях и копейках. Налог показывайте в полных рублях – суммы до 50 коп. отбрасывайте, суммы в 50 коп. и более округляйте в большую сторону.
Такой порядок следует из положений пункта 6 статьи 52 НК и подтверждается письмом ФНС от 28.12.2015 № БС-3-11/4997.
Справку по форме 2-НДФЛ удобней заполнять в следующей последовательности: общая часть; раздел 1; приложение; раздел 3; раздел 2.
В шапке общей части в полях «ИНН» и «КПП» укажите ИНН и КПП организации. Если справки представляете по месту нахождения обособленного подразделения, то в поле «КПП» укажите КПП обособленного подразделения, ИНН головной организации.3
Если организация является крупнейшим налогоплательщиком, укажите КПП по месту учета территориальных ИФНС. Это следует из письма ФНС от 19.12.2016 № БС-4-11/24349.
Организации берут ИНН и КПП из уведомления о постановке на учет организации. Предприниматели указывают только ИНН. Посмотреть его можно в уведомлении о постановке на учет. В поле КПП поставьте прочерк.
Поле | Что указать |
«Номер справки» | Уникальный порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде, присвоенный налоговым агентом. При подаче корректирующей либо аннулирующей формы взамен ранее представленной, в данном поле укажите номер ранее представленной формы |
«Отчетный год» | Год, за который оформляете справку |
«Признак» | 1, если справку предоставляет налоговый агент в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК); 2, если налоговый агент сообщает в инспекцию о том, что невозможно удержать налог (п. 5 ст. 226 НК), например при выдаче подарка; 3, если справку предоставляет правопреемник налогового агента в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК); 4, если правопреемник налогового агента сообщает в инспекцию о том, что невозможно удержать налог (п. 5 ст. 226 НК), например при выдаче подарка |
«Номер корректировки» | 00 – при составлении первичной справки; значение на единицу большее, чем в предыдущей справке, – при составлении корректирующей справки. Например, при первоначальной корректировке – 01, при повторной – 02 и т. д.; 99 – при составлении аннулирующей справки |
«Представляется в налоговый орган (код)» | Четырехзначный код налоговой инспекции, где стоит на учете налоговый агент. Например: 7743, где 77 – код региона, 43 – номер инспекции |
«Наименование налогового агента» | Укажите сокращенное наименование организации согласно учредительным документам. Если сокращенного наименования нет – укажите полное наименование. Поступайте так же при представлении справок в налоговый орган по месту учета обособленного подразделения (письмо ФНС от 15.08.2018 № ПА-4-11/15802) Если налоговый агент – физлицо, в данном поле укажите фамилию, имя, отчество (при наличии), которые указаны в документе, удостоверяющем личность. Двойные фамилии указывайте через дефис (например, Иванов-Юрьев). Справку сдает правопреемник? В этом случае в поле указывают наименование реорганизованной организации |
«Код по ОКТМО» | Код территории, на которой зарегистрирован налоговый агент. Этот код определяйте по Общероссийскому классификатору, утвержденному приказом Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст. Читайте, как узнать ОКТМО. Организации указывают код муниципального образования, на территории которого они находятся. Если же доходы выплатило обособленное подразделение организации, то в справке укажите ОКТМО по местонахождению этого подразделения. Предприниматели на ОСНО и УСН, нотариусы, адвокаты указывают ОКТМО по своему местожительству. Предприниматели на ЕНВД или патенте указывают ОКТМО по месту ведения деятельности на соответствующем спецрежиме. Об этом сказано в письмах ФНС от 28.08.2019 № БС-4-11/17090, от 08.08.2012 № ЕД-4-3/13214 и от 07.02.2012 № ЕД-4-3/1838. Если в течение календарного года гражданин получал доходы в различных обособленных подразделениях с разными кодами ОКТМО, по каждому из них придется составить отдельную справку. Правомерность такого требования подтверждена решением ВАС от 30.03.2011 № ВАС-1782/11. Важно: если организация изменила местонахождение и встала на налоговый учет по новому адресу, учтите следующее. В налоговую инспекцию по новому месту учета подайте отдельные справки:
Ориентируйтесь на дату удержания налога, а не на дату возникновения дохода у сотрудника. Например, организация сменила адрес в апреле. После смены адреса она выплатила зарплату сотрудникам за март и уплатила НДФЛ. В этом случае налог перечислите по новому ОКТМО. Данные о мартовской зарплате укажите в справке 2-НДФЛ также с новым ОКТМО. КПП в справках со старым и новым ОКТМО всегда ставьте новый. Об этом сказано в письме ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11/25114, которое довели до сведения всех инспекций. Сотрудники ФНС подтверждают это и в своих частных разъяснениях |
«Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации» | 1. Заполняет правопреемник, сдавая в налоговую инспекцию по своему месту учета справки за последний налоговый период и уточненные справки за реорганизованную организацию. Код формы реорганизации (ликвидации) – код из приложения 2 к Порядку, утвержденному приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, ИНН и КПП реорганизованной организации. При этом правопреемник в справке указывает наименование реорганизованной организации и ее код по ОКТМО. 2. Заполняет головная организация, сдавая в налоговую инспекцию по своему месту учета справки за последний налоговый период и уточненные справки за ликвидированное обособленное подразделение. Код формы реорганизации (ликвидации) – 9 , ИНН и КПП закрытого обособленного подразделения. Такой порядок применяйте до внесения соответствующих изменений в приказ ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ (письма ФНС от 03.02.2020 № БС-4-11/1617, от 12.12.2019 № БС-4-11/25600)+ |
В разделе 1 укажите персональные данные сотрудника.
В поле «ИНН в Российской Федерации» проставьте ИНН сотрудника. Посмотрите его в свидетельстве о постановке на учет физического лица. Такой документ можно попросить при приеме на работу, хотя сотрудник не обязан его представлять.1
Фамилию, имя, отчество укажите полностью, без сокращений, как в паспорте. Писать латинскими буквами допускается только для иностранцев. Отчество не заполняйте, только если его нет в паспорте. Для иностранных граждан фамилию, имя и отчество можно указать буквами латинского алфавита.
– 1 – для налоговых резидентов;
– 2 – для нерезидентов (в т. ч. для граждан государств – участников ЕАЭС: Республики Беларусь, Казахстана, Армении и Киргизии);
– 3 – для нерезидентов – высококвалифицированных специалистов;
– 4 – для сотрудников, которые являются участниками государственной программы добровольного переселения соотечественников, проживающих за рубежом;
– 5 – для сотрудников-иностранцев, которые имеют статус беженца или получили временное убежище в России;
– 6 – для сотрудников-иностранцев, которые работают на основании патента.
Налоговый статус иностранцев определяйте по общим правилам по состоянию на конец года. Страна гражданства при этом значения не имеет (письмо ФНС от 16.03.2016 № БС-3-11/1099).
Далее укажите дату рождения на основании документа, удостоверяющего личность.
В поле «Гражданство (код страны)» укажите код страны, постоянного проживания сотрудника. Например, код России – 643, Украины – 804. При заполнении справки для нерезидента используйте Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный постановлением Госстандарта от 14.12.2001 № 529-ст. Если гражданство отсутствует, в поле «Код страны» укажите код страны, которая выдала документ, удостоверяющий личность.
При заполнении поля «Код документа, удостоверяющего личность» используйте справочник «Коды документов» из приложения 1 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. Например, паспорту гражданина РФ соответствует код «21», а паспорту иностранного гражданина – код «10».
Серию и номер документа укажите без знака «№» (п. 3.9 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). В порядке заполнения справки не сказано, ставить ли пробелы между серией и номером документа. Более правильным будет внести реквизиты, как в самом документе. Например, серия и номер российского паспорта будет иметь вид XX XX XXXXXX. Представители ФНС указали, что любое заполнение этого поля допустимо. Справку примут, даже если указать реквизиты без пробелов.
Доходы указывайте в приложении к справке 2-НДФЛ по кодам из приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. Вот основные коды: зарплата – 2000, производственные премии, в том числе годовые – 2002, больничные – 2300, отпускные – 2012. Если для дохода нет отдельного кода, укажите код 4800. Пустым поле не оставляйте (письмо ФНС от 19.09.2016 № БС-4-11/17537).
Вычеты указывайте в справке 2-НДФЛ по кодам из приложения 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. При этом стандартные, социальные и имущественные вычеты показывайте в разделе 3 справки 2-НДФЛ. Остальные вычеты отражайте в приложении к справке 2-НДФЛ напротив тех доходов, в отношении которых они должны быть применены.
Вот основные коды: стандартный вычет родителю на первого ребенка – 126, ребенка-инвалида – 129; вычет для матпомощи на лечение – 503, для единовременной матпомощи при рождении ребенка – 508. Если для вычета нет отдельного кода, укажите код 620. Пустым поле не оставляйте.
Как заполнить каждое поле приложения к справке 2-НДФЛ, смотрите в таблице ниже.
Поле | Что указать |
«Месяц» | Порядковый номер месяца |
«Код дохода» | Код согласно приложению 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 |
«Сумма дохода» | Сумму начисленного и фактически полученного дохода физлицом в этом месяце |
«Код вычета» | Код согласно приложению 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 |
«Сумма вычета» | Сумму предоставленного вычета. Она не может превышать сумму соответствующего дохода |
В разделе 3 укажите стандартные, социальные, а также имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья и данные по уведомлениям, выданным налоговым органом (ст. 218, 219, подп. 2 п. 1 ст. 220 НК, раздел V Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). Как заполнить каждое поле, смотрите в таблице.
Поле | Что указать |
«Код вычета» | Код из приложения 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. В отношении вычетов, которые не указаны в приложении 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387, указывайте код 620 «Иные суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии с положениями главы 23 «Налог на доходы физических лиц». Об этом сказано в письме ФНС от 11.02.2014 № БС-4-11/2189 |
«Сумма вычета» | Сумму вычета по указанному коду. Если вычеты не предоставлялись, то поля «Код вычета» и «Сумма вычета» не заполняйте |
«Код вида уведомления» | 1 – для уведомления на имущественный налоговый вычет; 2 – для уведомления на социальный налоговый вычет; 3 – для уведомления, которое подтверждает право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи |
«Номер уведомления», «Дата выдачи уведомления», «Код налогового органа, выдавшего уведомление» | Номер и дату уведомления, а также код инспекции, которая выдала уведомление |
Когда уведомлений несколько, то на каждое из них заполните отдельную страницу справки 2-НДФЛ.Если сотрудник не приносил в бухгалтерию уведомление из налоговой инспекции, поля не заполняйте.
В разделе 2 отразите общую сумму дохода и налога по итогам года. Этот раздел заполняйте отдельно по каждой ставке налога. Данные для заполнения раздела 2 берите из раздела 3 и приложения.1
В поле «Ставка налога» укажите ставку, по которой вы заполняете раздел 2.Порядок заполнения остальных полей смотрите в таблице.
Поле | Что указать | |
Справка с признаком 1 и 3 | Справка с признаком 2 и 4 (сообщение о невозможности удержать налог) | |
«Общая сумма дохода» | Суммарную величину дохода по итогам налогового периода. Для этого сложите все доходы, указанные в приложении. Налоговые вычеты, указанные в разделе 3, в этот показатель не включайте | Общую сумму дохода, с которой не удержали налог |
«Налоговая база» | Налоговую базу, с которой исчислен налог. Для этого нужно вычесть из показателя, отраженного в поле «Общая сумма дохода», сумму всех налоговых вычетов, которые отражены в разделе 3 справки 2-НДФЛ | Налоговую базу для расчета налога (если общая сумма начисленного дохода подлежит уменьшению на сумму вычетов) |
«Сумма налога исчисленная»1 | Сумму исчисленного налога. Для этого умножьте налоговую базу на ставку, указанную в разделе 3 | Сумму налога, которую вы исчислили, но не удержали |
«Сумма фиксированных авансовых платежей» | Величину фиксированных авансовых платежей, на которую следует уменьшить налог. Сумму укажите, как в уведомлении из налоговой инспекции | 0 |
«Сумма налога удержанная»1 | Сумму налога, которую вы удержали с доходов сотрудника | 0 |
«Сумма налога перечисленная» | Сумму налога, которую вы перечислили за год | 0 |
«Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» | Не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма налога, а также сумма переплаты по налогу, которая образовалась в связи с изменением налогового статуса | 0 |
«Сумма налога, не удержанного налоговым агентом»1 | Исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде |
Если есть сотрудники-иностранцы, которые работают по патенту, в разделе 3 отразите информацию об уведомлении, которое подтверждает право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи. Укажите реквизиты полученного уведомления и код ИФНС, которая выдала этот документ. В поле «Код вида уведомления» поставьте «3». В поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» укажите сумму из уведомления.
Если уведомления, которое подтверждает право уменьшить налог на фиксированные авансовые платежи, у вас нет, заполнять поля с реквизитами уведомления не нужно. Тогда в поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» укажите 0.
Справки 2-НДФЛ для инспекции подписывает директор. Вместо директора подписать справку может другое лицо по доверенности. Например, главный бухгалтер или бухгалтер, который отвечает за расчет зарплаты. Тогда в справке укажите реквизиты доверенности, а в поле «налоговый агент» поставьте 2 (подп. 1.24–1.26
Порядка утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). Заверять подпись печатью не нужно. Такого реквизита в бланке нет.
Если после сдачи справки в налоговую инспекцию налог пересчитали, составьте новую справку по форме 2-НДФЛ. При ее оформлении в полях «№ __» и «от __» укажите номер ранее представленной справки и новую дату составления. А в поле «Номер корректировки» укажите значение на единицу большее, чем в предыдущей справке. Например, если это первая корректировка, укажите 01.
Уточненную справку составляйте по форме, действовавшей в том периоде, за который вносятся уточнения. Например, в 2020 году вы корректируете сведения за 2017 год.
В этом случае уточненную справку составьте по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Это следует из положений пункта 5 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, и письма ФНС от 24.02.2011 № КЕ-4-3/2975.
Составлять уточненные справки по форме 2-НДФЛ в отношении сотрудников, которые по итогам налогового периода приобрели статус резидента, не требуется. В таких случаях перерасчет НДФЛ и возврат излишне удержанных сумм осуществляет не налоговый агент, а налоговые инспекции на основании деклараций по форме 3-НДФЛ (п. 1.1 ст. 231 НК).
Об этом сказано в письме Минфина от 29.11.2012 № 03-04-06/6-335.
Если на момент заполнения уточненной справки 2-НДФЛ изменились персональные данные физлица, ее заполните с учетом этих изменений (письмо ФНС от 27.03.2018 № ГД-4-11/5667).
Если справку отправили в инспекцию по ошибке, аннулируйте ее. А вот перед подачей уточненной справки направлять аннулирующую не нужно. Это следует из разделов I и II Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.
Возможна ситуация, когда компания по уведомлению предоставила сотруднику имущественный вычет, а впоследствии выяснилось, что человек не имеет права на этот вычет. В этом случае компания не должна доудерживать налог и корректировать справки 2-НДФЛ.
Доплачивать налог в бюджет будет сам сотрудник. Для этого он должен явиться в инспекцию и сдать декларацию 3-НДФЛ. Также у налогового агента нет обязанности сдавать сведения о невозможности удержать налог.
Такие разъяснения в письме ФНС от 10.07.2017 № БС-3-11/4662.
Персональные данные в справке 2-НДФЛ должны быть актуальными на дату отправки в налоговую инспекцию. Если после подачи справки 2-НДФЛ у сотрудника изменились паспортные данные (имя, фамилия и т. д.), уточненную справку не подавайте.
Это следует из раздела III Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. Аналогичные разъяснения в письмах ФНС от 01.11.2016 № БС-4-11/20817, от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889.
В справку 2-НДФЛ вносить нужно только актуальные персональные данные (раздел III Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). Это касается и случаев, когда надо исправить отчетность за прошлый год. То есть подать уточненную справку 2-НДФЛ, к примеру, из-за перерасчета зарплаты за декабрь. Поэтому если сотрудница успела получить паспорт с новыми Ф. И. О., то в корректировочной справке отражайте именно их (письмо ФНС от 27.03.2018 № ГД-4-11/5667).
Инспекция примет 2-НДФЛ с новыми реквизитами сотрудницы. Смена фамилии сотрудницы не должна стать сюрпризом для инспекторов. Ведь информацию о смене Ф. И. О. физлиц они получают от МВД (ст. 31 НК).
Но зачастую ведомства обмениваются данными не сразу, а с опозданием. Поэтому стоит заранее подготовить для контролеров пояснения, почему в первичном и уточненном отчетах у сотрудницы разные фамилии.
Если сотрудник сменил фамилию уже после того, как сдали сведения 2-НДФЛ в инспекцию, то уточнять отчетность не нужно (письмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@). А вот если обнаружили ошибки в справке 2-НДФЛ, то понадобится сдать уточненный отчет.
Аннулирующую справку представляют, чтобы отменить ранее представленные сведения. Например, если справки представили на другое физлицо, не в ту ИФНС или неверно указали ОКТМО.
Аннулирующую справку 2-НДФЛ нужно подавать по той же форме, что и первичную.
В ней заполните общую часть и раздел 1. Разделы 2, 3 и приложение к справке не заполняются (п. 1.20 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).
В раздел 1 перенесите данные из представленной ранее первичной справки (п. 2.5, 2.8 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).